«Мединторг» ускорил время подготовки к проверкам в 2 раза с помощью решения «Скан-Архив»

21 июня 2019 года компания «ГЭНДАЛЬФ» сообщила о завершении внедрения электронного архива документов «Скан-Архив» в АО «Мединторг».

По данным на июнь 2019 года более 100 крупных российских и зарубежных производителей фармацевтической продукции являются стратегическими партнерами «Мединторг», на всей территории России и в странах СНГ у компании около 2000 клиентов.

При таких масштабах через бухгалтерию компании проходит около 30 тысяч документов в год, около 70% которых составляют исходящие. Долгое время все они хранились в бумажном архиве, но контролировать поток документов подобных размеров становилось непросто. Это создавало большие сложности во время аудиторских проверок, когда особенно важно предоставлять документы быстро и своевременно. Помимо того, трудности вызывали отчеты по наличию и отсутствию документации: каждый документ нужно было долго запрашивать и искать. В этот период главный бухгалтер узнала о программе для создания электронного архива документов – «Скан-Архив». Специалисты компании-разработчика установили программу и обучили работе с ней сотрудников «Мединторга».

На июнь 2019 года в «Скан-Архиве» работают больше ста человек. Готовятся к проверкам бухгалтеры теперь быстрее, так как скорость подготовки больших объемов документов увеличилась почти в 2 раза, а хранятся документы в электронной базе, доступ к которой есть в любой момент времени. «Скан-Архив» помогает полностью контролировать учет и наличие первичной документации, благодаря чему отчеты по ней оформляются без прежних сложностей. Значительно упростилась и работа с контрагентами компании как в России, так и за рубежом: найти и предоставить клиенту нужный документ каждый менеджер может самостоятельно, без запросов к другим сотрудникам.

«Мы быстро освоились в работе со «Скан-Архивом»: внедрение прошло успешно, мы активно используем программу и постепенно улучшаем ее вместе со специалистами «ГЭНДАЛЬФ». На июнь 2019 года в электронный архив уже загружено примерно 80% документов за 2017 и 2018, скоро перейдем к документам 2019 года. Программа работает хорошо и решает задачи, ради которых мы ее установили», отметил Максим Юханов, программист АО «Мединторг»