Docrobot автоматизировала согласование счетов и оплат на базе собственного сервиса «Казна»

2022: Автоматизация согласования счетов и оплат на базе сервиса «Казна»

Компания Docrobot 29 июля 2022 года сообщила о реализации проекта по автоматизации процесса согласования счетов и оплат на базе собственного решения.

По информации компании, сценарий работы со счетами в компании выглядел запутанным. Сотрудники передавали счета двумя способами: складывали на стол главному бухгалтеру или отправляли по электронной почте. Иногда счета передавали другому сотруднику финансового отдела, и это еще больше усложняло движение документов.

В случае с письмом было понятно, кто ответственный сотрудник и с кем согласовать оплату, однако движение документов все равно оставалось непрозрачным. Счета с небольшими суммами допускалось оплатить сразу, по крупным выплатам требовалось согласование финансового директора. Файлы терялись в почте, а отследить этап согласования было сложно.

Работа с документами становилась еще запутаннее, если они попадали к главному бухгалтеру в бумажном формате. Счет мог потеряться в кипе документов, а ответственный — не обозначить сроки оплаты. Движение финансов затягивалось: на то, чтобы определить, кому и на каком основании платить, требовалось время. Дополнительно приходилось следить за согласованием и узнавать, одобрил ли глава департамента выплату. В итоге подрядчики не получали деньги своевременно, и бизнес-процессы вставили на паузу. Задержка с оплатами грозит бизнесу штрафами: до них дело не дошло, но риски приходилось учитывать.

Оплата счета — только один из этапов взаимодействия с контрагентом. Перед ним надо заключить договор, а после — получить закрывающие документы. И на каждом шаге могли возникнуть сложности.Игорь Лейпи, ГК Softline: Объем поставок российских операционных систем в ближайшие годы увеличится как минимум вдвое

Договор подписывает генеральный директор, но, как и в случае со счетами, процесс был непрозрачным. Документы сначала попадали сотруднику, который отвечает за взаимодействие с подрядчиком, а затем — согласовывались с руководителем департамента и юристом. Дальше они отправлялись на стол к генеральному директору, а затем — к главному бухгалтеру.

На каждом этапе договор мог потеряться, из-за отсутствия четких дедлайнов сроки затягивались, а разобраться, на каком этапе произошла задержка, было почти невозможно. Нередко путаница приводила к напряжению между департаментами. Бывало и так, что счет уже лежит у главного бухгалтера, а договор еще не подписан генеральным директором.

Документооборот завершается подписанием закрывающих документов, но не все партнеры отправляют их своевременно. Когда приходило время подсчитывать расходы, чтобы уменьшить НДС и сократить налог на прибыль, приходилось запрашивать у ответственных закрывающие документы. Часто их не было под рукой, тогда запрос отправляли контрагентам. Если до конца отчетного периода не удавалось отразить расходы, компании грозила переплата налога на прибыль.

Отдельные сложности возникали при камеральных налоговых проверках. Обычно срок предоставления документов составляет две недели. Если акты и договоры нужно успеть запросить у партнеров, велик риск не успеть вовремя.

Чем больше становилось контрагентов, тем запутаннее выглядели сценарии согласования счетов и оплат. Поэтому в IT-компании решили разработать собственное решение, которое сделает процесс прозрачнее. Опирались на свои потребности, но разработка получилась универсальной, подходящей компаниям из любых отраслей.