Архивное дело (ЭОС)

Продукт
Название базовой системы (платформы): ЭОС Платформа
Разработчики: Электронные офисные системы (ЭОС)
Дата премьеры системы: январь 2006 года
Дата последнего релиза: 2023/09/05
Технологии: СЭД

Содержание

2023

«Архивное дело» 7.0

5 сентября 2023 года компания «Электронные офисные системы» сообщила о том, что система ЭОС «Архивное дело», реализованная на «ЭОС Платформе», обновилась функционально и в некоторых деталях интерфейса. Версия 7.0 получила функцию создания и обработки запросов на выдачу архивных материалов (в том числе электронных подлинников), обновленные возможности для обеспечения безопасной работы, систему протоколирования действий пользователей и уточнение их ролевых прав. Также реализовано уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения, появился расширенный список форматов для сохранения скан-копий и ряд других функций, упрощающих управление архивом и организацию доступа к хранящимся в базе данных системы материалам.

«Архивное дело» 7.0

Как сообщалось, архив организации в 2023 году является гораздо более востребованным ресурсом, чем несколько лет назад. Это ценный информационный блок, к которому все чаще обращаются не только архивные работники и делопроизводители, но и другие специалисты. Повышение востребованности материалов архива (в том числе хранящихся в БД в цифровом виде) привело к необходимости более точного разграничения прав доступа в архивных системах, оптимизации контроля действий пользователей, а также разработки инструментов для выдачи, учета использования и уничтожения электронных архивных данных.

Для автоматизации процесса использования архивных материалов в «Архивном деле» 7.0 появилась функция – «Запросы». Она предназначена для создания запросов на выдачу дел, документов во временное пользование из архивохранилища и получения пользователями копий архивных материалов, в том числе в форме электронных документов.

Запросы могут быть оформлены для получения:

  • подлинников архивных документов (бумажных);
  • электронных копий (сканов) архивных документов;
  • заверенных копий архивных документов;
  • электронных документов.

Формирование запроса на выдачу доступно пользователям читального зала (роль «Читатель»), делопроизводителям и архивным работникам. Предусмотрена возможность создать текстовое описание запроса и прикрепить к нему архивные регистрационные карточки дел и документов (если нужна конкретная копия или доступ к файлам).Интервью TAdviser: Вячеслав Касимов, ИБ-директор МКБ — о применении DevSecOps при разработке веб-приложений 8.1 т

В обновленной версии уточнены правила работы в системе для разных категорий пользователей. Для ролей «Архивный работник», «Делопроизводитель» и «Читатель» конкретизированы их права при работе с записями о выдаче дел и актами о выбытии. Делопроизводителям добавлены групповые операции: включить дела в акт о выбытии, включить дела в сдаточную опись, создать акт о выбытии и создать сдаточную опись. Для роли «Архивный работник» появилась функция: экспорт сводной описи (или ее раздела/подраздела) в XML-файл для последующей его передачи в систему «Архивный фонд».

Архивные материалы, имеющие конечный срок хранения, должны по его истечении проходить процедуру уничтожения – и не важно, в бумажном виде такие документы существуют или в электронном. В «Архивном деле» 7.0 реализована процедура уничтожения электронных документов, срок хранения которых закончился. Кроме прекращения возможности физического доступа к таким материалам, этот процесс в системе оформляется документально в соответствии с правилами работы архивов, то есть через проведение экспертизы ЭПК и подготовку акта о выделении документов к уничтожению. В отличие от аналогичной операции с бумажными документами, процедура уничтожения электронных документов имеет особенности: она реализована с учетом концепции «остаточных реквизитов». Это значит, что метаданные документа и дела могут быть удалены частично, если это соответствует целям организации. Состав реквизитов, которые необходимо удалить, настраивается в системе.

Для использования архивных материалов, созданных изначально в электронном виде и хранящихся в архиве в качестве электронных подлинников, в версию 7.0 введена отдельная функция для выдачи электронных документов. Она осуществляется через «Запросы» и доступна при наличии опции «Архив электронных подлинников».

