Comm.Fleet

Система Comm.Fleet является комплексным решением для административного управления любым транспортным хозяйством и благодаря своей многофункциональности и гибкости позволяет эффективно использовать ресурсы предприятия и добиваться прозрачности процессов, что, в конечном итоге, выражается в снижении расходов на содержание автопарка.

Приложение Comm.Fleet не предназначено для оптимизации маршрутов и пробегов единиц парка между географическими объектами. Его основные задачи:

• вести учет любых затрат, связанных с использованием транспорта;
• с помощью специального встроенного модуля оперативно информировать пользователя о необходимых действиях, которые нужно предпринять по отношению к той или иной единице парка (плановое ТО, продление страхового полиса и т.п.) или сотруднику (прохождение медицинской комиссии, продление водительских прав и т.д.);
• быстро и наглядно формировать аналитические отчеты по любым видам затрат и за любой отчетный период, создавать собственные поля для хранения данных и строить по ним отчеты;
• разрабатывать любые печатные формы (путевые листы, доверенности, справки).

Объекты, собственно транспортные средства (Objects)

• Единицы автопарка — это Объекты CF. Существует огромный набор полей для хранения всевозможных характеристик ТС. Для того, чтобы назначить спецификацию для ряда однотипных ТС (набор основных параметров, таких как тип ТС и марка, тип и объем двигателя, наличие кондиционера и АКПП, вид топлива, тип кузова и пр.), до- статочно один раз создать такую спецификацию, указав все эти параметры, а потом назначать её для всех однотипных ТС.
• Все Объекты имеют обязательную ссылку на Делового партнера (ДП, см. ниже). Это может быть структурное под- разделение компании, сторонняя организация или конкретный сотрудник. Кроме этого существует возможность назначить для ТС Водителя, который, также являясь ДП, в свою очередь может быть привязан в транзакции «Водитель» к другому Деловому партнеру (сотруднику или подразделению). Такой набор функциональных связок между ТС и ДП обеспечивает максимальную гибкость и может отвечать любым требованиям и бизнес-процессам заказчика.
• В модуле Объекты существует удобный переход одним нажатием на связанные с данным ТС данные: полисы, пробеги, ДТП и др.

Деловые партнеры (Business Partners)

• Любые структурные подразделения предприятия, сотрудники, страховые либо топливные компании и другие контрагенты учитываются в системе как Деловые партнеры. Между ними может быть по желанию выстроена иерархическая зависимость (подчиненность), что позволяет хранить в CF структуру предприятия и использовать это для построения отчетов по любому уровню вложенности (например, затраты на транспорт, относящий- ся к такому-то департаменту или отделу, с учетом всех нижестоящих структурных подразделений).
• ДП группируются в Клиентов (Clients), обязательное поле в ДП, что обеспечивает возможность разделить автопарк и ДП по филиалам или региональным подразделениям компании с разграничением доступа конечных пользователей к тем или иным Объектам, ДП, страховым полисам и другим документам.
• На уровне Клиента также удобно хранить «позицию финансового менеджмента» (ПФМ). Это бухгалтерский тер- мин, например, Транспортные службы различных региональных подразделений могут иметь свою ПФМ. Таким образом, учитывается, по какой подотчетной структурной единице произошел тот или иной расход. При этом при смене Клиента в ДП расходы, ложащиеся на ТС, привязанное к данному ДП, автоматически начинают учитываться по новому ПФМ.

Автопарки (Fleets)

• Очень часто бизнес-процессы пред- приятия предполагают возможность одновременного наличия прав на управление одним и тем же ТС разными сотрудниками (водителями) и наоборот — один сотрудник может иметь право управлять группой ТС. Таким образом, необходимо печатать для сотрудника доверенность на управление группой ТС. С этой целью используется модуль Автопарки, позволяющий создать структуру Парк и объединить в ней любые ТС.
• Кроме этого, Парки могут быть использованы в модуле Аналитика для быстрого объединения в отчет любой группы ТС.

