Группа Е4 (Directum RapID)

В рамках проекта был создан электронный архив документов ОАО «Группа Е4», автоматизированы процессы делопроизводства и контроля за исполнением поручений, автоматизирован процесс подготовки совещаний и контроль за исполнением решений по итогам совещаний.

Для достижения максимального эффекта от внедрения системы электронного документооборота в рамках проекта была проведена интеграция системы DIRECTUM с ERP-системой «1С:Предприятие», что позволило организовать единую точку ввода совместно используемых системами данных и обеспечить автоматическое обновление в системе DIRECTUM информации о работниках Группы Е4 и организационной структуре компании.

За время проекта сотрудниками компании Akelon было обучено свыше 50 пользователей, что позволило им эффективно начать работать с системой уже с первых дней опытной эксплуатации.

С момента запуска системы DIRECTUM в опытную эксплуатацию согласование любых исходящих и организационно-распорядительных документов, а также ознакомление с документами и контроль за исполнением поручений осуществляются только в системе DIRECTUM, с использованием специализированных типовых маршрутов и электронно-цифровой подписи.

В Группе Е4 большое внимание уделяется системе менеджмента качества (компания имеет международный сертификат соответствия стандарту ISO 9001:2008), поэтому сотрудниками активно используется предоставляемый системой DIRECTUM инструментарий для контроля за показателями эффективности.

При помощи сервера веб-доступа к DIRECTUM сотрудники Группы Е4 получили удобный инструмент для удаленной работы через интернет с использованием веб-браузера. Также была внедрена современная технология быстрой идентификации документов по штрих-коду на основе решения DIRECTUM RapID, что позволило значительно снизить трудозатраты на поиск и идентификацию документов в системе.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 59.7 т

Для топ-менеджеров Группы Е4 специалистами компании Akelon было разработано специализированное решение DIRECTUM Client for Outlook, которое позволяет работать с задачами, заданиями и вложениями, используя привычный интерфейс почтового клиента вместо стандартного клиента DIRECTUM.

Значительную роль в успешном завершении проекта сыграли оперативное решение вопросов со стороны Заказчика, тщательная проработка проектных документов как специалистами компании Akelon, так и специалистами Группы Е4, и готовность сотрудников Группы Е4 принять новые схемы и правила работы с использованием системы DIRECTUM.

На момент перевода системы в промышленную эксплуатацию пользователями DIRECTUM являются свыше 500 сотрудников Группы Е4, создано около 7000 задач и 20 000 заданий и свыше 5000 документов.

После завершения проекта между компанией Akelon и Группой Е4 был заключен договор о сервисной поддержке для дальнейшего развития системы DIRECTUM.