Microsoft Office SharePoint Server 2010

Одним из компонентов платформы Microsoft SharePoint является компонент рабочих процессов, в оригинальной версии более известный как workfrlow. В локализованной версии платформы его принято переводить как "рабочие процессы", однако, на наш взгляд, более точным переводом является "документооборот".

Workflow - одно из наиболее распространенных готовых решений SharePoint, так как основной задачей корпоративного портала является организация полноценной системы документооборота.

Предприятия малого и среднего бизнеса, на наш взгляд, испытывают наибольшую потребность в разработке Workflow. Система документооборота в каждой компании организована по-своему, в соответствии с особенностями бизнес-процессов той или иной компании. В то время, как большинство организаций смогут внедрить стандартные компоненты портала SharePoint вроде календарей, списков задач и т.д. своими силами, для организации системы документооборота, скорее всего, нудно будет пригласить внешнего разработчика либо консалтинговую компанию.

Какие вопросы поможет решить электронный документооборот?

Итак, несколько стандартных вариантов применения документооборота SharePoint.

• Согласование документа между сотрудником и руководством или коллегами с помощью его загрузки в библиотеку документов. Адресаты могут одобрить или отклонить документ, а также написать комментарии. Такой бизнес-процесс осуществляется путем автоматического создания задач для определенных пользователей (рис. 1).
• В библиотеке документов сразу несколько сотрудников хранят однотипные файлы, а также через библиотеку передают их руководству и/или бухгалтерии. В данном случае необходимо настроить права доступа к файлам, например, так, чтобы сотрудники имели доступ только к собственным документам или к документам своего отдела, в то время, как руководство имело возможность просматривать документы всей библиотеки.
• Автоматизация e-mail-рассылки. Например, организация ежедневной рассылки писем со списком задач для каждого сотрудника.

Как создаются Workflow?

В отличие от многих других возможностей SharePoint, документооборот не настраивается непосредственно в браузере. В нем разрешается только выбирать уже настроенные рабочие процессы. Кстати сказать, в пакет SharePoint Foundation встроен только один "трехэтапный" рабочий процесс, и то, скорее в качестве примера.

Для программирования документооборота существует два основных средства разработки:

• Visual Studio – специализированный продукт для разработки, в том числе, и веб-приложений SharePoint;
• SharePoint Designer - программа для веб-дизайна, позволяющая настраивать портал SharePoint без редактирования кода. В редактор (рис. 2) встроено специальное средство редактирования рабочих процессов, предназначенное для разработки документооборота визуальными методами.

Но за счет более простой разработки заметно ограничена функциональность SharePoint Designer: редактор позволит реализовать только определенные задачи документооборота. Зато рабочие процессы, настроенные внешним разработчиком, будут настолько понятны заказчику, что тот, при необходимости, сможет сам внести в него небольшую правку: например, изменить учетные записи пользователей. Этому способствует тесная интеграция с Visio, в котором также можно редактировать рабочие процессы, экспортируя их потом обратно в SharePoint Designer..Чекап для искусственного интеллекта: зачем и как тестировать ИИ-решения?

В заключение отметим, что в SharePoint 2010 производить настройку документооборота намного удобнее, чем в предыдущей версии SharePoint 2007. В частности, в SharePoint Designer 2010 возможность публикации рабочего процесса на сайте без привязки к определенному списку.