Автоматизированная система планирования инвестиционных проектов

Автоматизированная система планирования инвестиционных проектов создана для Департамента Корпоративных Финансов и Инвестиций МТС в целях инициации, разработки, согласования и мониторинга инвестиционных проектов. Система охватывает более 1500 пользователей в более чем 100 регионах присутствия компании на территории РФ, Белоруссии, Украины и Узбекистана.

Цели создания

Цель создания и внедрения системы - предоставление в структурированной форме полной информации по денежным потокам инвестиционных проектов для принятия управленческих решений относительно их экономической целесообразности, формирования планов их финансирования, разработки планов закупок и бюджетов компании.

Система автоматизирует как регламентные процессы - инициирование и мониторинг инвестиционных проектов, формирование и бюджетирование инвестиционного портфеля, так и технологические процессы сбора, анализа, консолидации и обмена данными на разных уровнях.

Автоматизируемые регламентные процессы:

• Инициирование, разработка, согласование и мониторинг инвестиционных проектов в компании;
• Формирование инвестиционного портфеля компании;
• Интеграции инвестиционного портфеля в бюджет компании (с использованием общих форм и сроков обмена данными).

Автоматизируемые технологические процессы:

• Сбор и рассылка во множественных направлениях информации, предусматривая одновременный ввод данных на разных уровнях (Регион, Макрорегион, Корпоративный центр);
• Обработка и авторизация информации, предусматривающая одновременную работу над инвестиционным проектом на разных уровнях (Регион, Макрорегион, Корпоративный центр);
• Консолидация информации на уровнях Региона, Макрорегиона, Корпоративного центра;
• Хранение (архивирование связанных данных в отдельных массивах) и своевременное обновление информации;
• Представление и обмен данными между подразделениями-участниками процесса инвестиционного планирования, осуществление контроля в установленные сроки и в необходимом формате.

Функциональность решения

Системы автоматизирует процессы планирования и анализа инвестиционных вложений компании МТС и формирования на основе поступающей информации отчетов об инвестиционных проектах (ИП) компании. Основными функциями системы являются:

• Инициация ИП;
• Согласование ИП;
• Формирование инвестиционного портфеля на основе консолидации всех разработанных ИП в единый инвестиционный пул Макрорегиона;
• Разбиение инвестиционного портфеля Макрорегиона и Корпоративного центра по функциональной ответственности;
• Формирование отчетов ( выборка/отчет по ИП по любому из параметров, отчет по капитальным вложениям, план закупок).

Основным инструментом формирования плана инвестиций компании является заполнение авторизованными сотрудниками подразделений компании специальной инвестиционной формы – паспорта проекта, который содержит следующую информацию:

• Справочную информацию об объекте инвестирования;
• План затрат по данному проекту с ежемесячной, постатейной разбивкой;
• Данные об инициаторе проекта;
• Список лиц ответственных за редактирование и согласование проекта со статусом исполнения;
• Список лиц ответственных за согласование проекта со статусом исполнения;
• Историю внесения изменений в проект.

Паспорта проектов могут быть как региональными (включать затраты выбранного региона), так и макрорегиональными (включать затраты нескольких регионов входящих в этот проект). Каждый паспорт проекта проходит цикл редактирования и последующего согласования в компании на основании утвержденной матрицы редактирования и согласования для регионов, МР, КЦ, с учетом функциональной структуры компании.TAdviser выпустил новую Карту «Цифровизация ритейла»: 280 разработчиков и поставщиков услуг 14.5 т

На основании согласованных проектов по каждому региону, МР, КЦ формируются инвестиционные портфели (ИП), обеспечивая консолидацию информации на уровне региона, МР, КЦ. Инвестиционные проекты также проходят циклы редактирования и согласования на основе соответствующих матриц редактирования и согласования. После согласования инвестиционных портфелей обеспечивается консолидация информации по всей компании на уровне корпоративного центра. Сформированный таким образом Инвестиционный портфель Компании отправляется на согласование на собрании акционеров. Результатом согласования ИП является утвержденный план финансирования инвестиционных проектов компании.

Структура данных системы

Структура данных системы поддерживает распределенную региональную структуру компании и иерархическую функциональную структуру компании.

Поддержка распределенной региональной структуры:

• Регион - первая ступень оргструктуры компании, может состоять из нескольких юридических лиц;
• Макрорегион (МР) - cодержит несколько регионов и может являться самостоятельным подразделением компании;
• Корпоративный центр (КЦ) - включает все макрорегионы и регионы, может являться самостоятельным подразделением компании.

Поддержка иерархической функциональной структуры компании:

• Отдел - минимальная единица функциональный структуры;
• Департамент - может содержать несколько отделов;
• Блок - может содержать несколько отделов и/или несколько блоков.

Система обеспечивает следующие возможности разграничения доступа к данным и контроля внесения изменений:

• Однозначное определение прав по инициации, разработке, согласованию и визированию ИП в функционально-ответственных подразделениях согласно классификатору; разграничение прав доступа к базе данных в зависимости от уровня субординации, функциональной вертикали и роли пользователя;
• Журналирование и документирование истории внесения изменений (фиксирование даты, времени и действий (внесенных данных) конкретного пользователя); контроль времени выполнения заданий и количества итераций (например, при доработке), ответственных лиц.

Особенности реализации

• Поддержка распределенной региональной структуры компании и иерархической функциональной структуры компании;
• Возможности анализа и мониторига финансовых данных в любых разрезах: по статьям управленчесуого и финансового учета, попроектно, по региональным и организационным подразделениям компании;
• Встроенные, настраиваемые процедуры согласования заявок на финансирование, предусмотрено согласование и визирование инвестиционных проектов с приложениями в электронном виде;
• Отсутствие ограничений на число пользователей, единовременно работающих с сиетемой.

Результаты внедрения

Система позволила ускорить процесс согласования инвестиционных проектов, консолидации информации и оптимизировать время анализа инвестиционных проектов. Система является аналитическим инструментом сотрудников регионов, макрорегионов и корпоративнного центра для работы с инвестиционными проектами в рамках новой системы инвестиционного планирования и контроля компании.