В «Кордианте» создана автоматизированная система документооборота

2023: Автоматизация информационной системы на 1100 рабочих мест

Компания «Аксиома-Софт» реализовала проект по разработке автоматизированной информационной системы на 1100 рабочих мест для АО «Кордиант». Об этом «Аксиома-Софт» сообщила 20 октября 2023 года.

До реализации проекта в компании не было единого механизма для работы с документами и использовались устаревшие программный продукты. Сотрудники компании не могли работать с документацией в многопользовательском режиме и не получали уведомления по текущему статусу поручений, поставленных на контроль. При этом была не оптимизирована своевременная доставка документов в рамках информационного обмена на рабочих местах исполнителей. Всё это приводило к высоким трудозатратам персонала на поиск и оформление документов.

Для решения проблем специалисты «Аксиома-Софт» разработали единую информационную систему на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

Например, был реализован механизм совместного редактирования документов, который позволил одновременно вносить корректировки и видеть комментарии коллег в режиме реального времени.

Кроме того, была оптимизирована функция контроля наличия пояснительной записки для любого вида документа, а также создан механизм для ведения учета вопросов и решения их в протоколах. При этом специалисты доработали логику для повторного согласования, а также изменили механизм установки связей в зависимости от дополнительных аналитик документа.

Таким образом, реализация проекта позволила добиться следующих результатов:

1. Автоматизированы бизнес-процессы обработки документов (рассмотрение, согласование, исполнение и т.д.) на всех уровнях предприятия.
2. Усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
3. Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации.
4. Увеличилась скорость подготовки документов за счет автоматического формирования по шаблонам.
5. Обеспечена возможность развития системы (увеличение количества пользователей, расширение функциональности) с сохранением заданной производительности.

Целью проекта по внедрению системы документооборота было не только повышение удобства и скорости работы с внутренними документами, но и дальнейшее снижение финансовых расходов на ее поддержание и развитие. В результате последние сократились на 30%, а трудозатраты сотрудников на работу с документацией – на 20%. Всего в «Кордиант» меньше, чем за год было создано 1100 автоматизированных рабочих мест. При этом одновременно в системе работают 500 пользователей, - прокомментировала Ольга Александровна Царькова, менеджер проекта «1С:Документооборот» в компании «Кордиант».