КС-Консалтинг: Модуль автоматизированной подготовки и отправки уведомлений заявителю

Модуль автоматизированной подготовки и отправки уведомлений заявителю – дополнительный компонент для системы электронного документооборота «Дело». Модуль предназначен для упрощения процедуры уведомления граждан, подавших заявление в органы государственной власти.

2019: Основные функции. Порядок работы

Основные функции

По состоянию на февраль 2019 года модуль представляет собой набор из нескольких процессов, встраиваемых и тонко настраиваемых в СЭД «Дело».

Среди основных функций модуля:

• Автоматическое создание письма-уведомления на основе данных РК (регистрационной карточки) обращения гражданина и резолюций.
• Автоматическая регистрация сгенерированного письма-уведомления в СЭД «Дело».
• В случае если обращение гражданина поступило в электронном виде — автоматическая отправка на e-mail заявителя письма-уведомления в формате PDF с внедрением «визуализации электронной подписи».

Как это работает

Работа с обращениями граждан в СЭД «Дело» с использованием модуля выглядит следующим образом:

Схема работы модуля, февраль 2019

• После того как обращение гражданина зарегистрировано в СЭД ДЕЛО, и по нему вынесены резолюции о направлении на рассмотрение, в интерфейсе регистрационной карточки (РК) обращения пользователь запускает процесс «Формирование уведомления».
• По шаблону, на основании РК обращения создается файл письма-уведомления, которое автоматически регистрируется в СЭД «Дело». В случае необходимости на данном этапе сформированный документ может быть откорректирован или дополнен в текстовом редакторе.
• При необходимости отправки уведомления на бумажном носителе документ может быть стандартно распечатан, подписан и направлен заявителю Почтой России. Если же обращение поступило по электронным каналам, и имеется возможность направить уведомление в электронном виде — файл уведомления подписывается электронной подписью (ЭП) стандартными средствами СЭД «Дело». Оригинал уведомления с ЭП хранится в СЭД.
• После подписания файла электронной подписью необходимо запустить процесс фоновой отправки уведомления на e-mail гражданина. В случае успешной проверки ЭП файла, уведомление преобразуется в формат PDF, дополняется «визуализацией ЭП» и отправляется гражданину по электронной почте.

В результате успешной отправки в РК уведомления автоматически делается соответствующая отметка.

2017: Разработка. Назначение

Поток обращений граждан в государственные и муниципальные органы власти стабильно нарастает. С увеличением объема заявлений, в свою очередь увеличивается и нагрузка на специалистов, ответственных за уведомление граждан о ходе рассмотрения обращений - отправка уведомлений каждому заявителю «вручную» отнимает огромное количество времени. Специально для оптимизации процесса уведомления граждан, компанией КС-Консалтинг в 2017 году был разработан модуль автоматизированной подготовки и отправки уведомлений, который позволяет в автоматизированном режиме создавать и отправлять уведомления заявителям.