Федеральный центр компетенций в сфере производительности труда (ФЦК) (DirectumRX)

2020: Внедрение DirectumRX

Для того чтобы специалисты ФЦК могли обеспечивать качественную поддержку клиентов, не отвлекаясь на бумажную работу и множество формальных задач, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Срок реализации проекта: август 2019 – ноябрь 2019.

Цели и задачи

При учреждении ФЦК в 2018 году была поставлена задача в довольно сжатые сроки организовать взаимодействие со множеством предприятий по вопросам разработки, тиражирования и внедрения методик повышения производительности труда, а также координировать работу с органами государственной власти. Деятельность ФЦК охватывает все регионы РФ и сопряжена документопотоками больших объемов.

В середине 2018 года руководством ФЦК было принято решение об оптимизации документооборота и бизнес-процессов организации за счет перевода документов в электронный вид и автоматизации их обработки на базе системы DirectumRX.

Задачи:

• Повысить производительность труда;
• Оптимизировать документооборот;
• Автоматизировать бизнес-процессы;
• Управлять договорной деятельностью;
• Контролировать исполнительскую дисциплину.

Ход проекта

• Клиенту была предложена коробочная версия DirectumRX. Это позволило не нагружать систему излишними модификациями на ранних этапах внедрения и эксплуатации, а также применить критический подход к изначальной организации бизнес-процессов компании и оптимизировать действующую модель на этапе анализа и проектирования.
• Была применена RPA для миграции базы контрагентов. RPA-приложение заносило записи, используя стандартную функциональность DirectumRX; робот копировал ИНН организации из базы и нажимал кнопку "Заполнить по ИНН". Также использование робота позволило мигрировать реквизит "Код контрагента", который не предусмотрен стандартной утилитой импорта DirectumRX.
• Для отдельных видов и ролей сотрудников документов разработан фоновый процесс по автоматическому переводу просроченных задач на согласование документов в статус выполнения с результатом "Согласовано". Данный механизм позволяет избегать критических задержек в согласовании документов и, наряду с этим, фиксировать ответственность сотрудника за содержание документа, переходящего на следующий этап согласования. В соответствии с пожеланиями заказчика, формируется два отчета "Лист согласования" и "Лист автосогласования".
• Для оптимизации мониторинга работы с документами в DirectumRX был разработан механизм учета циклов согласования, позволяющий вести учет случаев многократной отправки документа на доработку и формировать соответствующий отчет. Данные отчета позволяют трафик-менеджеру проанализировать подход сотрудников компании к решению поставленных задач и предоставить руководству рекомендации по оптимизации процессов.
• Реализован механизм сокращения сроков выполнения работ по этапам при повторном согласовании документа. Также регламентирована корректировка срока задания на доработку документа в рамках регламента.

Итоги проекта

В ноябре 2019 года запущена опытная эксплуатация на 100 пользователей, в январе 2020 года решение масштабировано на 350 пользователей.

Показатели системы:

• Более 50 видов документов;
• Более 30 настроенных регламентов работы с документами;
• Более 50 записей справочника "Право подписи";
• Миграция более 1300 контрагентов с помощью RPA + ежемесячный прирост базы на 250-300 записей.

Для того чтобы специалисты ФЦК могли обеспечивать качественную поддержку клиентов, не отвлекаясь на бумажную работу и множество формальных задач, было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Мы смогли предложить нашему клиенту облачное решение DirectumRX, которое обеспечило сравнительно быструю установку и настройку ПО, а также минимальные затраты на сопровождение, - отметила Анастасия Ведина, Руководитель проектов компании TANAiS.