Выдача электронных документов представляет собой формирование пакета (zip-контейнера) на основании информации в эталонном хранилище с подписанием пакета ЭП. Пакет содержит паспорт контейнера выдачи, описание документа, метаданные и файлы документа, специальные файлы, которые были переданы вместе с документом в архив, а также ЭП ответственного лица, осуществившего выдачу. Все выданные контейнеры учитываются в специальном реестре системы, а действия по выдаче протоколируются.

В обновленном «Архивном деле» появился визуальный контроль поточного сканирования. С его помощью можно просматривать и дополнительно обрабатывать результат сканирования. Перечень доступных форматов файлов, в которых можно сохранять сканы, расширен. В седьмой версии системы можно выбирать из следующих форматов файлов: простой текстовый файл (.txt), Rich Text Format (.rtf), MS Office (.docx), Open formats (.odt), Portable Document Format (.pdf) с OCR (при выборе данного формата результаты будут сохраняться с распознаванием текста).

В «Архивном деле» 7.0 появились дополнительные инструменты для обеспечения безопасности, относящиеся к алгоритмам доступа в систему и протоколированию действий пользователей. В системе теперь существует два способа аутентификации: классический: через имя пользователя и пароль (способ, требующий создания учетной записи пользователя в БД системы «Архивное дело»). При этом смена пароля, заданного системным технологом при создании учетной записи пользователя, теперь стала обязательной – при первом входе в систему необходимо придумать и ввести новый пароль.

«ОС-аутентификация на сервере» - авторизация без создания учетной записи в БД. Аутентификация выполняется автоматически по имени пользователя в домене и не требует ввода пароля (подходит для «внутренних» нужд, для специалистов, эпизодически работающих с системой).

Для сбора и накопления информации об операциях, совершаемых пользователями в системе «Архивное дело», в версию 7.0 добавлена функция «Протоколирование», являющаяся частью раздела «Администрирование». Перечни протоколируемых операций отображаются в виде таблиц, их можно сохранять в файл, а также распечатывать.

Изменения затронули и интерфейс системы. В версии 7.0 появилась возможность настраивать отображение на экране перечней записей. В «Архивном деле» перечни записей отображаются в виде таблиц. Это могут быть списки объектов системы (карточек), перечни пользователей, протоколы действий и т.д. Теперь каждый пользователь может настроить параметры отображения таблиц так, как ему удобно. Можно выбирать количество колонок, их порядок и заголовки, количество отображаемых строк и др. Вид каждой таблицы настраивается отдельно.

Как и предыдущая версия, «Архивное дело» 7.0 является веб-приложением, развернутом на «ЭОС Платформе». Система готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде как в программной, так и в аппаратной части: может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами.

"Архивное дело" 6.2

10 января 2023 года компания ЭОС сообщила о том, что подготовлена версия 6.2 системы «Архивное дело». Как и предыдущая версия, эта конфигурация реализована в виде веб-приложения на ЭОС Платформе и готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде. Она может работать с отечественными ОС, СУБД, офисными пакетами, а также российскими процессорами «Байкал» и «Эльбрус».

«Архивное дело»

По информации компании, тренд 2022 года на создание электронных архивов, в том числе хранящих электронные подлинники, обусловил появление в «Архивном деле» отдельной опции «Электронное хранилище подлинников». Данная опция позволит обеспечить долговременное хранение электронных документов, подтверждение их целостности, аутентичности и достоверности на основании формирования доверенной среды между системой оперативного делопроизводства и системы «Архивное ДЕЛО». Использование электронных документов в архиве организации сопровождается рядом функций с рабочими копиями подлинников, которые хранятся в отдельном сегменте системы и учтены в соответствующем Реестре подлинников.

Одно из важных дополнений – появление в системе опции «Поточное сканирование». Она предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления образов отсканированных дел и документов к архивным регистрационным карточкам (АРК). Благодаря этому изменению непосредственно из системы «Архивное дело» можно переводить в электронный вид созданные на бумаге и ранее не оцифрованные массивы документов практически без ограничений по их объемам. Таким образом, опция помогает решить задачу создания любых видов электронных архивов с минимальными затратами времени.

