CAFM: система автоматизации управления инфраструктурой недвижимости

Система CAFM помогает в использовании активов недвижимости организации, снижая расходы и получая прибыль в течение каждой фазы жизненного цикла здания. Использование системы направлено на поддержку стратегического и оперативного управления объектами: все виды деятельности, связанные с административными, техническими и инфраструктурными задачами, когда объект или здание находятся в эксплуатации.

CAFM как тип решений сложился в еще 90-е годы. Поставляют их на рынок несколько десятков производителей по всему миру. Крупнейшие компании используют эти системы для управления недвижимостью, как коммерческой, жилой, так и операционной. В последние годы в США происходит эволюция CAFM в новый класс IWMS (Integrated Workplace Management), связанная с глобализацией задач информационных систем для крупных корпоративных клиентов.

Однако для российского рынка управление недвижимостью применение CAFM все еще не является типовым. Отечественный бизнес зачастую ограничивается утилитарным использованием средств офисного ПО (например, MS Excel) и бухгалтерским ПО на базе систем 1С.

Тем не менее сегодня складываются все необходимые предпосылки для появления практики использования профессиональных систем для обеспечения основных бизнес-процессов управления недвижимостью и в России. Экономический кризис с его повышенными требованиями к контролю расходов, оптимальному использованию инфраструктуры и ресурсов, также может стать толчком для начала применения CAFM.

Как в любой другой отрасли, информационные системы наиболее эффективно используются там, где имеются значительные денежные потоки, обрабатываются большие объемы информации и есть потребность в оформлении либо поддержке бизнес-процессов.TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.6 т

Все эти признаки четко прослеживаются и в области управления недвижимостью. Достаточно сказать, что, по некоторым оценкам, 30% всех финансовых потоков в мире непосредственно связаны с именно с этим сектором рунка.

На рынке управления недвижимостью можно выделить следующих потенциальных заказчиков CAFM-систем. Во-первых, крупные предприятия, в том числе государственные их подразделения управления корпоративной (операционной) собственностью (CRES/CREM). Например, банки, страховые компании, промышленность, энергетика. Затем – владельцы, девелоперы, инвестиционные компании в области коммерческой недвижимости. Также нуждаются во внедрении такого рода систем сервисные, управляющие, FM-компании. Крупные компании с выделенными центральными подразделениями, регламентами, со стратегией на долгосрочное развитие, ориентацией на крупных клиентов. И наконец, предприятия в области ЖКХ.

Фэсилити Менеджмент (Facility Management) — это вид сервисного бизнеса, при котором компания исполнитель берет на себя все непрофильные виды деятельности клиента, не относящиеся к его основному виду деятельности. Клиент таким образом имеет возможность концентрироваться на основном бизнесе.

Системы CAFM получили наибольшее распространение в сфере управления недвижимостью. Недвижимость, как наиболее существенная часть основных фондов предприятий и организаций, а также, как объект бизнеса, например при девелопменте и аренде, является основным объектом для услуг типа Фэсилити Менеджмент и соответственно систем CAFM.

Основные функции системы CAFM:

1. Техническое обслуживание инженерных систем
2. Управление ресурсами и материально-техническое обеспечение
3. Управление площадями, помещениями, инфраструктурой
4. Управление арендой недвижимости
5. Управление документами
6. Управление договорами
7. Строительный, технический, пожарнотехнический надзор
8. Help-Desk, веб-портал, служба приёма
9. Управление проектами
10. Инвентаризация фондов, инфраструктуры

Задачи: общие и специфические

Какие же конкретные цели и задачи должны заинтересовать наших клиентов для инвестиций в CAFM? Некоторые общие цели характерны для внедрения практических всех информационных систем. Это эффективное управление информацией (здания, площади, оборудование, инфраструктура, процессы); создание бизнес-процессов (учет, эксплуатация, контроль расходов, управление рисками); повышение, контроль их качества и эффективности на всем жизненном цикле активов.

Для принятия решения об инвестициях клиенты хотят четко представлять себе и конкретные задачи для своей специфики. Надо сказать, что они существенно зависят от отношения к управляемому активу (объекту недвижимости). Например, для предприятий основной задачей является сокращение операционных расходов, для владельца коммерческой недвижимости – увеличение доходности объекта от аренды.

Основные характеристики системы CAFM

Архитектура систем такого типа, как правило, представлена двумя обязательными элементами - база данных и графическое приложение. Их взаимодействие отражает особенности функций управления инфраструктурой недвижимости. Вопросы интеграции разнотипных приложений могут быть решены двумя путями: интеграция базы данных и графического приложения или созданием решения на основе одного из компонентов, при «бесшовном» стыке с другой частью.

