Проект

Какие документы в России с 1 марта стали электронными

Заказчики: Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд России)

Москва; Государственные и социальные структуры

Продукт: ФГИС (индивидуальная разработка)

Дата проекта: 2018/04 — 2020/10
Технология: Информатизация госфункций
подрядчики - 187
проекты - 633
системы - 122
вендоры - 81
СМ. ТАКЖЕ (1)

2023: С 1 марта компании должны перейти на единые требования к электронным кадровым документам

С 1 марта 2023 года компании должны перейти на единые требования к электронным кадровым документам. Минтруд привел их в справочнике основных видов электронных документов, связанных с работой.

В списке 124 документа, которые будут оформляться в электронном виде без бумажного дубликата. В частности, речь идет о трудовом договоре и соглашении о продлении срочного трудового договора. Здесь же документы, содержащие персональные данные. Согласно нововведениям, кадровый документ в электронном виде должен состоять из:

  • основной части документа в формате PDF/A-1A;
  • приложения в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
  • электронной подписи основной части документа и приложения;
  • машиночитаемой доверенности для подписания электронного документа;
  • описания электронного документа в виде отдельного файла формата XML.

С 1 марта 2023 г. в действие вступили новые формы электронных кадровых документов

Работодатели могут перевести в электронный вид почти все кадровые документы, которые оформляют на бумаге или с которыми знакомят сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников (ч. 2 ст. 22.1 ТК).

Исключение сделали для трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении и документов, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. К ним правила электронного документооборота не применяют (ч. 3 ст. 22.1 ТК). Применять электронный кадровый документооборот можно со всеми работниками, в том числе дистанционными, если они согласятся на переход (ч. 5 ст. 312.1ТК).TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 57.2 т

Новые изменения помогут работодателям эффективно взаимодействовать между собой, быстрее оформлять документы, снизить расходы на бумагу, копировальные машины и другие инструменты, считает председатель Комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов. Изменения ускорят и упростят документооборот, особенно это актуально для корпораций с большим количеством филиалов, уверен он. «Но при этом важно системно и строго отслеживать, как все это функционирует.[1]

2020

Запуск подсистемы электронного кадрового документооборота на портале «Работа в России»

Компания БФТ 2 ноября 2020 года сообщила о завершении проекта федерального масштаба – разработке и запуске подсистемы электронного кадрового документооборота (ЭКД) на федеральном портале «Работа в России».

На базе портала проводится федеральный эксперимент по переводу взаимоотношений работодателя и работника в цифровую форму. Для технологического обеспечения эксперимента БФТ разработала и внедрила на портал подсистему электронного кадрового документооборота. К подсистеме подключены первые 50 организаций. В ближайшее время запланировано подключение еще порядка 100 организаций. В их числе такие крупные компании, как МТС, РЖД, Мегафон, Сбербанк России, "Яндекс", а также крупные банки и лидеры топливной и энергетической промышленности. Доступ работодателям и работникам предоставляется на бесплатной основе.

Функциональные возможности подсистемы

Подсистема электронного кадрового документооборота содержит набор инструментов, необходимых для работы с кадровыми документами в электронном виде, и предоставляет такие возможности, как:

  • Обеспечение процессов оформления, формирования и обработки более 70 видов электронных документов;
  • Подписание электронных документов электронной подписью ЕСИА;
  • Обеспечение юридической значимости подписанных документов;
  • Хранение кадровых документов, подписанных в электронном виде.

На следующем этапе работодатели смогут взаимодействовать с «Работой в России» через API.

Результаты использования подсистемы

По информации БФТ, внедренная подсистема обладает достаточным функционалом для организации юридически значимого электронного кадрового документооборота и всеми необходимыми средствами защиты информации.

Благодаря переходу на электронный кадровый документооборот и использованию электронного сервиса на портале «Работа в России» удается достичь таких результатов, как:

  • Упрощение процедуры ведения документооборота в компании, особенно для удаленных сотрудников;
  • Экономия временных и трудовых затрат;
  • Сокращение финансовых издержек на хранение документов;
  • Обеспечение доступа уполномоченных лиц организации к документам 24/7;
  • Повышение прозрачности кадрового документооборота.

Второй эксперимент: создание и отработка механизмов ведения и применения электронных кадровых документов

В апреле 2020 года Министерство труда и социальной защиты населения приступило к реализации второго более масштабного эксперимента – поучаствовать могут все желающие компании, которые подадут заявку в Министерство труда и социальной защиты населения до 1 декабря 2020 года. В этот раз целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных кадровых документов без дублирования на бумажном носителе.

Основанием стали следующие нормативные документы:

  • Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»;
  • Приказ от 14 мая 2020г. №240н «Об утверждении положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

По итогу эксперимента будут подготовлены предложения о внесении изменений в законодательство РФ. Планируется постепенный полный перевод кадрового документооборота в организациях РФ в цифровой вид.

Площадкой проведения эксперимента стал портал «Работа в России».

2018: Первый эксперимент по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам

В 2018 году Министерством труда и социальной защиты населения был реализован первый эксперимент по внедрению электронного документооборота по кадровым вопросам. Эксперимент был проведен совместно с 11 крупными организациями-работодателями на условиях дублирования электронных документов на бумажном носителе.

Смотрите также

Примечания