Кроме поточного сканирования, предназначенного в первую очередь для массового перевода документов в электронную форму, в системе доступна и оцифровка единичных документов. Для этого используется опция «Сканирование». Отсканированный файл добавляется во вкладку «Файлы» АРК документа.

Расширены поисковые возможности системы. К уже имеющимся видам поиска (по реквизитам и по тексту прикрепленных файлов) добавлен поиск по штрих-коду. Это позволяет находить в базе карточку документа, считав нанесенный на бумажный экземпляр штрих-код. Такие штрих-коды печатаются на документах, чтобы использовать их при сканировании в качестве уникального идентификатора и быстро прикреплять скан к нужной регистрационной карточке. Для оптимизации поиска документов по запросам пользователей предоставлена возможность указать в каком фонде и подразделении содержатся недоступные по поисковому запросу материалы для точечного предоставления прав на просмотр по заявке.

Изменения в блоке пользовательских прав связаны как с необходимостью их большей детализации, так и с появлением в «Архивном деле» дополнительных опций. Теперь в учетной карточке пользователя можно дать ему доступ к опциям «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода» и «Поиск по штрих-коду». В разделе «Права» можно детально разграничивать доступ к операциям с файлами (разрешить/запретить чтение, добавление, редактирование, удаление), а также ограничить сферу действий пользователя только работой с его собственными файлами.

Для оптимизации уровня защищенности системы от несанкционированного доступа изменены требования к паролям в сторону увеличения их сложности. Простые буквенные или цифровые пароли система не позволит установить. Интерфейс также получил несколько важных для удобства работы изменений. Так, список доступных архивов теперь можно отобразить и в «плиточном», и в табличном виде. Для единообразия и более точного наименования работы с рубриками страница «Систематизация» переименована в «Тематические каталоги». Режим «Тематические каталоги», который позволяет выполнять групповую операцию отнесения дел к определенной рубрике, теперь может быть доступен и пользователям из службы ДОУ.

Подготовка отчетных форм занимает значительное время в работе специалистов архива. В версии 6.2 появились несколько дополнительных отчетов, что позволит освободить работников от многих затратных по времени операций и уменьшит количество ошибок при оформлении типовых форм. В обновленной версии появился отчет об объемах поступивших электронных документов – его можно сформировать в электронном виде, а также распечатать, если есть необходимость. Добавлена возможность формирования отчета «Акт приема-передачи документов на хранение». В раздел «Выдача дел» добавлен отчет «Книга выдачи». Также появились отчеты «Список фондов», «Лист фонда», «Реестр описей», «Перечень единиц хранения» и «Перечень документов».

Изменения затронули и другие возможности системы «Архивное дело» – в частности, работу со справочниками (в том числе с топографическим указателем), а также настройки системных параметров.

2022: "Архивное дело" 6.1

В августе 2022 года вышла новая версия 6.1 системы «Архивное дело» от лидера отечественного рынка СЭД компании ЭОС. О том, почему это обновление стало революционным и по сути являет собой новый продукт, с какими вызовами пришлось столкнуться разработчикам и каковы планы на будущее, TAdviser рассказала бизнес-аналитик ЭОС Анастасия Меницкая. Подробнее здесь.

2017: "Архивное дело" 4.2

21 марта 2017 года компания "Электронные офисные системы" сообщила о модернизации версии 4.2 ПО "Архивное дело".

В актуальной версии системы шесть основных дополнений:

  • Реализован режим «Приема дел в архив по Сдаточной описи» (составление описи в структурных подразделениях, передача описи в архив, в т.ч. посредством импорта описи из внешнего файла, пересчет номеров по описи, поиск по номеру описи, печать описи).
  • В функции «Контроль сроков хранения» дел появилась возможность оперативного контроля пользователя за делами с истекшим сроком хранения и истекающим сроком хранения.
  • Увеличена размерность реквизита «Заголовок дела», протоколирование редактирования реквизита «Заголовок дела».
  • Добавлена буквенно-цифровая сортировка дел в списках: по первой и второй частям индекса номенклатурного заголовка дел.
  • Модифицирован отчет «Итоговая запись» - добавлена возможность выбора способа формирования отчета (по количеству зарегистрированных дел, по данным номенклатурных заголовков дел).
  • В комплекте с системой «Архивное ДЕЛО» 4.2 поставляется файл с Перечнем типовых управленческих документов от 2010 года.

