В Банке ВТБ запущено решение для автоматизированной обработки, ввода и регистрации в СДО Требований и Поручений налоговых органов

2020

Запуск решения для автоматизированной обработки, ввода и регистрации в СДО Требований и Поручений налоговых органов

В Банке ВТБ разработано и запущено в промышленную эксплуатацию бизнес решение для автоматизированной обработки, ввода и регистрации в Системе документационного обеспечения (СДО) Требований и Поручений налоговых органов, поступающих в Банк от налоговых органов в неформализованном виде. Об этом 24 июля 2020 года сообщила компания InterTrust .

Система документационного обеспечения Банка ВТБ разработана Компанией InterTrust на базе Корпоративной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia.

До внедрения автоматизированного решения, полученные по электронным каналам файлы Требований и Поручений печатались, раскладывались по парам (Поручения являются приложениями к Требованиям), регистрировались в СДО, сканировались, и в виде скан-образов размещались в регистрационных карточках системы.

Только на распечатку и ручной подбор пар работники тратили больше половины рабочего дня, поэтому на исполнение документы, поступившие утром, попадали только к концу рабочего дня.

Кроме того, распечатка документов вручную требовала дополнительной ручной сверки количества полученных и распечатанных документов.

Для автоматизации данного процесса было разработано приложение на базе программного комплекса ABBYY FlexiCapture и «СДО-Интегратор» с использованием прикладного программного интерфейса (CMJ-REST API), поддерживаемого всеми модулями СДО.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Разработанное приложение позволило отказаться от печати получаемых по электронным каналам связи документов налоговых органов, направляемых в Банк в неформализованном виде; автоматизировать процесс подбора Требований и Поручений, заполнения атрибутов регистрационной карточки, регистрации и проставления регистрационного штампа на документах.

Внедрение автоматизированного решениея позволило Банку экономить свыше 4 тонн бумаги в ежегодно, а также сократить в несколько раз время передачи документов на исполнение.

Внедрение технологии безбумажной подготовки документов для заседаний коллегиальных органов

1 июня 2020 года стало известно, что банк ВТБ завершил еще один этап перехода к полностью безбумажному управленческому документообороту – внедрил в системе документационного обеспечения (СДО) банка обновленный модуль «СДО-Заседания». Данный модуль предполагает возможность подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов банка: комитетов, комиссий, советов и др., полностью в цифровом формате.

В частности, автоматизированы:

• предварительная подготовка документов с информирование секретаря о готовности материалов и возвращением их при необходимости на доработку;
• согласование создаваемых на различных этапах бизнес-процесса документов;
• голосование по включенным в повестку вопросам и заверение бюллетеней электронной подписью;
• оформление протокола заседания в электронном виде с проставлением электронных подписей председателя и секретаря коллегиального органа;
• создание поручений по протоколу и выпискам из него;
• контроль исполнения принятых на заседании коллегиального органа решений.

В период пандемии коронавируса и перехода на удаленную работу банкам особенно важно иметь возможность обсуждения вопросов и принятия решений в онлайн-формате. Модуль позволяет без снижения эффективности из-за удаленной работы готовиться к заседаниям, фиксировать принятые на них решения и обеспечивать контроль за их реализацией.

Внедрение данной системы является частью реализации стратегии ВТБ, которая, в частности, предполагает переход к 100% цифровому внутреннему документообороту к 2022 году.

Модуль «СДО-Заседания» является частью системы документационного обеспечения Банка на базе отечественного прикладного программного обеспечения CompanyMedia АО «Компания «Интертраст» и полностью интегрирован с прочими модулями и сервисами системы.

Возможность удаленной работы для сотрудников с помощью мобильных устройств

16 апреля 2020 года стало известно о том, что Банк ВТБ предоставил возможность удаленной работы для своих сотрудников с помощью мобильных устройств. В условиях карантина в режиме удаленной работы менеджмент Банка получил возможность принятия и доставки управленческих решений и контроля их исполнения с применением планшетных устройств в интерфейсе мобильного рабочего места (МРМ).

