Внедрение системы управления проектно-технической документацией в ЛУКОЙЛ Оверсиз

Заказчик

ЛУКОЙЛ Оверсиз – активно развивающаяся нефтегазовая компания, оператор международных проектов вертикально интегрированной нефтяной компании «ЛУКОЙЛ». Компания имеет корпоративный центр в Москве и дочерние общества и представительства в 16 странах.

В настоящее время ЛУКОЙЛ Оверсиз ведет несколько крупных территориально удаленных проектов по освоению нефтегазовых месторождений с привлечением внешних подрядчиков. В ближайшем будущем ожидается большое количество новых проектов, инвестиции в которые измеряются десятками миллиардов долларов. Одним из важных слагаемых в успешной реализации подобных мегапроектов является отлаженная система управления проектно-техническим документооборотом.

Решение

• OpenText Content Server
• OpenText Transmittal Management
• OpenText Brava Viewer

Предпосылки проекта

Проекты капитального строительства всегда сопровождаются большими объемами документации, поступающей от подрядчиков, которую компания-оператор должна рассмотреть и согласовать. Если принять во внимание количество проектов, их масштабы и географическую распределенность, а также сжатые сроки и требования к качеству документации, то становится ясно, что без автоматизации процесса документооборот может стать узким местом при реализации таких проектов. Доступ к строительной доку­ментации и истории принятия решений важен и в ходе эксплуатации производственных объектов, в том числе при проведении ремонтов и возникновении нештатных ситуаций. Чтобы гарантировать целостность, актуальность, достоверность и сохранность проектной документации на всех этапах жизненного цикла проекта, компании была необходима централизованная система управления.

С 2009 года в холдинге в качестве системы управленческого документооборота используется платформа OpenText Content Lifecycle Management. Внедренный продукт OpenText Content Server был интегрирован в корпоративную систему управления на базе SAP ERP 6.0. В начале 2012 года решение было тиражировано на основные активы холдинга и охватывало более 1500 пользователей в России, Узбекистане, Нидерландах, США, Ираке и ОАЭ. Российский рынок облачных ИБ-сервисов только формируется 2.2 т

Все подключенные предприятия холдинга рабо­тают с единой базой документов, что существенно облегчает реализацию различных бизнес-процессов, затрагивающих несколько предприятий. Однако функционал решения не покрывал всех требований предприятий холдинга в части приема, классификации и согласования проектно-технических документов, получаемых от ЕРС-подрядчиков, а также их структурированного хранения и эффективного поиска. Для доработки существующей системы в мае 2012 года был инициирован новый проект.

Ход проекта

Внедрение началось с организационной перестройки: разработки единого бизнес-процесса, а также оптимизации управленческого документооборота. Специально созданной рабочей группе, в которую вошли представители бизнеса и ИТ, предстояло проанализировать опыт, накопленный в производственных активах холдинга, и разработать унифицированные процедуры обработки проектно-технической документации.

Существующая программная платформа была дополнена специализированным модулем OpenText Transmittal Management и инструментом OpenText Brava Viewer, позволяющим комментировать как pdf-документы, так и документы технических форматов. В качестве консультанта на проект была приглашена компания «Парма-Телеком (ITPS Group)», специалисты которой имеют большой проектный опыт в международных нефтедобывающих предприятиях. Для проектирования архитектуры системы и выработки оптимального варианта реализации привле­кались эксперты компании OpenText из Чехии и Германии.

Одним из первых был смоделирован целевой процесс управления проектно-техническим документооборотом.

«В каждом проекте капитального строительства существует собственная практика работы с техническими документами, тесно связанная с особенностями аналогичных систем подрядчиков. Необходимо было сделать выбор – моделировать бизнес-процесс с нуля, основываясь на бизнес-логике и лучших мировых практиках, или же искать компромиссы в существующем опыте проектных команд. В итоге в качестве ориентира был выбран проект в Узбекистане, где были наиболее серьезные наработки в данной области. Постепенно эта модель оптимизировалась и дорабатывалась», – рассказывает о проекте Ксения Стребакова, специалист отдела организационного развития «ЛУКОЙЛ Оверсиз».

Источник: Издание «Директор Информационной службы», ноябрь 2012

В июне 2012 года было подготовлено техническое задание (ТЗ), описывающее наборы функций и специфических инструментов для различных групп пользователей. Реализация требований ТЗ происходила итеративным путем: c июля по cентябрь были проведены четыре демонстрации прототипа с постепенным уточнением требований на каждом этапе.

Ключевыми доработками системы стали:

• автоматизация процесса получения, регистрации, проверки комплектности и корректности атрибутов передаваемой EPC-подрядчиком проектно-технической документации;
• формирование задач по согласованию проектно-технической документации в соответствии с матрицей распределения ответственности;
• организация совместной работы над документами сотрудников территориально удаленных подразделений холдинга;
• контроль исполнения пользователями задач по согласованию документов;
• реализация возможностей для комментирования файлов различных форматов;
• реализация поиска по всем категориям проектно-технической документации.

Пилотная эксплуатация системы происходила в октябре – декабре 2012 года на двух проектах крупнейшего актива Компании – West Qurna - 2. В ходе пилотной эксплуатации были проведены работы по обучению пользователей, сбору дополнительных требований к системе, а также уточнены планы дальнейшего развития системы.

В 2013 году к системе были подключены пользователи капитальных проектов в Узбекистане и Ираке. Так же проводилось расширение функциональности системы – была внедрена функциональность Interface Management (взаимодействия различных проектов и EPC-подрядчиков).

В 2014 году в систему вносилось множество менее значительных доработок функциональности (в рамках процесса Change Management’а). На текущий момент проводится внедрение функциональности регистрации и рассмотрения документации от поставщиков оборудования (опытно-промышленная функциональность запланирована на начало 2015 года). География использования системы в течении 2014 года так же значительно увеличилась – на текущий момент подавляющее большинство капитальных проектов ЛУКОЙЛ Оверсиз работают в системе; общее число пользователей превысило 2000 человек.

Результаты внедрения

В ходе внедрения удалось создать инструмент, позволяющий:

• повысить эффективность рассмотрения и согласования проектной документации в условиях большого объема информации и географически распределенных проектных команд;
• структурировано хранить как непосредственно документацию, так и историю ее согласования с последующим эффективным доступом к ней в случае необходимости;
• гарантировать целостность, актуальность, достоверность, сохранность проектной документации на всех этапах жизненного цикла проекта.

Плюсы внедрения

• Централизованный доступ ко всей проектной документации, включая историю изменений
• Автоматизация процесса обмена проектной документацией с EPC-подрядчиками
• Организация совместной работы над документами сотрудников территориально удаленных подразделений холдинга
• Контроль исполнения пользователями задач по согласованию документов

Отзывы заказчика

«Хорошо отлаженная система управления проектно-техническим документооборотом — одно из важных слагаемых в успешной реализации крупных проектов. Внедрение единой системы управления проектно- технической документации уже позволило унифицировать бизнес-процессы различных проектов капитального строительства компании, положительно сказалось на сроках и качестве рассмотрения документации», - отметил Тимофей Ляшенко, начальник управления инженерно-технологической поддержки проектов обустройства, руководитель рабочей группы по унификации ПТД, МФ «ЛУКОЙЛ Оверсиз Сервис Б.В.»

Источник: Издание «Директор Информационной службы», ноябрь 2012

Дальнейшие планы

На 2015 год запланировано дальнейшее развитие функциональности. В частности, будет реализована функциональность Master Deliverable Register, которая позволит контролировать плановые и фактические показатели хода проектирования капитальных объектов.