Представление ПО «Архивное дело», (2014)

2006: Архивное дело

«Архивное дело» - система автоматизации учета архивных документов ведомственных архивов организаций. Производится компанией «Электронные офисные системы» с 2006 года по настоящее время. Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Обеспечивает Web-доступ, поточное сканирование, работу с архивными документами, поддерживает деятельность служб ДОУ и архива организации.

Вследствие специфики системы, основными группами ее потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса.

Особенности системы

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» полностью соответствует требованиям, предъявляемым государством как к ведомственным архивам, так и к организационному документообороту. Система обеспечивает возможность выгрузки сводных описей, справочников, сведений о делах и документах, а также электронных образов хранимой документации в популярные форматы, в т.ч. формат, поддерживаемый государственной системой учета и обработки архивного фонда ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0». В 2006 году заняла первое место в конкурсе ИТ-решений «Продукт года - 2006» на выставке Softool-2006.


Характеристики системы

Функции

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» способна выполнять как ежедневные, так и периодические функции в архивах. Ежедневные функции:

  • Поиск по всем реквизитам дел и документов.
  • Сохранение поисковых запросов с целью быстрого поиска дел и документов в дальнейшем.
  • Выдача дел и документов во временное пользование.
  • Групповая выдача и возврат дел.
  • Функция поиска по штрих-коду помогает быстро найти в системе дело на выдачу или вернуть дело.
  • Функция печати листа использования дела и карты заместителя избавляет от необходимости создавать документы в ручную.
  • Автоматический контроль срока возврата дела: система сообщает о делах с истекшим или истекающим сроком возврата.
  • Автоматическое ведение книги выдачи дел во временное пользование.

Периодические функции:

  • Ввод документов в систему - функция позволяет создавать архивные регистрационные карточки дел и документов посредством приема документов из систем автоматизации делопроизводства, или с помощью технологии поточного сканирования документов.
  • Составление номенклатуры дел - функция позволяет формировать отчетные формы (например: номенклатура дел подразделения, номенклатура дел организации) за счет возможности копирования разделов предыдущих лет.
  • Формирование и оформление дел - функция предполагает автоматизированную разбивку дел на тома по количеству страниц, формирование обложки, внутренней описи дела и прочих форм, необходимых для оформления дел, хранение дел.
  • Топографирование (размещение дел в архивохранилище) - функция осуществляет хранение структуры архивохранилищ и автоматический учет свободного места в них.

Передача дел на постоянное хранение в государственные архивы -функция позволяет вести и осуществлять печать свободных описей, обеспечивает автоматизированную передачу дел и документов на постоянное государственное хранение благодаря интеграции с системой автоматизации государственных архивов ПК «Архивный фонд 4.0»

  • Создание электронного архива организации (подсистема «Читальный зал») - функция обеспечивает удаленный доступ пользователей к делам и документам посредством сети Интернет/Интранет и поиск дел и документов по любым реквизитам и их сочетанию.

Опции

  • Опция «Поточное сканирование» автоматизирует процесс массового сканирования и прикрепления электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам.
  • Опция «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к электронному архиву. «Читальный зал» имеет возможности поиска дел и документов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий.

Системные требования

  • Требования к серверному ПО:

ОС: Win 2000 sp4, Win 2003 Server sp1 СУБД Oracle 9i (или более поздние версии), MS SQL Server 2000 (SP4), MS SQL Server 2005. Дополнительное ПО: Microsoft Framework v. 1.1.

  • Требования к клиентскому ПО:

ОС: Win 2000, Win XP, Win Vista. Дополнительные требования к клиентской части: Internet Explorer v 6.0 sp1; MS Office 2000 (или более поздние версии)

Положение на рынке

Вследствие специфики системы, ее соответствия требованиям программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, основными группами ее потребителей являются: государственный сектор и органы федеральной, региональной и муниципальной власти, финансовый сектор, предприятия промышленности и топливно-энергетического комплекса. Система внедрена в таких организациях, как:

  • Совет Федерации Федерального Собрания РФ
  • ЦИК (Центральная Избирательная Комиссия)
  • Судебный департамент при Верховном Суде РФ
  • ЗАО «ЭконацБанк»
  • ОАО «Мосэнерго»
  • и др.