CAFM-системы представлены различными технологиями и источниками информации, которые могут включать в себя системы объектно-ориентированных баз данных, автоматизированного проектирования (САПР), информационные модели зданий (BIM), интерфейсы к другим системам, таким как компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием.

Большинство CAFM-систем имеют веб-интерфейс и обеспечивают набор функций, связанных с планированием и анализом данных. Данные могут быть собраны из различных источников при помощи технологических интерфейсов или процессов обмена данных с человеком.

Система управления инфраструктурой недвижимости (Facilities Management), предназначенная для того, чтобы подразделения, сотрудники организации эффективно выполняли основные бизнес-процессы, обеспечивали достижение стратегических целей организации – в общем, это и есть система CAFM.

Средства автоматизации требующие внимания

• Интерактивный доступ к базе данных. Данные системы – основа управления инфраструктурой недвижимости, обеспечение интерактивного доступа к базе данных - обязательный элемент системы.
• Интеграция данных. Здесь понимается способность системы многократно использовать данные различных форматов в различных алгоритмах, распознавание и конвертация внешних данных для использования в системе.
• Управление данными. Основной вопрос для системы после формирования начальной базы данных – обновление и поддержание актуальности информации с течением времени.
• Поддержка сети. Поскольку управление инфраструктурой недвижимости нуждается в доступе (в том числе, удаленном) к информации от различных пользователей и подразделений, сетевая работа приоритетна.
• Интерактивная графика. Визуализация выполняемых решений в графической среде – на плане участка, этажном плане.
• Встроенная визуализация. Способность осуществлять визуализацию двумерных этажных планов в трехмерном представлении.
• Интеллектуальная графика. Считается признаком систем современного поколения.
• Изготовление чертежей. Поддерживает возможности проектирования и/или создания планов этажей.
• Генерация отчетов. Наличие специализированных средств формирования отчетности является неотъемлемым качеством современной CAFM-системы.

Функционал современных систем

Управление портфелем недвижимости

• Аналитическая статистика по показателям состава и состояния недвижимости.
• Аналитическая статистика по показателям издержек и доходов.
• Аналитическая статистика по показателям использования недвижимости.
• Прогнозирование будущего состава и качества портфеля недвижимости.

Управление арендой недвижимости

• Мониторинг состава и характеристик объектов аренды.
• Бюджетное планирование арендной деятельности.
• Администрирование договоров аренды.
• Анализ издержек и эффективности арендной деятельности.

Управление эксплуатацией недвижимости

• Мониторинг состава и характеристик объектов эксплуатации.
• Мониторинг технического и эксплуатационного состояния недвижимости.
• Стратегическое планирование эксплуатации недвижимости.
• Операционное пообъектное планирование видов и работ эксплуатации недвижимости.
• Администрирование и оптимизация договорных отношений с поставщиками товаров и услуг эксплуатации, в том числе, обеспечение проведения конкурсов.
• Формирование и балансировка плановых операционных бюджетов эксплуатации, текущая корректировка бюджетов эксплуатации.
• Анализ эффективности операционного управления эксплуатацией.
• Производственное планирование эксплуатации недвижимости.
• Организация производственной деятельности на основе технологии наряд-заказов и календарного планирования, диспетчеризация плановых работ.
• Организация службы HelpDesk, администрирование заявок на неплановые работы.
• Анализ фактических ресурсов и производительности труда рабочих по эксплуатации.
• Планирование и анализ эффективности программ ресурсосбережения.
• Анализ эффективности работ по эксплуатации недвижимости.
• Анализ характеристик отказов и показателей надежности работы конструктивных элементов и инженерного оборудования.

Управление использованием недвижимости

• Мониторинг видов и типов использования объектов недвижимости, в том числе собственными подразделениями.
• Стратегическое планирование и оптимизация характеристик использования недвижимости подразделениями на основе норм размещения.
• Планирование размещения персонала и рабочих мест.
• Администрирование использования рабочих мест, в том числе по рабочему времени.
• Администрирование бронирования помещений и рабочих мест общего пользования.
• Администрирование распределения издержек эксплуатации в соответствии со структурой использования.
• Анализ эффективности использования недвижимости, в том числе, арендуемой.

Управление переездами

• Планирование будущего использования недвижимости на основе норм размещения.
• Планирование размещения рабочих мест.
• Планирование комплектации помещений и рабочих мест мебелью, оборудованием и прочими активами.
• Администрирование процесса переезда, формирование маршрутных листов для мебели, оборудования и прочих активов на основе современных технологий идентификации (штрих-кодирование, RFID).