Как сообщалось, мобильное рабочее место, разработанное для системы документационного обеспечения банка (СДО) специалистами компании «ИНТЕРТРАСТ», обеспечивает возможность работы с документами модулей СДО, создания резолюций, поручений, отчетов об исполнении, согласования документов, голосования по бюллетеням заседаний.

На основании содержательной части документов в виде прикрепленных файлов и реквизитов документов, а также типа задания в связи с документом пользователь или его помощник принимает по документу решение, которое передается в СДО. При этом файлы открываются только своими встроенными средствами без возможности передачи информации другим приложениям, печати, копирования в буфер обмена, отправки по электронной почте. Таким образом, и в удаленном режиме работы СДО продолжает оставаться доверенной средой взаимодействия сотрудников банка в рамках различных деловых процессов.

При работе в МРМ пользователь получает возможности использовать экранную клавиатуру, создавать графические комментарии (пальцем или стилусом), записывать аудио-комментарии.

Пользователь МРМ имеет возможность работы в режиме offline, без постоянного подключения к серверу. При подключении к сети Интернет по команде Пользователя осуществляется синхронизация данных с сервером.

При выполнении определенных операций вызывается функционал формирования электронной подписи владельца Устройства или проверки существующей электронной подписи.

Отдельно следует отметить возможности проведения в удаленном режиме заседаний коллегиальных органов. При этом пользователь МРМ получает материалы заседаний, включая повестку, вопросы повестки, проекты решений по вопросам, директивы, дополнительные материалы для просмотра; участвует в голосовании по вопросам повестки и формировании бюллетеня; получает протокол заседания.

В последние несколько месяцев специалистами компании «ИНТЕРТРАСТ» велась работа по модернизации МРМ. Была повышена надежность работы, увеличена скорость синхронизации МРМ, для обновленного МРМ развернута система проактивного мониторинга и оперативного выявления проблем. Улучшены нефункциональные характеристики, что позволило в сжатые сроки обеспечить готовность инфраструктуры к подключению более 1500 пользователей.

Из функциональных расширений и улучшений следует отметить поддержку электронного согласования доверенностей, подписание исходящих, согласование на МРМ закупочных и хозяйственных договоров. Также обеспечена функция дозагрузки вложений «на лету», для ускорения общего времени синхронизации, в частности, «массивных» данных коллегиальных органов ^[1].

2019: Завершение первого этапа нагрузочного тестирования СДО

20 сентября 2019 года компания «ИнтерТраст» сообщила, что завершила первый этап нагрузочного тестирования системы документационного обеспечения (СДО) Банка ВТБ в среде, полностью воспроизводящей реальные сценарии использования системы в Банке. Тестирование проводилось на оборудовании Huawei — полном комплексе технической инфраструктуры, включающей в себя серверную ферму, сеть передачи данных и систему хранения данных на базе твердотельных накопителей.

По информации компании, результаты тестирования показали высокую производительность системы в высоконагруженном режиме эксплуатации. Также в процессе испытаний была исследована архитектура распределения данных — данные приложения были консолидированы на одной системе хранения для оптимизации использования ресурсов и повышения производительности и надежности.

СДО — сложный, взаимоувязанный программный комплекс, обеспечивающий поддержку ключевых процессов управления в Банке за счет предоставления общих сервисов документирования, электронного взаимодействия, аналитики. Правильно выстроенное документационное обеспечение ускоряет принятие управленческих решений, делает процедуру их принятия прозрачной и контролируемой, повышая качество управления и усиливая конкурентоспособность банка. Если решение принимается, то оно исполняется, причем строго в соответствии с принятыми регламентами — это обеспечивает СДО. Критичность для Банка процессов, которые поддерживает СДО, требует от системы высокой производительности, отказоустойчивости, гибкого масштабирования. Непрерывное развитие, усложнение системы, изменения в архитектуре, замена устаревающих технологий на современные требует обязательного тестирования всех компонент, в том числе, в плане обеспечения требований непрерывного функционирования в высоконагруженных режимах работы.

