Проект оптимизации Directum и переход с версии 4.7 на версию 5.0.3 в «Э.ОН Россия»

ПРОЕКТ:

Оптимизация системы DIRECTUM и переход с версии 4.7 на версию 5.0.3 в компании «Э.ОН Россия»

География проекта:

г. Москва, г. Шатура (МО), г. Шарыпово (Красноярский край), пос. Озерный (Смоленская область), г. Сургут, пос. Яйва (Пермский край).

Цели проекта:

• изменение пользовательского интерфейса веб-версии системы DIRECTUM;
• оптимизация работы маршрутов документооборота.

Особенности внедрения:

многочисленная, территориально-распределенная структура компании.

Результаты проекта:

• увеличение общей продуктивности системы;
• значительное снижение количества негативных отзывов пользователей.

Масштаб проекта:

2500 удаленных пользователей, при 400 одновременно работающих сотрудниках.

История проекта

В 2010 году в ОАО «Э.ОН Россия» была внедрена система электронного документооборота DIRECTUM на платформе 4.7. По прошествии 4 лет работы системы, пользователи стали отмечать значительное снижение быстродействия системы, жаловаться на сложность маршрутов бизнес-процессов. В связи с этим, Директором по бизнес-процессам и информационным технологиям было принято решение перейти на новую версию системы DIRECTUM и провести анализ системы на предмет возможной оптимизации бизнес-процессов.

В конце 2014 года команда консультантов и разработчиков ООО «ТАНАИС Ритейл» приняла участие в проекте обновления версии DIRECTUM до 5.0.3.

Для определения основных источников ошибок и проблем при работе с системой ДИРЕКТУМ, специалисты ОАО «Э.ОН Россия» провели централизованный опрос основных пользователей. По результатам интервьюирования было установлено, что основной проблемой, с которой сталкиваются пользователи – это быстродействие системы. Вторая проблема – отсутствие навыков у основной массы пользователей в применении стандартной функциональности системы ДИРЕКТУМ. Чекап для искусственного интеллекта: зачем и как тестировать ИИ-решения?

По итогам опроса были сформулированы цели проекта и переданы проектной команде ТАНАИС.

Содержание и рамки работ:

1. Оптимизировать следующие бизнес-процессы:

• Регистрация входящих документов и вынесение резолюций.
• Подготовка, согласование и регистрация исходящих документов.

2. Перевести на новую версию следующие структурные единицы компании:

• Исполнительный аппарат ОАО «Э.ОН Россия»
• Филиал «Сургутская ГРЭС-2» ОАО «Э.ОН Россия»
• Филиал «Шатурская ГРЭС» ОАО «Э.ОН Россия»
• Филиал «Березовская ГРЭС» ОАО «Э.ОН Россия»
• Филиал «Яйвинская ГРЭС» ОАО «Э.ОН Россия»
• Филиал «Смоленская ГРЭС» ОАО «Э.ОН Россия»
• Филиал «Э.ОН Инжиниринг» ОАО «Э.ОН Россия»

По итогам проекта

Проект позволил существенно снизить нагрузку на аппаратное обеспечение и оптимизировать логику маршрутов, за счет чего удалось разгрузить Workflow. Были также изменены общие настройки, влияющие на производительность системы, произведена оптимизация прикладной разработки, обновлен интерфейс и подготовлены новые пользовательские инструкции.

Благодаря возможностям обновленной платформы, активные пользователи предыдущей версии начали работу в DIRECTUM без предварительного обучения, поскольку система, согласно действиям пользователя, запускает обучающие видеоролики с подсказками, что значительно упрощает освоение новых функций и сокращает затраты на обучение.

Также в рамках проекта консультантами ТАНАИС были подготовлены видео инструкции, которые упростили обучение пользователей.

По итогам проекта был значительно снижен уровень негативных отзывов пользователей о медленной работе системы, увеличена общая продуктивность системы.

Развитие проекта

В январе 2015 г. компания ТАНАИС заключила с ОАО «Э.ОН Россия» соглашение о технической поддержке системы электронного документооборота DIRECTUM 5.0.3, рассчитанное на три года.

В компании «Э.ОН Россия» автоматизирован большой объем документооборота на базе DICERTUM:

• Согласование служебных записок, приказов и распоряжений.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Учет корреспонденции по инвестиционным проектам и контроль выполнения резолюций.
• Контроль исполнения решений протоколов совещаний по инвестиционным проектам.
• Учет документации по инвестиционным проектам.

Под проект была выделена команда специалистов, закрепленная персонально за заказчиком. Специалисты выполняют работы по технической поддержке и сервисному обслуживанию на всех линиях поддержки вне зависимости от количества открытых (находящихся в работе и поступивших) заявок. Проект интересен тем, что благодаря территориально-распределенной структуре компании заказчика, время оказания услуг в соответствии с учетом разницы часовых поясов филиалов заказчика – с 5:00 до 18:00 (по московскому времени).

Как рассказывает руководитель отдела разработки ПО компании ТАНАИС, Павел Киселёв, проект технической поддержки компании «Э.ОН Россия» имеет свою специфику: