Кировский завод, ОАО (Диадок)

У компании "Кировский завод", как у руководящего предприятия промышленного холдинга, основной объем поставок — внутренний. Все поставки сопровождаются комплектами документов, поэтому большая часть документооборота сосредоточена внутри холдинга — это около 30 тыс. документов в год более чем по 10 видам различных хозяйственных операций. Все первичные документы, курсирующие между дочерними предприятиями, проходят сложную систему согласования: изначально они попадают к кураторам договоров, проходят несколько визирований по различным отделам и только после этого доставляются в бухгалтерию. Все бухгалтерские документы обрабатываются в бумажном виде.

В бухгалтерии организовано четкое разделение потоков внутренних и внешних документов. На самом "Кировском заводе" учет бухгалтерских документов ведется в системе SAP R3, а на дочерних предприятиях – в системах "1С: Предприятие".

При такой схеме работы остро стояла необходимость своевременной доставки правильно оформленных документов в бухгалтерию (особенно во время закрытия отчетных периодов), что не всегда представлялось возможным в связи с длительным маршрутом согласований. Дополнительную путаницу создавало то, что система внутреннего документооборота на предприятиях не была интегрирована с бухгалтерскими системами (1С и SAP R3), поэтому движение документа по согласующим отделам оказывалось скрытым от бухгалтерии.

ЭДО - необходимость

Весной 2011 года "Кировский завод" решил одним из первых в Северо-Западном регионе провести проект по переходу на электронный документооборот бухгалтерских первичных документов. "Электронные документы — это объективное и уже недалекое будущее. Мы, как крупнейший российский промышленный холдинг, нацеленный на постоянное совершенствование производства и повышение качества работы, не могли игнорировать эту тенденцию оптимизации бизнеса, — рассказывает Марина Пашкова, заместитель главного бухгалтера "Кировского завода". — Мы поняли, что все равно рано или поздно придем к электронному документообороту, и для того чтобы быть готовыми к активному внедрению электронных документов в России, решили начать с собственного документооборота внутри холдинга".Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Холдингу требовалось универсальное решение, обеспечивающее формирование комплекта исходящей электронной документации по хозяйственным операциям, включая внутреннее согласование; передачу электронной документации между участниками хозяйственной операции в формате и в соответствии с регламентами, обеспечивающими юридическую значимость электронного документооборота; получение входящих электронных документов; ответное подписание электронного документа либо мотивированный отказ от подписания, а также обработку входящих электронных документов, включая регистрацию в журналах, формирование комплектов, согласование, встречное подписание электронных документов.

"По результатам тендера мы остановили свой выбор на системе "Диадок" компании "СКБ Контур"", – рассказывает Кулабухов Сергей, директор ИТ-отдела "Кировского завода".

С чего начать?

Внедрение электронного документооборота решили начать непосредственно с "Кировского завода" и трех дочерних предприятий, ключевые сотрудники бухгалтерии и ИТ-отдела которых были включены в рабочую группу. Были выбраны "Энергосбытовая компания Кировского завода", "Кировтелеком" и поликлиника Кировского завода.

Со стороны компании "СКБ Контур" было проведено исследование бизнес-процессов и проектирование процессов безбумажного взаимодействия. В ходе встреч с участниками рабочей группы был составлен список типов документов, которые планировались передаваться в электронном виде. В него были включены счет-фактура, счет, детализация счета, акт оказания услуг (акт выполненных работ, приемки-передачи основных средств, взаиморасчетов), договоры различных типов (оказания услуг, выполнения работа, поставки и т.д.) и накладная ТОРГ-12.

Для интеграции "Диадока" с системами внутреннего согласования было решено, исключив использование уже действующей СЭД, организовать работу по созданию и согласованию вышеперечисленных электронных документов в учетных системах "1С: Документооборот" в дочерних предприятиях и SAP R3 на "Кировском заводе", расширив их функционал за счет дополнительных модулей и компонентов. Также требовалось интегрировать систему электронного документооборота "Диадок" с "1С: Документооборот" и SAP R3.

Согласование первичной документации на дочерних предприятиях было реализовано с помощью модуля "1С: Документооборот", разработанного специалистами "СКБ Контур" на основе коробочного интеграционного решения системы "Диадок" для продуктов "1С".

Помимо инструментов согласования, был задействован и функционал Архива с обеспеченным веб-доступом, позволивший организовать единое хранилище электронных документов для дочерних предприятий "Кировского завода". Архив также решал проблему отслеживания движения документов по отделам согласования в дочерних предприятиях: бухгалтерия головного предприятия получила возможность контролировать перемещение и состояние электронных документов дочерних предприятий.

Результаты

В настоящий момент в холдинге запущены в тестовую эксплуатацию все компоненты систем, обеспечивающих электронный документооборот между предприятиями холдинга с необходимым функционалом внутреннего согласования. Обмен юридически значимыми документами ведется посредством системы электронного документооборота "Диадок". За прием внешних документов на каждом предприятии отвечает специально выделенный человек. Вход в "Диадок" осуществляется посредством сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП). После загрузки внешних документов они попадают в электронный архив системы внутреннего документооборота ("1С: Документооборот" или SAP R3), к которому имеют доступ все заинтересованные сотрудники предприятий.

Электронный архив позволяет систематизировать документы, объединять их в пакеты и отправлять на согласование уполномоченным лицам. После всех согласований пакет документов попадает в бухгалтерию, где проходит окончательную обработку.

В результате были решены все изначально поставленные задачи: повышена эффективность и скорость обработки документов, а также создана автоматизированная система, обеспечивающая электронное документирование хозяйственных операций группы компаний "Кировский завод".

В марте 2012 года началась полноценная опытная эксплуатация систем: происходит обмен документацией по всем 10 хозяйственным операциям. В ближайшее время ожидается подписание акта о введении системы "Диадок" в эксплуатацию.

"Сейчас мы параллельно ведем бумажный и электронный документообороты: в период тестовых проверок систем на всевозможные ошибки, который будет длиться в течение трех месяцев, мы дублируем все электронные документы на бумаге. Также мы с нетерпением ждем настройки недавно утвержденных форматов электронных счетов-фактур в "Диадоке", чтобы начать обмениваться юридически значимыми документами", — отметил Сергей Кулабухов.