Характерными особенностями эксплуатации СДО в Банке являются большое число подключенных пользователей (на сентябрь 2019 года 65 000), большой объем одновременно обрабатываемых документов, высокие требования к управлению доступом к документам. Параметры эксплуатации имеют потенциал кратного увеличения в связи с планируемым расширением Банка.

На сентябрь 2019 года в Банке осуществляется перевод СДО на базовые компоненты, не содержащие проприетарного ПО и, в частности, импортонезависимые компоненты.

В связи с этим в Банке было спланировано и проведено нагрузочное тестирование для обновленной архитектуры СДО.

Тестирование проводилось для достижения следующих целей:

• выявление точных параметров горизонтального и вертикального сайзинга серверов под профиль нагрузки Банка;
• проверка стрессоустойчивости программного продукта;
• проверка отказоустойчивости компонентов в условиях высокой нагрузки;
• определение коэффициента энтропии межкластерного взаимодействия при горизонтальном масштабировании;
• проверка масштабирования запросов на чтение при использовании платформенного балансировщика. Определение коэффициента горизонтального масштабирования всех улов и компонентов системы;
• определение максимально возможных аппаратных параметров серверов разного функционального назначения (вертикальное масштабирование);
• исследование профиля нагрузки приложения на техническую инфраструктуру и аппроксимация полученных результатов для планирования развития информационной системы;
• исследование влияния консолидации данных приложения на одной системе хранения данных для оптимизации ресурсов и повышения надежности и производительности.

Часто, когда нагрузочное тестирование систем электронного документооборота проводится для демонстрации высокой производительности, скорости работы системы поставщиками решений используются упрощенные сценарии, имитирующие быстрое нахождение, открытие карточек документов, которые не содержат связей с другими документами, истории жизненного цикла, без вычисления прав доступа и других времязатратных факторов. Упрощенные модели тестов показывают рекордные времена отклика системы даже при существенном увеличении количества пользователей и документов.

Нагрузочное тестирование СДО преследовало в первую очередь цель максимально точного воспроизведения реальных эксплуатационных характеристик. Для этого в течение месяца собиралась статистика активностей пользователей и фоновой работы всех сервисов системы с использованием постоянно действующей системы мониторинга работы СДО. Статистические данные по документопотокам были скорректированы (совместно с владельцем процесса) с учетом прогнозируемого роста. На основании этих данных была разработана методология тестирования, полностью воспроизводящая все реально протекающие процессы в системе. На тестовом стенде были повторены самые распространенные бизнес операции, а также самые времяемкие запросы согласно собранной статистике. Тестировалась производительность работы всех компонентов системы с учетом операций по вычислению прав доступа пользователей к объектам системы, открытию документов со сложной разветвленной иерархией, большим количеством связей. Имитировалась нагрузка при полнотекстовом поиске и многое другое. Данные приложения были консолидированы на единой системе хранения Huawei OceanStor Dorado 6000 V3, вычислительные мощности располагались на модульной серверной системе Huawei E9000, данные передавались по сети передачи на базе коммутаторов уровня ЦОД Huawei серии CE. В процессе исследований производилось круглосуточное наблюдение за всеми показателями работы системы с возможностью построения графиков и создания табличных отчетов для последующего анализа включая исторические данные.

Профиль нагрузочного тестирования Банка

• количество зарегистрированных пользователей: 65000 с увеличением до 150000;
• частота входа (аутентификации) пользователей в систему: 50 тыс./час;
• количество пользователей, одновременно работающих в системе: 10000;
• количество регистрируемых документов: 10 млн./год;
• объем файлов вложений: 1 Тб/год;
• количество процессов согласования документов: 1,5 млн./год;
• количество виз участников согласования: 7,5 млн./год;
• количество резолюций/поручений: 15 млн./год;
• количество отчетов по резолюциям/поручениям: 15 млн./год;
• количество пользовательских задач: 7 млн.

