"Алтайский государственный университет" масштабирует систему электронного документооборота на СЭД «Дело»

2017: Масштабирование СЭД

28 сентября 2017 года компания "Корпоративные Системы – Консалтинг (КС-Консалтинг)" сообщила о продолжении внедрения системы электронного документооборота на СЭД «Дело» в Алтайском Государственном Университете (АГУ).

Еще на старте проекта в качестве одной из важных задач был обозначен переход на электронный документооборот в тех управленческих процессах, где возможен обмен документами без участия бумажных экземпляров. Постепенно осваивая функционал системы и адаптируя ее под вновь возникающие потребности, специалисты АлтГУ за два прошедших года смогли в полной мере оценить качество и надежность этого решения. Все базовые документально ориентированные процессы (кроме задач HR-подразделения) были реализованы в СЭД, а по ряду документов был осуществлен переход на обмен между подразделениями исключительно в электронном виде.

Направление эволюции системы управления вуза потребовало перевода документационного обеспечения на уровень, предусматривающий расширение круга включенных в СЭД-процессы должностных лиц. В 2017 году участниками электронного документооборота стали деканы факультетов, для которых были дополнительно приобретены лицензии на рабочие места «Дело-Web» (эта подсистема сохраняет всю функциональность «толстого клиента», но работает с базой СЭД через стандартные браузеры). Веб-интерфейс для данной категории пользователей подошел наилучшим образом – разработчики сделали его максимально дружественным и доступным для быстрого освоения любым человеком, имеющим опыт использования интернета.

Всего по итогам проекта в СЭД «Дело» АлтГУ более 100 пользователей, к ней подключены все подразделения. В системе организован учет внутренних документов (приказы, положения и т.д.), входящей корреспонденции (в том числе писем из Минобразования и из других органов власти), обращений граждан, исходящих документов. Создаются поручения, автоматизирован контроль исполнения, осуществляется рассылка регистрационных карточек и документов, обращающихся в электронной форме, всем заинтересованным лицам. Система «Дело» стала необходимым элементом ИТ-инфраструктуры вуза и ежедневно используется в управленческих процессах.

2015: Внедрение систем «Дело» и «Дело-Web»

Автоматизация делопроизводственных процессов, применение информационных технологий с целью перехода на безбумажный (электронный) документооборот уже несколько лет является одним из приоритетов в развитии системы управления вуза. Выбранная в качестве инструмента автоматизации система электронного документооборота (далее СЭД) «ДЕЛО» заменила ранее внедренный продукт другого производителя. Потребность в замене СЭД возникла, когда стало очевидно, что высокая цена программного обеспечения и его функциональная ограниченность ставят под сомнение возможность реализации планов развития ИТ-структуры университета. В результате, руководством управления документационного обеспечения вуза было принято решение перейти на СЭД «ДЕЛО», отвечающую всем актуальным для университета требованиям.

Система «ДЕЛО» – это комплексное решение, разработанное компанией ЭОС, предназначенное для автоматизации делопроизводственных процессов организаций различного масштаба и сфер деятельности. Сегодня «ДЕЛО» занимает лидирующие позиции на российском рынке СЭД/ЕСМ-систем. Продукт зарекомендовал себя как самая надежная и проверенная СЭД. Более 300 учебных заведений России и стран ближнего зарубежья используют СЭД «ДЕЛО» как в учебном процессе, так и для управленческих нужд. Разработчик продукта предоставляет вузам льготные условия на приобретение СЭД «ДЕЛО» для автоматизации внутреннего документооборота: так, Алтайский государственный университет закупил свыше 80 автоматизированных рабочих мест системы по специальной цене, со скидкой 50% (академическая лицензия).

Проект внедрения системы «ДЕЛО» в Алтайском госуниверситете стартовал в конце 2014 года и завершился в 2015 году. Поставку программного обеспечения, предоставление технической поддержки и обучение пользователей осуществляла компания «КС-Консалтинг» – партнер ЭОС в Сибири. Внедрение и настройка СЭД проводились силами специалистов управления документационного обеспечения и управления информатизации АГУ. В общей сложности было внедрено 82 автоматизированных рабочих мест пользователей, из них 12 рабочих мест системы ДЕЛО, и 70 подсистемы «ДЕЛО-WEB» (предоставляет пользователям возможность работать в системе удаленно).

Система полностью внедрена и активно эксплуатируется. Пользователями СЭД «ДЕЛО» стали сотрудники управления документационного обеспечения, а также все специалисты, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях (деканатах факультетов, филиалах, приемных проректоров и др.). На первом этапе в системе организован учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, создаются и выдаются поручения, автоматизирован контроль исполнения документов, осуществляется пересылка регистрационных карточек (РК) всем заинтересованным лицам и др. В дальнейших планах – переход на электронный документооборот и рассмотрение возможности обмена электронными документами с государственными учреждениями Алтайского края.