Сертификаты

2006 - Свидетельство об официальной регистрации системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Конкурирующие разработки

  • ЭЛАР САПЕРИОН
  • CompanyMedia-Корпоративный электронный архив
  • «LanDocsApxив»

Версия 4.2

В новую версию включен набор дополнительных функций. Так, например, введен режим работы «Прием дел в архив по Сдаточной описи», реализующий составление описи в структурных подразделениях, передачу описи в архив, пересчет номеров по описи, поиск по номеру и печать описи. Дополнительная функция «Контроль сроков хранения» предоставляет возможность оперативного контроля за делами с истекающим сроком хранения, а также делами с истекшим сроком хранения. В соответствии с запросами пользователей, увеличены размерность реквизита «Заголовок дела», расширены возможности сортировки дел в списках, модифицированы возможности формирования отчета «Итоговая запись», выполнен ряд других доработок. В комплект поставки вместе с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» 4.2 входит также новый Перечень типовых управленческих документов от 2010 года.

В программе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечена интеграция с системой «ПК «Архивный фонд 4.1». Система «Архивный Фонд » разработана компанией «Электронные Офисные Системы» по заказу Федерального архивного агентства. В 2009 году Росархивом было принято решение о внедрении ПК «Архивный Фонд » во всех федеральных, государственных и муниципальных архивах. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет выгружать сводные описи, их структуру, информацию о делах, документах, а также электронные образы документов в формат, поддерживаемый системой «ПК «Архивный фонд 4.1».

На базе системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» успешно реализована автоматизация архивов ОАО «Мосэнерго», Счетной Палаты РФ, Совета Федерации Федерального Собрания РФ и множества других организаций.



ПРОЕКТЫ (20) ИНТЕГРАТОРЫ (8) СМ. ТАКЖЕ (44)
ОТРАСЛИ (4)

ЗаказчикИнтеграторГодПроект
- Правительство Ростовской области
Электронные офисные системы (ЭОС)2023.05Описание проекта
- Администрация города Владивостока
Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг), Ланит-ДВ2022.10Описание проекта
- Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Электронные офисные системы (ЭОС)2021.03Описание проекта
- Законодательное собрание Новосибирской области
Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)2019.05Описание проекта
- Сибирьэнергоремонт (СибЭР)
Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)2017.06Описание проекта
- Правительство Приморского края
Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг), Ланит-ДВ2016.10Описание проекта
- Администрация города Рязани
СофтЭксперт, Электронные офисные системы (ЭОС)2016.03Описание проекта
- Администрация муниципального собрания Владикавказа (Администрация местного самоуправления, АМС)
Электронные офисные системы (ЭОС)2015.10Описание проекта
- Счетная Палата РФ
Электронные офисные системы (ЭОС)2014.09Описание проекта
- Министерство природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь
Центр электронного документооборота РУП БГУ2011.08Описание проекта
- Ленгазспецстрой, ОАО
Офис-Док, ООО2011.05Описание проекта
- Генеральная прокуратура РФ
Электронные офисные системы (ЭОС)2011.03Описание проекта
- ТФОМС Вологодской области
Офис-Док, ООО2011.02Описание проекта
- Архивный отдел администрации города Ставрополя
Бизнес ИТ (Ставрополь)2011.01Описание проекта
- Комитет Ставропольского края по делам архивов
Бизнес ИТ (Ставрополь)2010.09Описание проекта
- Мария-РА Торговая сеть
Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)2010.09Описание проекта
- Правительство Калининградской области
Весткомп Консалтинг2010.08Описание проекта
- Мосэнерго
Электронные офисные системы (ЭОС)2009.05Описание проекта
- Администрация города Новоалтайск
Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)2009.04Описание проекта
- Правительство Алтайского края
Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)2009.04Описание проекта



Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год

Распределение систем по количеству проектов, не включая партнерские решения

За всю историю
2021 год
2022 год
2023 год
Текущий год