В качестве системы хранения использовалась высокопроизводительная система хранения данных Huawei OceanStor Dorado 6000 V3 c 117 SSD дисками 3,6 ТБ каждый общим полезным объемом более 300 ТБ. Задержки при выполнении пользовательских запросов редко превышали 1 мс, что существенно ускорило выполнение типовых и нестандартных запросов. Высокая скорость работы дисковой подсистемы приложения привела к необходимости дополнительного исследования для выявления типов нагрузки работы приложения на техническую инфраструктуру путем анализа исторических данных — операции приложения выполнялись в разы быстрее и занимали существенно меньшее время. Таким образом, благодаря полученным результатам исследования, появилась возможность более гибко и точно планировать развитие системы в соответствии с конкретными требования к аппаратной платформе.

Проверялись следующие компоненты с точки зрения масштабирования:

• сервер приложения (CMJ). Проверка пределов вертикального масштабирования (ресурсы по степени критичности: количество ядер и частота, объем ОЗУ). Поддержка горизонтального масштабирования за счет дублирование функционально-идентичных сервисов и балансировка между ними;
• сервер клиента (Web-GUI). Проверка пределов вертикального и горизонтального масштабирования;
• файловое хранилище (FS). Проверка пределов вертикального масштабирования (ресурсы по степени критичности: пропускная способность сети, скорость дисков). Поддержка горизонтального масштабирования за счет распределенной файловой системы (CEPH, GLUSTERFS);
• база Данных (PostgreSQL). Проверка пределов вертикального масштабирования (ресурсы по степени критичности: объем ОЗУ, скорость дисков, количество ядер и частота). Поддержка горизонтального масштабирования — масштабирование читающей нагрузки по slave-серверам, масштабирование пишущей нагрузки по принципу деления на функциональные модули;
• брокер сообщений (Apache Artemis). Проверка пределов вертикального и горизонтального масштабирования;
• сервер поиска (Apache Solr). Проверка пределов вертикального и горизонтального масштабирования.

При формальном подходе к нагрузочному тестированию (когда нет других целей кроме демонстрации быстродействия) тесты не выявляют проблем работоспособности. В нашем случае выявление возможных проблем было одной из главных задач в ходе нагрузочного тестирования. И, как предполагалось, был выявлен и устранен ряд проблем с производительностью. В частности:

• падение пропускной способности кэша сервера приложений при инвалидации на большом количестве экземпляров приложений в кластере;
• образование «бутылочного горлышка» на операции регистрации документов с увеличением числа точек регистрации (от 500 на одном сервере);
• образование «бутылочного горлышка» при увеличении числа одновременных авторизаций на одном сервере (от 1000 и выше);
• уменьшение пропускной способности сервиса бизнес-логики при интенсивном логировании запросов к СУБД.

После устранения проблем производительности нагрузочное тестирование показало следующие средние времена типовых операций работы в системе СДО с реляционным хранилищем на профиле Банка:

• авторизация пользователя в системе — 400 ms;
• просмотр хода исполнения в среднем — 2,5 s;
• создание регистрационно-контрольной карточки — 1,4 s;
• регистрация регистрационно-контрольной карточки — 600 ms;
• создание резолюции — 1,0 s.

По результатам проведенного нагрузочного тестирования СДО Банка ВТБ сделаны следующие выводы:

• система ведет себя существенно лучше на операционных системах семейства Linux;
• заявленные принципы обеспечения отказоустойчивости работают на уровне каждого компонента в «горячем» режиме. Вывод из строя компонент системы остается незаметным для пользователя (администратор проактивно устраняет проблемы);
• ключевой компонент — сервис бизнес-логики (принимающий пользовательские запросы) имеет «зеркальное» горизонтальное масштабирование, практически линейное масштабирование пропускной способности при росте числа экземпляров;
• ожидаемые значения пропускной способности системы при увеличении числа пользователей и, как следствие, числа запускаемых сценариев обеспечиваются заявленными характеристиками масштабирования;
• наиболее оптимальный сайзинг сервиса бизнес логики — 8 vCPU на 1200 одновременных пользователей и 1,5 vCPU СУБД;
• консолидация данных приложения на единой системе хранения данных существенно увеличивает производительность и надежность приложения и повышает масштабируемость;
• использование комплекса технической инфраструктуры Huawei дало хорошие результаты с точки зрения обеспечения необходимых эксплуатационных характеристик системы.^[2]

