Иркутская клиническая больница автоматизировала расчёты с сотрудниками

19 февраля 2015 года группа компаний "Форус" сообщила^[1] об автоматизации расчета заработной платы и кадрового учета в ГБУЗ Иркутской ордена "Знак Почета" областной клинической больнице внедрением решения "1С:Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8".

Выбор решения

Руководство учреждения приняло решение о создании новой информационной системы, которая позволила бы упростить и ускорить обмен данными между подразделениями, сократить время на расчет заработной платы, формирование кадровых документов и отчетности для Министерства здравоохранения Иркутской области, усилить контроль за расходами на персонал, обеспечить своевременное закрытие вакансий. Кроме того, нужно было организовать оперативное ведение и поддержку в актуальном состоянии регистра медработников и паспорта ЛПУ в Единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ).

Партнером по внедрению стала Группа компаний "Форус", имеющая многолетний опыт сотрудничества с ГБУЗ ИОКБ, в частности, специалисты "Форус" внедрили, а теперь занимаются сопровождением системы – "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". В качестве программного продукта для решения задач кадрового учета и расчета зарплаты была выбрана система "1С:Медицина.Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8".

Задачи проекта

Особенность начисления заработной платы в медицинских учреждениях заключается в том, что работники больниц, как правило, совмещают тарифные ставки и, таким образом, делят между собой различную работу. Это, несомненно, усложняет процесс расчета зарплаты: необходимо учесть рабочее время, доплаты и т.п. Иркутская областная клиническая больница – одно из самых крупных медицинских учреждений области, в которой работает более 400 сотрудников.

Действующая система не учитывала специфики. Процесс расчета и начисления заработной платы требовал от сотрудников значительного времени и трудозатрат. Не было возможности автоматического формирования регламентированной отчетности, справок, сводов, отчетов.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Реализация проекта выполнена на платформе программного продукта "1С:Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8". Выбор решения связан с тем, что оно разработано на основе типовой конфигурации "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" и предназначено для автоматизации расчета заработной платы, ведения кадрового учета и формирования тарификационных списков работников в государственных (муниципальных) учреждениях здравоохранения.

Итог проекта

Внедрение помогло интегрировать работу персонала 3 отделов, связанных с расчетом и начислением заработной платы сотрудников больницы. Автоматизирован процесс подачи отчетов о начислении заработной платы в Министерство здравоохранения для своевременного мониторинга, ведение кадрового учета и сдачи регламентированной отчетности.

Ключевые итоги проекта:

• Новая система объединила работу расчетной группы, экономического отдела и отдела кадров. Значительно сократилось количество ручных операций, исключена необходимость двойного ввода данных. Полностью автоматизирован расчет заработной платы с учетом тарифов, совмещений и замещений, фактически отработанного времени и других показателей. Расчет заработной платы занимает теперь не более 3 дней вместо недели, как это было ранее. 4000 сотрудников учреждения получают заработную плату своевременно и в правильных суммах.
• Появилась возможность оперативно контролировать штатную расстановку персонала. Новая система позволяет формировать аналитическую отчетность по кадрам с любой детализацией, например, можно сформировать список всех медсестер, у которых есть высшее образование. Так же любой момент времени можно получить информацию о том, кто из сотрудников какие ставки занимает, какие должности в данный момент вакантны. Это позволяет более четко планировать набор персонала и своевременно обеспечивать учреждение квалифицированными кадрами.
• Организован оперативный учет категорий и сертификатов медицинских работников. Данные сертификаты действительны в течение 5 лет, после чего специалистам необходимо подтверждать свою квалификацию. Новая система помогает своевременно планировать прохождение сертификации и затраты на обучение персонала.
• Значительно ускорилась подготовка регламентированной отчетности и отчетов для Министерства здравоохранения Иркутской области. Ранее данные для отчетов собирались из различных источников, а сейчас все необходимые сведения автоматически формируются в системе - время сотрудников тратится лишь на проверку и, при необходимости, небольшие корректировки данных. Если ранее подготовка отчетности, например, по форме 2-НДФЛ или отчетности в ПФР занимала у специалистов около недели, то теперь на это уходит всего 1,5-2 дня.
• Специалисты экономического отдела получили удобные инструменты для анализа данных по персоналу и начисленной зарплате. Теперь они в онлайн-режиме могут сформировать свод начисленной зарплаты за любой период, не затрачивая при этом много времени на обработку информации. Это помогает оперативно планировать и контролировать фонд оплаты труда.
• Организована оперативная подготовка сведений для федерального регистра медицинских работников. Ранее личные данные, информация о месте работы, образовании, повышении квалификации, и др. хранились в сторонней программе, куда вносились вручную. Сейчас ручные правки сведены к минимуму. Обмен данными с Единой государственной информационной системой в сфере здравоохранения (ЕСГИСЗ) выполняется в автоматическом режиме.

- Для нас данный проект был своеобразным вызовом: областная клиническая больница является самым крупным медицинским учреждением в Иркутской области, поэтому успех проекта – это не только проверка решений для медицины, предлагаемых фирмой "1С", но также опыта и компетенций специалистов ГК "Форус". Это в первую очередь положительный пример для других учреждений здравоохранения. Самым ценным для нас в этом проекте являются положительные отзывы пользователей, перешедших на новую информационную систему, это и есть главный критерий успешности внедрения для нас, - поведал Евгений Лещенко, руководитель Центра Сопровождения 1С, ГК "Форус".

Колесников Антон Геннадьевич, ведущий специалист Центра Сопровождения 1С, ГК "Форус", отмечает: "Проект был выполнен за 4 месяца. За это время система была адаптирована под специфические потребности учреждения. Некоторые методические решения, разработанные совместно со специалистами расчетного отдела, кадрового и экономического отделов Областной больницы, применяются теперь во многих лечебных учреждениях г. Иркутска и области".

Балагурова Татьяна Васильевна, руководитель расчетной группы, зам. главного бухгалтера Иркутской областной клинической больницы, так комментирует результаты проекта: "Наша больница - одно из самых крупных медицинских учреждений области, в котором работают 4000 сотрудников. Функционировавшая ранее система не позволяла нам быстро и безошибочно рассчитывать заработную плату, так как требовалось много времени на сбор и передачу данных между расчетной группой, экономистами и бухгалтерией. Поэтому главным итогом проекта я считаю то, что с "1С:Медицина.Зарплата и Кадры бюджетных учреждений 8" удалось связать воедино все три подразделения и свести к минимуму количество ручных операций. На расчет заработной платы с учетом различных критериев, надбавок и премий уходит теперь вдове меньше времени".

Примечания