Управление активами

• Мониторинг размещения мебели, оборудования и прочих активов (офисной техники, бытовых приборов и т.д.).
• Первичная и текущие инвентаризации мебели, оборудования и прочих активов, в том числе, на местах размещения.
• Администрирование перемещений мебели, оборудования и прочих активов.
• Мониторинг состава, характеристик и размещения телекоммуникационных активов (ТВ, Internet, телефония).
• Администрирование обслуживания, доходов и издержек телекоммуникационных активов.
• Мониторинг состава, характеристик и состояния транспорта и спецтехники.
• Операционное планирование эксплуатации транспорта и спецтехники.
• Производственное планирование эксплуатации транспорта и спецтехники, диспетчеризация и календарные графики загрузки.

Управление сервисным обслуживанием

• Организация службы ServiceDesk, как единой точки приема заявок на сервисное обслуживание, работающей в режиме 24х7.
• Администрирование формирования, регистрации и маршрутизации заявок на технические инциденты, услуги и резервирование/бронирование недвижимости, активов, транспорта и спецтехники.
• Организация диспетчерской службы для управления потоками заявок.
• Управление работами и услугами по заявкам на основе технологии сервисных наряд-заказов.
• Организация выполнения заявок на сервисное обслуживание на основе календарного планирования ресурсов и рабочей силы.
• Анализ качества предоставления работ и услуг по заявкам на сервисное обслуживание.

Цели и эффективность внедрения CAFM-систем

Цели и эффективность внедрения могут подразделяться на несколько основных направлений. Первое направление: достижение функциональных целей, как использование систем для получения более прозрачной информации, улучшения эффективности и качества процесса планирования.

Второе направление: преследование экономических целей, вроде снижения издержек, в том числе в результате экономии (при грамотной эксплуатации), или повышение рыночной стоимости материальных активов.

Третье: соответствие нормативно-законодательным актам, как например, в области охраны окружающей среды, охраны труда и т.д.

CAFM в России

Некоторые аналитики считают 2010 год - годом начала системного интереса крупных отечественных предприятий и организаций к вопросам эффективности управления корпоративной недвижимостью, в том числе, и к современному программному обеспечению категории CAFM.

Новизна предмета использования и отсутствие практики у российских специалистов дает повод для изучения опыта тех, кто уже более двух десятков лет развивает эту отрасль, анализирует успехи и неудачи, совершенствует эффективность CAFM-инструментария. И было бы серьезной ошибкой - копировать зарубежный опыт без профессионального анализа и адаптации этого опыта к условиям российской экономики.

Кто платит?

Для объектов недвижимости характерной является ситуация с одновременным использованием систем CAFM как минимум двумя сторонами: клиентом (девелопер, владелец) и сервисной, FM-компанией, внутренним подразделением корпоративной организации.

Для решения вопроса о том, кому необходимо инвестировать (компании, внутренние подразделения), необходимо четко представлять актуальные задачи сторон на конкретном объекте, предприятии.

Важно, что каждая из сторон может использовать свои специфические модули системы на основе единой информационной базы данных. Например, клиент использует модуль управления арендой, а сервисная компания – модуль технического обслуживания. В этом случае можно рекомендовать распределение инвестиций в ИТ между сторонами в соответствии с объемом функциональных задач.

Для российского рынка характерной ситуацией может быть вариант использования ИТ как конкурентного преимущества для сервисной, FM-компании при участии в тендере на объект недвижимости. CAFM-система при этом рассматривается как внутренний производственный инструмент компании для создания более качественного сервиса управления для клиента.

Одним из наиболее привлекательных вариантов на российском рынке может быть решения этого вопроса на этапе тендера на управление объектом недвижимости. Например, владелец недвижимости как организатор тендера может включить требование об использовании CAFM-системы со стороны сервисной компании. При этом она не должна включать все затраты на CAFM в состав предложения.

Также возможна ситуация, когда крупный владелец недвижимости, клиент, самостоятельно инвестирует в CAFM-систему и далее вынуждает сервисную, FM-компанию работать с данным продуктом на своем объекте. При этом часть затрат, например, на обучение персонала, сбор данных может быть распределена между сторонами.

Необходимо учитывать и временные перспективы использования CAFM на отдельных объектах. При этом для российской специфики собственник может иметь менее краткосрочную историю работы с объектом, чем сервисная, управляющая компания. Этот фактор также необходимо учитывать при инвестировании, с учетом дальнейшей окупаемости, амортизации системы.

Резюмируя тему "Кто платит", можно рекомендовать любые удобные схемы с учетом конкретных задач сторон на конкретном объекте. В любом случае, эффект от внедрения CAFM-систем может быть выгоден для каждой из сторон с точки зрения как качества услуг, так и окупаемости инвестиций.

