Лента (Alfresco Enterprise Edition)

"Лаборатория информационного консалтинга" (компания L.I.C.) внедрила свое тиражируемое решение по управлению доверенностями на базе свободного программного обеспечения: ECM-системы Alfresco и BPM-движка Intalio. Эти же продукты использовались при создании системы электронного согласования договоров. Также система интегрирована со службой каталогов Active Directory.

Возможности решения:

• автоматизация формирования и/или регистрации доверенностей;
• обеспечение полноты и корректности учета выданных доверенностей;
• исключение технических ошибок при подготовке документов;
• обеспечение контроля полномочий по соответствующей должности;
• обеспечение контроля сроков действия доверенностей;
• обеспечение контроля процесса изъятия и отзыва доверенностей (например, в случае увольнения сотрудника);
• обеспечение контроля доступа к реестру и копиям доверенностей.

Система рассчитана (но не ограничивается) на работу до 1000 пользователей, включая территориально-удаленных, и обработку до 10 000 документов.

В ходе проекта был успешно решен ряд ключевых задач, в числе которых:

• формирование матрицы полномочий по должностям;
• формирование матрицы уровней финансовой ответственности в соответствии с должностью, уровнем управления и функциональным направлением деятельности сотрудника;

разработка инструмента автоматизации формирования, регистрации, хранения сканированных копий доверенностей;

• определение срока хранения сканированных копий доверенностей в системе;

формирование матрицы доступа к системе управления доверенностями (в зависимости от вида доверенности);

• разработка схемы процесса управления доверенностями.

Результат.

Решение L.I.C. позволило “Ленте”:

• Обеспечить прозрачность процесса согласования и выдачи доверенностей;
• Увеличить эффективность работы сотрудников: затраты времени на поиск необходимых документов значительно снизились, благодаря электронному архиву сканированных версий документов с удобной функцией поиска;
• Снизить риски, связанные с несвоевременным отзывом доверенностей.

Компания “Лента” получила удобное и функциональное промышленное решение, охватывающее весь жизненный цикл доверенности с момента ее формирования или регистрации (для нотариальных доверенностей) до момента окончания срока ее действия либо ее отзыва.