«Хлеб Сабурово» оптимизировал документооборот с помощью программы «Скан-Архив»

2023: Внедрение «Скан-Архива»

Специалисты ГЭНДАЛЬФ помогли ООО «Хлеб Сабурово» оптимизировать документооборот, внедрив на предприятии программу «Скан-Архив». «Хлеб Сабурово» занимает лидерские позиции среди предприятий промышленного хлебопечения нашей страны. При изготовлении продукции используются как классические рецептурные технологии, так и собственные разработки. Ежедневный документооборот предприятия составляет порядка 18 тысяч бумаг. С таким количеством документов возникла потребность автоматически сохранять скан-образы, чтобы сократить трудозатраты сотрудников.

Обрабатывая такой объем бумаг вручную, бухгалтера тратили много времени. С внедрением «Скан-Архива», созданного ГЭНДАЛЬФ, увеличилась скорость обработки первичных документов – теперь специалист просто сканирует печатную версию, программа сама распознает и вносит копию в архив «1С».

Также упростилась процедура решения спорных моментов с контрагентами. При сверке данных бухгалтер может быстро найти нужный документ по реквизитам или штрих-коду в базе скан-образов. Раньше ему потребовалось бы выписать необходимые экземпляры, направиться в архив и искать его среди стопок бумаг. А если документ был не один, то поиск занимал длительный промежуток времени. На ноябрь 2023 года электронные дубликаты занимают порядка 2 терабайт данных.

Директор департамента по информационным технологиям ООО «Хлеб Сабурово» Железцов Кирилл отметил, что сотрудники предприятия ощутили все преимущества «Скан-Архив»:

Стало удобнее отслеживать первичные документы, их обработка проходит намного быстрее, - пояснил он.

Также, с его слов, было введено правило - документ не может считаться обработанным, если нет его копии в архиве «1С». Это помогло «дисциплинировать» сотрудников предприятия:

Если документ проведен в бухгалтерском учете, то у него обязательно должна быть копия в «Скан-Архиве». Сотрудник склада на заводе, который обрабатывает документы, может отметить их и направить в бухгалтерию только при наличии скана. Если вдруг у документа нет электронной копии, тогда его дубликат подписывается заново. Иной возможности провести документ у сотрудников нет, - добавил Железцов Кирилл.