FrieslandCampina Russia обновила Docsvision до версии 5.5

2021: Обновление платформы СЭД до версии Docsvision 5.5

7 июля 2021 года компания Digital Design сообщила о том, что Campina оптимизирует процесс согласования договоров на базе обновленной платформы Docsvision.

Обновление платформы до версии Docsvision 5.5 позволило увеличить производительность системы электронного документооборота FrieslandCampina, а другой подход к работе с шаблонами документов и автоматическое определение маршрута согласования помогло повысить операционную эффективность процесса запуска договора с учетом его вариативности.

С 2014 года FrieslandCampina в России использует для работы с договорной документацией и доверенностями систему электронного документооборота (СЭД) на базе платформы Docsvision. В марте 2021 года компания «Диджитал Дизайн», завершила работы по обновлению системы и доработке ее функциональности.

В первую очередь для увеличения производительности системы было произведено ее обновление до версии платформы Docsvision 5.5, а самые масштабные изменения затронули процесс согласования договорной документации в части определения маршрута и способа хранения шаблонов. Теперь в системе хранится более 100 шаблонов договоров. На основе выбранного типа договора и заполненной карточки система добавляет шаблон документа и определяет маршрут согласования. Таким образом решение было переведено с варианта использования вендорского конструктора согласования Docsvision на обновленный фреймворк определения необходимого маршрута. При этом решение использует динамически меняющийся маршрут, позволяющий быстро согласовывать документы, по которым у экспертов не возникло вопросов, в то время как договоры, требующие доработок, рассматривает расширенный круг экспертов.

Для удобства пользователей дополнительно был внедрен сервис почтовых уведомлений, позволяющий выполнять задания по рассмотрению договорных документов непосредственно из электронной почты. Информационное письмо содержит все нужные данные о задании и файлы для ознакомления, и исполнителю теперь не нужно переходить в СЭД для выполнения операции. Также была настроена структура папок хранения, а их содержимое отображается в соответствии с ролью пользователя.

За счет обновления системы, иного подхода к работе с шаблонами документов и автоматического определения маршрута согласования удалось повысить операционную эффективность процесса запуска договора с учетом его вариативности. Также была повышена производительность и улучшена эргономика системы, создана техническая база для ее дальнейшего развития.

Проект по модернизации СЭД начался осенью 2020-го года и стал одним из первых проектов, который был полностью реализован в дистанционном формате: от пресейла до сдачи в эксплуатацию. Благодаря высокому уровню организации работы ИТ-сервисов компании и профессионализму рабочей команды FrieslandCampina нам удалось организовать этот процесс крайне эффективно, сказал Алексей Павлов, руководитель проектов по автоматизации бизнес-процессов.

2016: Внедрение СЭД на базе Docsvision 5

Компания FrieslandCampina Russia внедрила в начале 2016 года СЭД на базе Docsvision 5 с переносом договорных документов из прежней системы. Решение обеспечивает автоматизацию процессов согласования и хранения договорных документов и доверенностей, а также предоставляет доступ к архиву.

Предыдущая СЭД, построенная на базе ERP Microsoft Dynamics NAV, поддерживала только хранение архива договорных документов и не обеспечивала процесса согласования договорных документов, который до внедрения Docsvision осуществлялся по электронной почте.

Основной целью внедрения стало обеспечение автоматизации процессов согласования договорных документов и доверенностей.

В ходе проекта ИТ-интегратор - компания Digital Design - автоматизировала процессы согласования и хранения договорной документации и доверенностей заказчика на стадиях подготовки, согласования, регистрации, пролонгации, внесения изменений, аннулирования и хранения, а также организовала доступ к архиву договорной документации, загруженной в новую СЭД из Microsoft Dynamics NAV.ИТ-директор «Роснефти» Дмитрий Ломилин выступит на TAdviser SummIT 28 ноября

Основными требованиями к системе стали настройка процесса согласования документации с учетом распределенной структуры компании FrieslandCampinaCampina Russia, сохранение накопленных в прежней системе данных, а также наличие англоязычной версии системы. Предложенная Digital Design СЭД Docsvision 5 полностью соответствовала этим требованиям, что и определило выбор заказчика.

«Компания FrieslandCampina Russia имеет территориально распределенную структуру, и от организации документооборота зависит скорость принятия управленческих решений. Кроме того, FrieslandCampina — международная компания, поэтому для нас крайне важна реализация системы на английском языке. После кастомизации Docsvision под процессы и политики, существующие в нашей компании в отношении юридической документации, а именно: договоров и доверенностей – функциональность Docsvision дает нам возможность организовать оперативный, логичный и контролируемый процесс согласования документов между всеми подразделениями компании», — сообщила Ольга Смирнова, руководитель юридического отдела FrieslandCampina Russia.

Проект внедрения СЭД завершился в июне 2015 года. С этого момента в систему уже поступило более 950 новых документов и обработано свыше 3800 заданий. Общая численность пользователей СЭД — 60.