Автоматизация бизнес-процессов на производственном предприятии ВХМ помогла сократить расходы в 4 раза
| Заказчики: Воронежхлебмонтаж (ВХМ) Воронеж; Металлургическая промышленность Подрядчики: Системный бизнес Продукт: 1С:Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ)На базе: 1С:Предприятие 8.3 Второй продукт: СТУ: Business Studio Дата проекта: 2021/03 — 2022/11
|
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
Технология: Учетные системы
|
2024: Автоматизация оперативного учёта
18 апреля 2024 года компания «Системный бизнес» поделилась с TAdviser опытом автоматизации оперативного учёта компании «ВХМ», российского производителя элеваторного оборудования, на базе «1С: Управление нашей фирмой» в части формализации бизнес-процессов. Как уточнили в компании, это первый проект компании «Системный бизнес» с применением программного обеспечения российского производства «Система бизнес-моделирования Business Studio» (далее — Business Studio).
Как сообщалось, компания «ВоронежХлебМонтаж» (далее – «ВХМ» или Заказчик) основана в 1967 году. Используя современные технологии при производстве как серийного оборудования, так и отдельных механизмов, вот уже более 55 лет компания «ВХМ» добивается оптимальных показателей качества и точности. Компания «ВХМ» занимается производством и продажей металлических конструкций для предприятий, в сферу деятельности которых входит хранение и переработка зерновых культур. На производстве изготавливают оборудование на заказ, учитывая разнообразные требования клиента. Компания «ВХМ» принимает участие в работах по монтажу, наладке и поставке оборудования на элеваторы Воронежской, Липецкой, Белгородской, Курской областей и других регионов России, а также в международных проектах в Германии, Иране, Ираке, Монголии.
Главные активы «ВХМ» – это наличие парка оборудования, собственного автопарка и складских помещений. Парк оборудования для металлообработки включает в себя различные станки по раскрою металла, гибки металлоизделий, сварочных участков и многого другого, что позволяет выполнять весь цикл работ на одной производственной площадке. Складские помещения дают возможность держать в наличии комплектующие и готовую продукцию. Это позволяет компании «ВХМ» обеспечивать короткие сроки производства и поставки оборудования.
На начало 2021 года руководство компании «ВХМ» было сосредоточено на операционных задачах и никакой речи о процессном управлении, а уж тем более о повышении уровня процессной зрелости не велось, ровно, как и об использовании специализированных инструментов для повышения эффективности бизнеса. Бизнес восстанавливался после пандемии, а задача найти решение, как минимизировать ручной труд сотрудников с бумажными и excel-документами, приобрела приоритетный статус. Это послужило поводом для поиска на рынке оптимальных практик и решений. По рекомендации партнеров руководители «ВХМ» обратились к компании «Системный бизнес» (далее - Подрядчик).
Ранее Заказчик использовал две базы 1С: Бухгалтерия предприятия для ведения оперативного и бухгалтерского учета без возможности обмена с другими информационными системами. В остальном учёт вёлся на бумаге и посредством электронных документов в формате excel. По производству часть информации нигде не отображалась. На скорости работы негативно еще отражалось и отсутствие актуальной об остатках сырья, полуфабрикатов и готовой продукции на складе. Как следствие отсутствовала корректная отчётность по продажам, закупкам и денежным средствам, из-за чего были трудности в расчёте маржинального дохода и в контроле сроков выполнения заказов покупателей и заказов поставщиков. Заказчику нужна была такая система, чтобы в ней регистрировались заказы клиентов, учитывались все спецификации, печатались заказы для рабочих, заказывались комплектующие и метизы, была доступна информация о статусе выполнения заказа и т.д.
С такими проблемами, как отсутствие корректной отчётности по продажам, закупкам, денежным средствам и ручная обработка документов, компания «ВХМ» вошла в проект, главной целью которого было сократить время на обработку документов за счёт автоматизации оперативного учёта.Обзор российского рынка банковской цифровизации: импортозамещение, искусственный интеллект и собственные экосистемы 
Прежде чем приступить к подбору и внедрению обновленной программы 1С специалисты компании «Системный бизнес» провели обследование бизнеса.
 | Сначала мы не понимали, зачем все эти встречи, вопросы, как мы работаем, и схемы процессов с квадратиками и кружочками. Нам нужна была программа, где мы смогли бы работать уже завтра. И забегая немного вперед, отмечу, что мы не разочаровались, когда команда Подрядчика продемонстрировала возможность практической реализации всех наших производственных процессов на примере программы, с простым интерфейсом и по доступной стоимости. рассказал Владислав Нохрин, директор компании «ВХМ» |  |
Предпроектное обследование заняло примерно 2 месяца. Специалисты команды Подрядчика провели ряд интервью, задокументировали требования Заказчика, описали бизнес-процессы в модели «как есть» и предложили к внедрению конфигурацию 1С: Управление нашей фирмой на 15 пользователей, типовой функционал которой полностью закрывал требования Заказчика в оперативном учете.
Далее фактические процессы наложили на функционал выбранной учётной системы и представили вниманию Заказчика комплексные бизнес-процессы в модели «как будет». Этот этап был выполнен в Business Studio в нотации BPMN 2.0.
Проведя функционально-стоимостной анализ (на тот момент ещё посредством excel) стало очевидно, что минимальная стоимость сквозного процесса (см. рис. 1) по предварительным подсчетам сократилась в 4 раза. А для ведения регламентированного учёта оставили 1С: Бухгалтерию, синхронизировав ее впоследствии с 1С: УНФ.
