Компания «Веста» - внедрила внутрикорпоративный портал на базе Microsoft SharePoint 2010

Успешное развитие организации во многом зависит от качества внутрикорпоративных коммуникаций. С ростом бизнеса и увеличением штата компании «Веста» информирование сотрудников и обмен данными становились все более затруднительными без специализированного программного обеспечения. Использование привычных инструментов, распространенных в малом бизнесе, – оповещение персонала посредством электронной почты, накопление и обмен информацией с помощью многочисленных файловых папок и баз данных – отнимало большое количество ресурсов и тормозило развитие компании.

«Нам приходилось постоянно контролировать несколько источников информации, каждый из которых необходимо было поддерживать в актуальном состоянии. Это был очень трудоемкий процесс, отнимающий большую часть времени сотрудников ИТ-службы. При таком подходе мы часто сталкивались с ситуацией, когда было сложно конкретизировать проблему и найти оптимальный способ ее решения. Мы были вынуждены принимать важные решения лишь на основе интуиции», – рассказывает Евстигнеев Олег Александрович, руководитель ИТ-службы компании «Веста».

Компании требовалось комплексное решение, позволяющее повысить эффективность совместной работы сотрудников, обеспечить оперативное информирование персонала и консолидировать информацию в едином источнике.

«Нам нужен был ресурс, который предоставлял бы актуальные данные о сотрудниках, имел встроенные инструменты для создания базы знаний и являлся информационным рупором для всех сотрудников компании независимо от их местонахождения», – пояснил Олег Александрович Евстигнеев.

Решение

Индивидуальная разработка информационной системы требует большого количества ресурсов при отсутствии гарантии достижения поставленных целей. Необходимость тщательной предпроектной подготовки, длительный период разработки и тестирования заказного программного обеспечения делали создание приложения на заказ непривлекательным для компании «Веста».

«Внедрение интранет-портала оптимальным образом помогало достичь поставленных целей. Однако наши задачи не ограничивались информированием и обменом данными. Согласно стратегии развития компании в сфере ИТ, следующим нашим шагом планировалось внедрение системы для совместной работы с документами. Поэтому при выборе технологической платформы для создания портального решения мы рассматривали только такое программное обеспечение, которое впоследствии позволило бы нам без лишних затрат наладить совместную работу при подготовке документации», - рассказывает Олег Александрович Евстигнеев.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

С целью решить поставленные задачи специалисты ИТ-службы изучили возможности различных информационных систем отечественных и зарубежных производителей, представленных на российском рынке программного обеспечения. В результате проведенных исследований руководством компании была выбрана надежная бизнес-платформа для совместной работы - Microsoft SharePoint.

«Мы решили отказаться от внедрения специализированных систем электронного документооборота, так как необходимость их кастомизации и интеграции с существующими приложениями показалась нам намного более затратной по сравнению с использованием готового продукта для решения задач совместной работы – Microsoft SharePoint Server», – уточняет Евстигнеев Олег Александрович.

Не менее важными критериями выбора бизнес-платформы Microsoft SharePoint стали ее технологическая гибкость, масштабируемость, интуитивная простота работы для конечных пользователей в знакомой среде Microsoft Office, а также возможность быстрой и полной интеграции с другими приложениями.

Комплексная поставка современных материалов и оборудования для систем отопления и водоснабжения имеет свои особенности. Для организации совместной работы сотрудников предприятий, подобных «Веста», компания «Иттилан» – золотой партнер Microsoft – разработала на базе платформы SharePoint коробочные продукты, которые отличаются невысокой стоимостью и позволяют развернуть готовые модули в сжатые сроки с гарантированным результатом.

«Внедрение коробочного портального решения «ITTILAN Portal 4.0», адаптированного в процессе внедрения под потребности компании «Веста», позволило решить очень многие вопросы организации внутрикорпоративного информационно-коммуникационного пространства, сформировав большой задел для автоматизации различных внутрикорпоративных бизнес-процессов компании», - сказал Дмитрий Кузнецов, генеральный директор «Иттилан».

С применением коробочного портального решения «ITTILAN Portal 4.0» портал в «Веста» был развернут достаточно быстро. В первую очередь были запущены сервисы для оперативного информирования и налаживания коммуникаций между сотрудниками всех территориально удаленных отделений компании. Для достижения поставленной цели была разработана структура внутрикорпоративного портала, установлены ключевые модули информационной системы, ответственные за обработку информации, и налажена интеграция приложения с системой 1С.

Интеграция с 1С позволила создать автоматически обновляемый единый телефонный справочник, в удобной форме объединяющий и структурирующий персональные данные сотрудников подразделений компании и снабженный быстрым и расширенным поиском. На основе портала с помощью технологии Microsoft Silverlight внедрена динамическая организационная структура компании, предоставляющая сотрудникам информацию об иерархии и связях подразделений внутри компании.