Дерево расходов (Cost Tree)

• Все Виды расходов (Cost Types) выстраиваются в CF в «Дерево расходов» — иерархическую структуру. Напри- мер, Ремонт и обслуживание — Слесарный ремонт — За- мена ремня ГРМ. Таким образом, Дерево представляет собой набор выше— и нижестоящих Видов расходов, позволяющий удобно совершать поиск при ручном создании Счета.
• На уровне Вида расхода удобно хранить информацию о номерах расходных и приходных ФС («функциональных сфер» в терминах бухгалтерского учета) или «расходных и приходных статей». Кроме этого, на данном уровне возможно хранить исключения (альтернативные ФС) в зависимости от того или иного Клиента. Такая гиб- кость весьма полезна при формировании оперативных отчетов.

Счета (Invoices)

• Существует возможность разделять Счета по приходным и расходным, по различным типам (авансовые, наличные расходы, безналичные платежи и т.п.).
• Счет может быть привязан к одному или нескольким Объектам (Квитанциям), а на уровне каждого из них — к тем или иным Видам расхода, формируя при этом Позиции счета. При этом в Позициях могут учитываться стоимость, единица измерения, количество, цена нетто, налоговая ставка, ценна брутто. Пересчет нетто-брутто возможен в любую сторону.

Напоминания (Tasks and Due Dates)

• Полезный и удобный инструмент, призванный напомнить о наступлении определенного события. Это могут быть как напоминания о не- обходимых действиях конкретным пользователям CF (транзакция Действия ДП), так и отслеживание сроков (транзакция Сроки) по обслуживанию определенных ТС (плановое ТО, например). При этом учет последних возможен с отслеживанием и пробе- га, и календарной даты. Представляет возможность настройки опции автоматической проводки Срока при закрытии Счета по определенному Виду расхода (например, плановое ТО). При этом автоматически создается новый Срок с таким же следующим пробегом или через такой же интервал времени.

Импорт и экспорт данных и интеграция с системами спутникового слежения Приложение содержит функционал, позволяющий на- страивать разовый и периодический (в т.ч. автоматический) импорт и экспорт данных:

• мастер данных (Объекты, ДП, Страховые полисы, Топливные карты, Документы водителей, показания одометров ТС и пр.);
• счета и данные о расходе топлива;
• информация о пробегах из систем GPS/Глонасс. Обмен данными осуществляется посредством настройки файлообмена в форматах .csv или .xml.

Встроенный модуль Аналитика. Взаимодействие с генератором Crystal Reports

• Пользователю дается возможность собирать отчетность в разрезе Объектов и Автопарков по любым выбираемым Видам расходов. Настраиваемый вид окна поиска дает большие возможности по настройке выборки. При владении навыками работы с генератором отчетов Crystal Reports возможно создание и размещение в любых мо- дулях приложения требуемых оперативных отчетов и печатных форм. При этом при взаимодействии с системами слежения и настройке импорта счетов от топливных компаний по номерам топливных карт становится возможной автоматическая печать «задним числом» Путевых листов, в которые тянется информация об ежедневных пробегах и заправках. Водителю до- статочно раз в месяц подписать такой документ вместо того, чтобы заполнять его ежедневно в ручном режиме.

Удобный и эргономичный интерфейс

• Широкие возможности настройки на- бора полей, их расположения, преднастроенных параметров поиска (фильтров) на уровне пользователя во всех модулях приложения делает работу с БД простой, приятной и быстрой.
• Существует функционал настройки шаблонов и групп доступа к различным модулям и программным полям приложения на уровне пользователя. В сочетании с возможностью настройки Ролей для пользователей («администратор», «обычный пользователь», «только отчеты»), это дает возможность выполнить практически любое требование по разграничению прав на чтение, создание и редактирование записей, ограничению рамок работы только с Объектами, ДП и документами данного Клиента или группы Клиентов.

Другие возможности:

• Учет остатков на собственном складе.
• Работа со страховыми полисами.
• Учет выдачи и сроков действия топливных карт.
• Регистрация и отслеживание ДТП.
• Выгрузка данных из интерфейса приложения в фор- мате .xls.
• Хранение архивов файлов (сканы документов, фотографии и т.п.).