Единая отраслевая СЭД «Росморпорт» объединила подведомственные организации «Росморречфлота»

2021: Объединение подведомственных организаций «Росморречфлота»

Единая отраслевая система электронного документооборота ФГУП «Росморпорт» объединила подведомственные организации «Росморречфлота». Об этом 23 июля 2021 года сообщила компания «Диджитал Дизайн», которая и реализовала проект.

ФГУП «Росморпорт» принимает активное участие в работах, связанных с цифровым развитием и трансформацией транспортной отрасли. Одним из приоритетных направлений предприятие определило переход на безбумажные технологии обработки информации. Эта идея нашла отклик в Федеральном агентстве морского и речного транспорта и была оформлена в виде необходимых нормативно-правовых документов, регламентирующих создание Единой отраслевой системы электронного документооборота и определения ФГУП «Росморпорт» ее оператором.

Для практической реализации принятых решений была проведена конкурентная процедура, по итогам которой исполнителем работ была выбрана компания «Диджитал Дизайн».

В качестве основы для реализации решения была определена система документационного управления «Приоритет» на базе программной платформы Docsvision. Реализация проекта заняла чуть больше года. За это время компания «Диджитал Дизайн» совместно с ФГУП «Росморпорт» спроектировала и создала информационную систему в строгом соответствии с требованиями технического задания. На июль 2021 года ЗАО «Диджитал Дизайн» осуществляет ее техническое сопровождение.

Как объект информатизации Единая отраслевая система электронного документооборота функционирует во ФГУП «Росморпорт» (включая все филиалы предприятия), Федеральном агентстве морского и речного транспорта и тридцати четырёх подведомственных агентству организациях, формируя единое защищённое пространство обмена данными и документами в электронном виде.

Создание решения такого уровня оптимизировало документационные процессы организаций-участников взаимодействия, вследствие чего:

• увеличена скорость обмена информацией;
• внедрена возможность организации сквозного контроля исполнения поручений;
• сокращено время регистрации переписки ведомств;
• снижены затраты на закупку и обслуживание оборудования и прикладного программного обеспечения;
• повышен уровень информационной безопасности.

Это масштабное внедрение отраслевой системы, которая создала фундамент для построения единой отечественной информационной платформы отрасли, – комментирует руководитель направления документационного управления «Диджитал Дизайн» Сергей Дербенков. – Совместно с ФГУП «Росморпорт» мы спроектировали, создали и внедрили решение, которое является надежной основной дальнейшего цифрового развития как заказчика, так отрасли в целом.

2016

23 апреля 2014 года компания Digital Design сообщил о завершении работ в проекте модернизации системы электронного документооборота (СЭД) для аппарата управления ФГУП «Росморпорт».

Задачи проекта

В рамках проекта специалисты компании Digital Design провели обследование бизнес-процессов документооборота ФГУП ФГУП «Росморпорт», выполнили их оптимизацию с учетом новых возможностей СЭД, установили модуль «Автоматизированное рабочее место руководителя» для мобильной и безопасной работы топ-менеджмента. Разработан интерфейс для процессов согласования, подписания, рассмотрения документов, создания и контроля поручений.

Анатолий Балабанов, начальник управления информационных технологий ФГУП ФГУП «Росморпорт», отметил: «В настоящее время архитектура и функциональность СЭД полностью соответствуют актуальным требованиям законодательства и дают возможность оперативной модификации системы при их изменении».Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Итог проекта

Оптимизация системы повысила эффективность работы центрального аппарата ФГУП ФГУП «Росморпорт»:

• сократилось время доведения поручений до исполнителей,
• появились инструменты для более эффективного контроля исполнителя и отслеживание выполнения задач на всех этапах исполнения, наличие специализированных функциональных возможностей, упрощающих работу с СЭД,
• модернизация системы обеспечила возможность перехода на полностью безбумажный документооборот.

Владимир Кохан, директор по развитию бизнеса компании Digital Design, подчеркнул: «Данный проект обеспечил возможность организации сквозных процессов документооборота и соответствующего сквозного контроля в Центральном аппарате ФГУП ФГУП «Росморпорт». В системе реализована комплексная автоматизация процесса согласования, что, в свою очередь, снижает трудозатраты работников предприятия и нацелено на ускорение выполнения задач конечным исполнителем. Модернизация системы обеспечила возможность перехода к безбумажному документообороту».

Заказчик получил специализированное решение, созданное компанией Digital Design на платформе Docsvision 4.5 для нужд предприятия. С системой работает более 290 пользователей.

Развитие проекта

1 декабря 2016 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила о победе в открытом конкурсе на оказание услуг по развитию и технической поддержке системы электронного документооборота ФГУП «Росморпорт».

На декабрь 2016 года в Росморпорте используется СЭД на платформе Docsvision, средствами которой автоматизирован ряд процессов работы с документами. Для повышения эффективности электронного документооборота у заказчика появилась необходимость развития системы.

На мобильных устройствах руководства ФГУП «Росмопорт» будет установлено приложение «АРМ Руководителя». Этим заказчик планирует повысить мобильность руководящего состава за счет возможности удаленной обработки поручений и документов в СЭД на планшетных устройствах.

Подрядчику предстоит обновить версию платформы СЭД, на ее основе установить модули и решения, настроить взаимодействие систем электронного документооборота Росморпорта и Росморречфлота в формате МЭДО 2.7 по защищенному каналу связи.

«Диджитал Дизайн» установит и настроит модуль «АРМ Контролера», что повысит качество и оперативность работы сотрудников, контролирующих исполнительскую дисциплину. Предстоит также внедрить модуль рассылки почтовых уведомлений для оперативного информирования пользователей СЭД о ключевых событиях в системе.

Работы в проекте планируется завершить в декабре 2016 года. По окончании проекта компания «Диджитал Дизайн» будет оказывать услуги технической поддержки системы, обеспечивая её бесперебойную работу, консультируя пользователей и обновляя программное обеспечения на ее основе.