Банк ВТБ (Азербайджан) автоматизирует документооборот с EOS for SharePoint

Эмиль Мехтиев: Мы выбрали EOS for SharePoint, как наиболее полно подходящий нашим задачам

TAdviser: Расскажите, по каким критериям была выбрана EOS for SharePoint? Какие альтернативные продукты рассматривались? Вы самостоятельно внедряли систему?

Эмиль Мехтиев: Критериев выбора системы электронного документооборота было много, но основные сводятся к обеспечению требуемой функциональности, снижению совокупной стоимости владения, наличию реальных примеров внедрений и возможности расширения системы в будущем. По этим пунктам мы выбрали EOS for SharePoint, как наиболее полно подходящий нашим задачам. Внедрением и интеграцией со смежными службами и системами занималась компания «Офис-Док» из Санкт -Петербурга.

TAdviser: Связано ли внедрение проекта с тем, что подобные системы стали более актуальны в современных условиях?

Эмиль Мехтиев: Действительно, сегодня на рынке сложилась достаточно сложная экономическая ситуация. Организации обращают более пристальное внимание на оптимизацию внутренних процессов. И именно в такой период внедрение СЭД приобретает большую важность, позволяя не только экономить время сотрудников, которые теперь могут более оперативно решать повседневные задачи, но и значительно снизить непосредственные расходы на печать. Например, в нашем случае, расходы на внедрение СЭД окупаются в первый же год, и это – достаточные аргументы в пользу принятия решения о внедрении СЭД.

TAdviser: Расскажите, как проходил проект? Есть ли у вас планы развития системы?

Эмиль Мехтиев: Изначально в ИТ-отдел поступило несколько разнородных задач от наших внутренних заказчиков. Проанализировав их, мы пришли к мнению, что внедрение системы электронного документооборота поможет не только решить эти задачи, но также заложить основы для автоматизации других внутренних процессов. Со стороны Банка внедрением руководил наш сотрудник Закир Мамедов, но основные работы выполнял подрядчик — компания «Офис-Док».Чекап для искусственного интеллекта: зачем и как тестировать ИИ-решения?

Сразу после инициации проекта и еще до принятия решения мы своими силами начали описывать наши процессы, чтобы сэкономить время непосредственно в ходе внедрения. Учитывая, что до этого у нас в банке не было системы электронного документооборота, перед нашим отделом стояла достаточно серьезная задача - всего за два месяца осуществить внедрение данной системы. Однако во время внедрения появился запрос на дополнительный функционал, связанный с использованием локальной электронно-цифровой подписи, и мы, оценив преимущества интеграции с ЭЦП, приняли решение запустить электронный документооборот после завершения этой задачи. Реализация данного функционала заняла у нас еще один месяц.

Таким образом, команда проекта — специалисты банка и «Офис-Док» — успешно завершили внедрение за три месяца. Но, как говорится, аппетит приходит во время еды. По мере использования СЭД разными подразделениями, к нам уже поступают запросы на автоматизацию тех или иных внутренних процессов. И теперь, мы формируем пакет требований для второй фазы проекта. В более же отдаленной перспективе мы планируем интегрировать EOS for SharePoint с другими нашими информационными системами, чтобы добиться еще большей оптимизации бизнес-процессов. В частности, мы уже смогли наладить взаимодействие системы документооборота и службы техподдержки банка – HelpDesk. Это становится возможным за счет наличия функциональных библиотек API SharePoint, которые позволяют достаточно быстро интегрировать его с другими ИС.

TAdviser: Какие структуры и рабочие места охватывает система в настоящее время?

Эмиль Мехтиев: На данном этапе на базе новой системы мы автоматизировали процесс подачи заявок во внутренние службы банка (ИТ, хозяйственный отдел, HR), наладили правила работы с входящей и исходящей корреспонденцией, согласование платежных поручений. Был также запущен процесс обработки обращений граждан и несколько других новых сервисов. Таким образом, сегодня почти все сотрудники банка так или иначе пользуются системой.

TAdviser: Как осуществлялось обучение персонала? Были сложности?

Эмиль Мехтиев: Внедрение такого вида программного обеспечения приводит к изменению уже укоренившихся процессов. И зачастую пользователи с неохотой принимают нововведение. Учитывая это, мы запустили СЭД параллельно с новым бумажным документооборотом. В то же время мы постарались максимально упростить необходимые действия для пользователей системы: были подготовлены краткие видео инструкции с описанием каждого типа процесса. Все это позволило достаточно безболезненно перейти на новую систему. Как я уже отмечал выше, теперь наши сотрудники оценили возможности EOS for SharePoint и уже сами выступают с инициативой автоматизировать процессы, в которые они вовлечены.

TAdviser: Используете ли вы мобильные рабочие места?

Эмиль Мехтиев: Пока не используются. Сейчас несколько инфраструктурных проектов банка находятся на завершающей стадии. Они позволят нашим сотрудникам шире использовать мобильные устройства. Сразу после этого мы планируем внедрение функционала мобильных рабочих мест.

TAdviser: Какие еще особенности можно отметить у этого проекта?

Эмиль Мехтиев: Отличительной особенностью нашего внедрения безусловно является интеграция с системой электронно-цифровой подписи, имеющей юридическую силу на территории Азербайджана. В качестве провайдера ЭЦП нами было выбрано мобильное электронное удостоверение личности «Асан Имза» (Asan İmza). Наш банк был первым в Азербайджане, кто интегрировал законодательно признаваемую ЭЦП во внутреннюю систему электронного документооборота.

Ключевым преимуществом технологии мобильной подписи Asan İmza является отсутствие необходимости использования дополнительного программного обеспечения или устройств чтения смарт-карт. В качестве электронного удостоверения личности используется мобильный телефон: сертификаты ключей хранятся на SIM картах пользователей. В результате процесс подписания любого документа становится более безопасным, так как использует двухфакторную аутентификацию.

TAdviser: Как вы оцениваете основные итоги проекта? Какие задачи удалось решить с помощью внедрения EOS for SharePoint?

Эмиль Мехтиев: Внедрив EOS for SharePoint, мы не только решили поставленные задачи, но и заложили основы для построения более оптимизированных бизнес процессов. В ближайшем будущем мы планируем перевести на платформу EOS for SharePoint еще несколько других бизнес процессов для повышения их эффективности.