2016: Запуск в эксплуатацию "СДО-Закупки"

21 декабря 2016 года стало известно о запуске в эксплуатацию в ИТ-инфраструктуре Банка ВТБ технологии для оптимизации процессов подготовки и оформления документов, необходимых для проведения процедуры закупок. Разработку провели специалисты компании "ИнтерТраст", она получила название "СДО-Закупки" ("Система документационного обеспечения – Закупки"). В основе внедренного решения — четвертая версия СЭД CompanyMedia^[3].

Задачи проекта

Предпосылками к началу проекта послужили потребности банка в оптимизации и автоматизации закупочной деятельности и связанных с ней бизнес-процессов, внедрение обновленных механизмов закупочной деятельности с целью повышения эффективности закупок и сокращение расходов на сопровождение закупочной деятельности. При реализации проекта учли специфику законодательного регулирования закупочной деятельности — банк осуществляет закупочную деятельность в рамках Федерального закона № 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц". Согласно закону, компании с долей государственного участия 50% и более обязаны публиковать сведения о планируемых и осуществленных закупках на едином портале госзакупок, а также на электронных торговых площадках.

Здание офиса банка

Система "СДО-Закупки"применяется для сквозной автоматизации всех этапов закупочной деятельности, включая сбор и согласование заявок внутри банка, формирование и публикацию пакетов закупочной документации, осуществление процедур закупок, выбор контрагентов и подготовку договоров с поставщиками.

Работа в проекте

В ходе проекта решен ряд интеграционных задач. Одна из них — обмен данными между внедренной технологией и системой бюджетирования, применяемой в банке - собственная разработка ВТБ.

Создан механизм автоматического формирования заявок в "СДО-Закупки" на основе годового плана, формируемого в системе бюджетирования. Из решения "СДО-Закупки" выгружаются данные о договорах, заключенных по результатам завершенных закупочных процедур.

Организовано двустороннее взаимодействие между "СДО-Закупки" и "Единой Электронной Торговой Площадкой", на которой создана специальная секция для размещения закупок компаний группы ВТБ.

В составе решения специализированный модуль, посредством которого автоматизирована работа комиссии по закупкам — коллегиального органа банка. Специализированный модуль служит для автоматизации подготовки и проведения заседаний комиссии, контроля исполнения решений. Участники комиссии получили возможность дистанционного участия в ее работе с использованием планшетных устройств. Внедрение модуля помогло сократить среднее время проведения заседания более чем на 50% — с 4 часов до 1,5-2 часов.

Итог проекта

Соответствие действующему законодательству было важной, но не единственной задачей, которую необходимо было решить в ходе проекта. Благодаря внедренному решению нам удалось перейти к электронному документообороту в области закупок, оптимизировать весь бизнес-процесс. На бумажных носителях остались только договоры с контрагентами, а весь внутренний документооборот ведется в системе с применением электронной подписи. Это существенно экономит время всех категорий пользователей — инициаторов закупки, экспертов исполняющих подразделений, специалистов финансового и юридического департаментов, центральной бухгалтерии банка, службы безопасности и других подразделений, участвующих в закупочной деятельности. Значительно упростилась и работа комиссии по закупкам, в которую входят руководители высокого уровня. Им обеспечена возможность мобильной работы с документами и фиксация предварительных решений по вопросам заседаний с помощью мобильных устройств. Кристина Землянская, эксперт отдела организации закупок управления анализа и контроля затрат ВТБ

В системе работают пользователи головного офиса и региональная сеть ВТБ.

Примечания