«Несмотря на то, что в рамках реализации проекта мы выстраивали организационную структуру компании и подгоняли функционал используемых систем 1С и Active Directory под новую схему бизнес-процессов, уже через 2 месяца после начала внедрения сотрудники во всех отделениях начали активно пользоваться порталом», - отмечает Олег Александрович Евстигнеев.

Анонсированный Microsoft выход SharePoint 2010 внес свои коррективы в реализацию проекта. Новая версия платформы SharePoint обладает большей технологической гибкостью, обеспечивающей более высокую производительность по сравнению с предыдущими версиями продукта. Руководством компании «Веста» было принято решение наладить бизнес-процессы уже на базе новой версии платформы.

«Одними из главных критериев перехода на SharePoint 2010 стали улучшенные возможности платформы для реализации документооборота, усовершенствованные профили пользователей и обширные возможности для работы с изображениями», - комментирует Олег Александрович Евстигнеев.

После возобновления работ над проектом миграция уже установленных модулей информационной системы прошла без задержек и накладок. Гибкая масштабируемая архитектура SharePoint Server 2010 позволила реализовать работы поэтапно в рекордно сжатые сроки. Таким образом, спустя всего несколько недель работы были завершены.

Проект был реализован командой ИТ-специалистов «Веста» в составе 3 человек. В процессе внедрения портала специалисты компании «Иттилан» оказывали консультационную поддержку заказчику и помогали настроить работу системы оптимальным образом.

«В любой разработке есть свои трудности, однако все возникающие вопросы при внедрении и настройке SharePoint Server 2010 нам удавалось быстро решить своими силами», - отмечает Олег Александрович Евстигнеев.

Преимущества

После начала использования портального решения на базе Microsoft SharePoint Server 2010 компании «Веста» удалось достичь следующих показателей:

• Степень информированности сотрудников о событиях, происходящих в компании, выросла на 20%;
• Время на поиск необходимой информации о работе сотрудника сократилось более чем в 2 раза;
• Качественно повысилась эффективность коммуникаций сотрудников благодаря автоматизированным бизнес-процессам.

В результате реализации проекта в компании «Веста» создан единый информационно-коммуникационный ресурс, объединяющий все подразделения в разных городах.

«Несмотря на то, что проект завершен сравнительно недавно – в мае 2010 года, у нас уже сейчас накопились важные данные, которые позволяют принимать взвешенные решения и вносить корректировки в дальнейшее развитие компании. Сегодня мы обладаем структурированной информацией, сосредоточенной в одном источнике, и в любой момент видим полную и адекватную картину происходящего в компании. Это позволяет руководству лучше контролировать ситуацию и оперировать фактическими данными при принятии решений», - рассказывает Олег Александрович Евстигнеев.

Благодаря порталу коммуникации между сотрудниками филиалов стали более эффективными, а доступ к рабочей информации значительно ускорился. На базе портала была создана база знаний компании, позволяющая сохранять полученные данные для последующего использования, делая работу специалистов более продуктивной. Улучшенная встроенная функция поиска в SharePoint 2010 позволяет оперативно найти нужную информацию. С помощью возможностей платформы организован персонализированный доступ к данным в соответствии с ролями сотрудников. Это позволяет ограничить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа и защитить коммерческую тайну.

«Веста» получила современную основу для дальнейшего развития корпоративной культуры. Портал успешно используется для освещения неформальных аспектов жизни компании. Благодаря разработанным информационным сервисам, таким как лента новостей, календарь событий, полезные ссылки, библиотека документов, ответы на вопросы, опросы и др., сотрудники всегда могут быстро получить доступ к корпоративным данным, быть в курсе важных событий и участвовать в принятии решений.

«Внедрение портала на базе платформы SharePoint 2010 повысило эффективность работы сотрудников и оптимизировало бизнес-процессы нашей компании в целом», - резюмирует Олег Александрович Евстигнеев.

На последующих этапах реализации проекта «Веста» планирует организовать электронный документооборот с целью наладить централизованную систему хранения и согласования документов. Это позволит в значительной степени оптимизировать работу подразделений, обеспечит прозрачность процессов по согласованию документации и обработке запросов и позволит еще больше экономить время сотрудников.

Также в компании планируют реализовать все возможности платформы Microsoft SharePoint Server 2010 в сфере размещения мультимедийного контента – видеофайлов и изображений. В последствии портал должен стать основной точкой входа сотрудников для решения большинства бизнес-задач.

«Мы будем развивать отчетность, организовывать централизованное ведение информации по проектам, интегрировать систему с Microsoft Project. Таким образом, мы планируем автоматизировать посредством портального решения на базе Microsoft SharePoint 2010 ключевые бизнес-процессы компании», -отмечает Олег Александрович Евстигнеев.