Стартовали с описания бизнес-процессов верхнего уровня, декомпозируя их на функциональные блоки и решая бизнес-задачи:
- Задача №1. Формализация бизнес-процесса управления продажами. Ранее менеджер по продажам компании «ВХМ» обращался к нескольким информационным источникам, готовил вручную документы: договора, спецификации, расходные накладные и редко обладал оперативной информацией о статусе заказа. Такое оформление занимало много времени, к тому же наличие человеческого фактора не исключало ошибок. Автоматизация бизнес-процесса управления продажами изменила ситуацию: вся информация о потребности потенциального клиента консолидируется в одной системе от регистрации лида и формирования заказа (см. рис. 2) до полной отгрузки.
- Задача №2: Оптимизация процесса управления закупками товаров, сырья, материалов, комплектующих, метизов. Ранее процесс закупки начинался со сбора и консолидации потребности в сырье и материалах в excel-формате и последующем направлении поставщикам оформленного заказа на поставку. Это был долгий путь. Внедрение обязательного ведения справочника Номенклатура, а количество запасов на апрель 2024 года насчитывает почти 8000 единиц, позволило реализовать процесс расчета потребностей непосредственно в учетной системе путем специальной обработки, предусмотренной типовым функционалом, и последующим созданием документов Заказ поставщику и Заказ на производство (см. рис. 3). Дальнейший путь оформляемых в единой учетной системе заказов поставщикам формализован согласно следующей схеме бизнес-процесса закупки товаров, сырья, материалов, комплектующих, метизов (см. рис. 4). Данный бизнес-процесс был спроектирован как дорожная карта для менеджера по закупкам и предназначен для формирования четкого понимания, как оперативно осуществлять процесс закупки, базируясь на информации об остатках, следить за своевременным пополнением остатков сырья и материалов на складе, коммуницировать с поставщиком по вопросам оплаты и доставки. В результате руководство Заказчика получает сведения, необходимые для работы путем нажатия одной кнопки, а не ожидает несколько дней.
- Задача №3. Формализация производственных процессов. Масштаб производственных процессов, которые предстояло систематизировать и автоматизировать можно описать следующими данными: 15 операций, 9 этапов, 5 цехов, 6 складов, 30 видов производства и более 2800 спецификаций. Запуск производства начинался с процесса перемещения материалов со склада в производство (см. рис. 5). Основным «поставщиком» материала является склад металла. При изготовлении продукции (см. рис. 6) в том или ином варианте применяются девять этапов производства, в том числе лазерная резка. Процесс оформления документации одинаковый для каждого варианта, что обеспечивает единство принципа формирования отчетности.
Запуск проекта в промышленную эксплуатацию был запланирован на август 2022 года. К этому событию шли год и совершенно упустили из виду, что практически все члены проектной команды Заказчика с июля по сентябрь поочередно в отпусках. Мечты об отпуске нельзя было разрушить: путевки и билеты на море и в горы были заранее куплены. Об отмене проекта речи никто не вел. Делегирование полномочий, совмещение обязанностей, оплата переработок и большое желание работать по-новому позволили справиться с угрозой срыва запуска проекта.
На апрель 2024 года с каждый физически исполняемый бизнес-процесс компании «ВХМ» описан и автоматизирован. Поставленные цели достигнуты:
- Бизнес-процессы формализованы, их схемы служат трекером кросс-функционального взаимодействия подразделений компании, а у сотрудников есть четкое понимание об устройстве работы компании, своих полномочиях и зонах ответственности.
- Актуальная информация по заказам, свободным остаткам, денежным средствам доступна в режиме настоящего времени.
- Ручной труд сведен к минимуму и, за исключением производственных рабочих, заключается в отражении операций в учётной системе.
- Расходы на производство сокращены в 4 раза.
Цель «ВХМ» – продолжить процесс непрерывной автоматизации и разобраться со всеми так называемыми «бутылочными горлышками». В перспективе внедрить учет отходов на обязательной основе и управленческий учёт в 1С: УНФ. А что касается процессного развития, в планах - пересмотреть все описанные бизнес-процессы, апгрейдить схемы с учетом практического понимания, сложившегося за 1,5 года работы, и включить описание функционала участников процессов в должностные инструкции. Схемы процессов не только «сдружили» пользователей с информационной системой, структурировав понимание последовательности ввода данных для получения результата, но и нашли практическое применение при вводе в должность новых сотрудников и их ознакомлении с обязанностями.
Анализ производственной деятельности сквозь призму процессного подхода позволил структурировать имеющееся понимание в головах производственников и реализовать это посредством автоматизации для пользования всей командой. Так, из девяти этапов производства было сконфигурировано 30 вариантов видов производства для оформления более 2800 спецификаций.
| | Данный проект стал пилотным для компании «Системный бизнес» в рамках взаимодействия с поставщиком программного обеспечения российского производства Business Studio. С помощью Business Studio были формализованы процессы компании-Заказчика в визуально доступном для понимания графическом виде. На дальнейших проектах специалисты «Системного бизнеса» расширили
применение Business Studio в части проведения имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа, внедрили в практику использование html-публикации для Заказчиков и Business Studio Portal для собственной команды. А для обеспечения максимальной вовлеченности команды Заказчика и практического применения схем разрабатываемых процессов был разработан документ Легенда основных элементов, используемых на схемах в нотации BPMN 2.0 (см. рис. 7). сообщила Елена Логвинова, бизнес-аналитик компании «Системный бизнес» | |
