«Марвел-Дистрибуция» автоматизировала согласование договоров в СЭД Docsvision

2020: Автоматизация согласования договоров в СЭД Docsvision

Компания «Диджитал Дизайн» 30 декабря 2020 года сообщил о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на платформе Docsvision в компании «Марвел-Дистрибуция», одном из ИТ-дистрибуторов в России и странах СНГ.

В системе на декабрь 2020 года работают около 300 пользователей. Основные задачи системы - автоматизация процесса согласования договоров, автоматизированная обработка первичной бухгалтерской документации, согласование доверенностей, создание единого хранилища договорных и первичных бухгалтерских документов.

У «Марвел-Дистрибуции» более 4500 дилеров, поэтому процесс согласования договоров — одна из важнейших составляющих взаимодействия с партнерами. Каждый документ проходит несколько этапов согласования в различных подразделениях, поэтому требовалось снизить нагрузку на пользователей и переложить определение и формирование маршрута согласования в зависимости от типа документа на систему документооборота.

Специалисты «Диджитал Дизайн» совместно с департаментом автоматизации «Марвел-Дистрибуции» произвели интеграцию с 1С для синхронизации справочника сотрудников и получения данных о действующих доверенностях и ERP-системой для передачи финансовых документов. На базе платформы автоматизирован процесс обработки финансовой документации, что позволило уменьшить трудозатраты на подготовку и поиск необходимых документов, а также всегда иметь в быстром доступе их актуальные версии. Система помогает обрабатывать и проверять доверенности внешних заказчиков на актуальность и выполнять сопоставление с подписанной первичной бухгалтерской документацией.

В планах заказчика дальнейшее развитие системы, её функциональных возможностей и масштабирование, в том числе внедрение системы потокового сканирования первичной документации от контрагентов и распознавания информации, а также автоматического формирования карточек.

Дмитрий Лебедев, руководитель продаж и маркетинга «Диджитал Дизайн»:

Примечательно в этом проекте то, как «Марвел-Дистрибуция» построила работу проектной команды со своей стороны — ещё до старта проекта компания обучила работе с платформой Docsvision команду инженеров, чтобы они лучше понимали предлагаемые нашими аналитиками решения. Такое тесное взаимодействие команд позволило закончить проект в кратчайшие сроки с минимальным количеством доработок.