«Корпорация развития Удмуртской Республики» внедрила сервис Битрикс 24

2019: Внедрение сервиса Битрикс 24

9 сентября 2019 года компания «Корпорации развития Удмуртской Республики» сообщила о внедрении сервиса Битрикс 24.

Запуск Битрикс 24 начался в январе 2019 года. Параллельно с внедрением шло обучение сотрудников. Основное обучение персонала заняло чуть больше месяца. В ходе внедрения дополнительных опций проводились разовые обучающие семинары. Новые сотрудники проходят обучение в автоматическом режиме.

«Первое, с чего мы начинали, — интеграция системы Битрикс с основными модулями — почтой, телефонией Корпорации развития. На основе этого мы запустили в работу фронт-офис: сделали интеграцию с сайтами и страницами в соцсетях, подключили СМС-уведомления, настроили SIP-телефонию», отметил Константин Сунцов, генеральный директор АО «Корпорация развития Удмуртской Республики»

Ежедневно в Корпорацию развития поступает 39 телефонных звонков — это в среднем более 1,1 тыс. за месяц. Ни один из них не теряется благодаря единой системе Битрикса. Все входящие и исходящие файлы хранятся в общем хранилище данных, которое значительно упрощает поиск информации. Подобная облачная система позволяет сотрудникам работать удаленно и всегда быть на связи с коллегами.

Помимо телефонии, система Битрикса связана с основным сайтом Корпорации, корпоративной почтой, CRM-формами. Например, после заполнения формы «Получение мер поддержки» на портале madeinudmurtia.ru, вся информация передается во фронт-офис специалистам. Им остается обработать ее и связаться с адресантом.TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями

В среднем общая доля обращений в месяц со всех каналов – 1790. Из них 49% ― это звонки (в среднем 880 в месяц), заявки через портал ― 35% (в среднем 625 в месяц), 10% ― электронная почта (189 обращений), 4% ― CRM-формы или 67 заявок. Часть обращений поступают через социальные сети: 1% или 21 в месяц ― через Instagram, 0,3% или 7 ― ВКонтакте, остальные заявки идут через Facebook.

Одним из ключевых инструментов планирования внутри Корпорации являются «задачи». С момента начала работы в системе сотрудниками компании создано более 2,8 тыс. задач. Суть раздела в том, чтобы избежать постановки «устных» задач, а фиксировать каждое поручение и сразу же назначать ответственного исполнителя. Раздел «задачи» в Битриксе позволяет выставлять жесткие сроки (дедлайны) к задачам, контролировать их исполнение и включать в процесс других сотрудников, если того потребует ситуация. В каждой задаче есть поле «комментарии», где все причастные могут обсуждать ее выполнение, оставлять свои пожелания, загружать документы, фото и прочие файлы, необходимые для работы. Любое изменение в задаче отображается у всех ее участников с помощью уведомлений. Создавать задачи можно прямо из рабочего чата на основе любого сообщения.

Важность раздела заключается в том, что сотрудники больше не тратят бесконечные часы на совещания, обсуждения. Все происходит онлайн, все фиксируется и сохраняется.

«Возьмем, например, задачу по сопровождению инвестпроекта по строительству АГНКС. Учитывая, что в этом проекте задействовано сразу несколько ведомств, включая министерства, вся история по одному бы только вопросу в предоставлении земельного участка вылилась бы в десяток совещаний, сотню звонков, бесконечные переписки в мессенджерах и недели обсуждений. А так мы создали задачу, добавили в нее всех причастных, в том числе самих инвесторов. Прямо в задаче идет обмен документацией, замечаниями, предложениями. Больше не нужно посвящать всех вновь прибывших в проект в его детали — сотрудники могут изучить все подробности в истории задачи. Это позволило сэкономить нам больше 30% рабочего времени на решение вопроса с землей для инвестора», отметил Константин Сунцов, генеральный директор АО «Корпорация развития Удмуртской Республики»

Исходя из скорости и объема задач, у каждого в компании формируется эффективность. Она складывается на основе числа закрытых задач, а также количестве замечаний к ним. Для сотрудников это инструмент по контролю над сроками и стимул к своевременному выполнению поручений. Эффективность каждого отдельно взятого сотрудника видит его руководитель. Он же может отслеживать эффективность всего отдела. Для него это, в первую очередь, инструмент оценки подчиненных. Опираясь на эффективность, можно определять размер премий и построить целую систему KPI в компании.