Селена-Агро (Directum (СЭД/ECM-система))

Внедрение документооборота в ООО "Селена-Агро"

"Селена-Агро" входит в крупный холдинг СЕЛЕНА, объединяющий производственные предприятия различных отраслей.

Цели и задачи проекта

Основное направление деятельности ООО "Селена-Агро" - производство, хранение, переработка, продажа зерна – тесно связано с деловым документооборотом. Вместе с наращиванием оборотов деятельности значительно возрос и объем документов, с которыми работают делопроизводители и ответственные сотрудники компании. Старая модель бумажного документооборота перестала справляться с темпом роста реестра документов.

Поэтому в целях повышения эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины и оптимизации контроля выполнения задач руководством ООО "Селена-Агро" было принято решение автоматизировать основные процессы обработки документов с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Ход проекта

В ходе проекта были внедрены Базовые модули DIRECTUM, модуль «Канцелярия» и «Управление договорами». С помощью данного функционала были автоматизированы следующие ключевые процессы: регистрация входящих документов и вынесение резолюции; регистрация исходящих документов; ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям; работа со служебными записками (плановыми, включающими в себя счета на оплату, и другими видами служебных записок); работа с договорами (входящими и исходящими документами самой компании, а также с исходящими документами дочерних предприятий); согласование бюджетов всех подразделений на месяц. Выбор системы был обусловлен тем, что некоторые сотрудники ООО "Селена-Агро" - и делопроизводители, и ИТ-специалисты - уже имели опыт работы с DIRECTUM, были вовлечены в процесс внедрения системы на других предприятиях Башкортостана и сохранили хорошее мнение о ней. TAdviser выпустил Гид по российским операционным системам 10.3 т

В процессе внедрения DIRECTUM сложившиеся в ООО "Селена-Агро" бизнес-процессы поэтапно перешли в электронный вид. Для сближения бумажного и электронного документооборота было приобретено решение быстрой идентификации документов DIRECTUM RapID позволяющее оперативно находить электронную версию документа в системе по штрих-коду на бумажном аналоге этого документа. Таким образом, переход на электронный документооборот прошел на предприятии быстро и без кардинальной перестройки.

Было проведено обучение администратора и пользователей системы, а также организован вводный семинар для руководителей.

Результат

С системой работает весь руководящий состав, который для визирования документов использует электронную цифровую подпись (ЭЦП). Также в системе работают все сотрудники, ответственные за документооборот в ключевых отделах ООО "Селена-Агро": финансовом, юридическом, экономическом, отделе продаж и производственном отделе. Удаленные сотрудники обращаются к системе через сервер веб-доступа.

Внедрение системы DIRECTUM в ООО "Селена-Агро" позволило оптимизировать документооборот компании и установить эффективные пути прохождения документов во время согласования.