Для российского рынка особо можно отметить эффект на этапе смены собственника недвижимости. Наличие информационной базы данных по активу, истории его эксплуатации, соответствующих документов может существенно повысить привлекательность объекта при продаже.

Как выбирать, как реализовывать

Говоря об инвестициях нельзя не остановиться о стоимости CAFM систем. Для российского рынка задач по выбору CAFM-систему можно характеризовать следующими внешними условиями: минимальное количество профессиональных CAFM-систем; возможные варианты с использованием решений на базе 1С; возможные варианты с использованием продуктов со смежным функционалом типа EAM, ТОиР (CMMS).

В последние годы на отечественном рынке появились профессиональные CAFM-системы как западных, так и российских поставщиков. Однако эти продукты единичны. Основная сложность – это отсутствие полной информации у конечных клиентов об этих системах. Однако в ближайшие годы можно ожидать появления ряда качественных систем от международных вендоров с многолетним опытом разработки и внедрений подобных решений.

На базе 1С имеются несколько решений, которые могут реализовывать только небольшую часть задач профессиональных CAFM-систем. Как правило, такие продукты выполняют минимально необходимые задачи. Их преимуществом является интеграция с бухгалтерскими системами, информационное обеспечение продукта и наличие большого количества исполнителей, готовых реализовывать эти задачи. С точки зрения стоимости, не следует принимать в расчет низкую базовую стоимость лицензий. Здесь необходимо оценивать полную стоимость проекта, включая затраты на доработку, обслуживание продукта, которые могут составить значительную часть от общих инвестиций.

Ввиду отсутствия большого количества вариантов часть заказчиков уже пробовали использовать профессиональные системы других типов (EAM, CMMS) для решения задач CAFM.

Однако эти проекты не имели успеха в виду необходимости существенной доработки, конфигурирования этих систем для решения специфических задач в области управления недвижимостью. Например, в этих системах полностью отсутствуют модули управления арендой, площадями, уборочным сервисом. Также пользователи сталкивались с существенной сложностью программных продуктов для решения относительно простых типовых задач, в частности, для организации планового технического обслуживания.

Например, EAM-системы применяются для крупных промышленных предприятий с функциями финансового блока, управления персоналом. Также в EAM включаются продвинутые модули планирование технического обслуживания на основе анализа многих параметров состояния оборудования и инфраструктуры. С большим трудом, но эти функции можно рекомендовать для отрасли управления недвижимостью. При этом поддержка данных сервисов и дополнительных модулей существенно увеличивает стоимость EAM по сравнению с системами CAFM.

Если говорить о ERP, то тут имеются системы, поддерживающие ряд специфических функций для FM. Например, в SAP имеется модуль ММ для организации эксплуатации и обслуживания основных средств. Однако эти модули, не характерные для основных задач ERP в части глобального управления предприятием, существенно ограничены по функционалу и реализуют только минимально необходимые сервисы. Существенным минусом является общий интерфейс ERP, достаточно сложный для обычного пользователя, а также вопросы безопасности. Представить, что технический персонал службы эксплуатации сможет работать в общей ERP предприятия, и тем более – другого юридического лица, очень сложно.

Кроме этого, ни в EAM, ни в ERP не предусмотрено развитых модулей, специфичных для facility management, управления недвижимостью. Например, функции управления площадями, уборочным сервисом и т.д.

Кратко об истории возникновения

Системы CAFM начали развиваться в конце 1980-х, используя компьютерную технику для автоматизации сбора и хранение информации об эксплуатируемых помещениях. Широко используемые информационные технологии, в конце концов, пришли в сферу строительства и управления недвижимостью.

В США впервые были разработан методологии и начато развитие CAFM-систем в отрасли.

Использованные материалы

CAFM-системы: ожидания спроса и прогнозы предложения

Computer Aided Facilities Management (CAFM)

Автор

Ильин Виктор, эксперт в области информационных технологий для управления недвижимости, автоматизации зданий http://www.nethaus.ru

См. также

• EAM — система управления основными фондами предприятия
• CMMS — система управления техническим обслуживанием
• ERP-системы — системы для планирования ресурсов предприятия
• MRO-системы — системы управления ТОиР и модернизацией транспортных средств и вооружения

Ссылки

• Системы управления недвижимостью: как выбрать, кому платить
• http://www.automatedbuildings.ru - Портал по автоматизированным системам управления зданиями и CAFM
• Facility Management в en.wikipedia.org
• cafm.ru - Обзор производителей корпоративных информационных систем для комплексного обслуживания и предоставления сервисов для управления основными фондами организаций по состоянию на февраль 2007 года