ПЭК перевел на кадровый ЭДО более половины сотрудников

2023: Перевод 4000 сотрудников на КЭДО

ПЭК перевел на кадровый ЭДО более половины сотрудников. Об этом 21 ноября 2023 года сообщила компания HRlink.

Мультисервисный оператор логистических услуг на 70% сократил объем ручного труда сотрудников и на 80% ускорил обмен документами между отделом кадров и региональными подразделениями.

Отделения ПЭК расположены в России и за рубежом — в Армении, Азербайджане, Белоруссии, Казахстане, Узбекистане, Киргизии, Таджикистане, Турции, Китае и ОАЭ. В российских отделениях, от Калининграда до Южно-Сахалинска, работают порядка 7600 сотрудников. В компании ежегодно генерируется в среднем 200 тыс. кадровых документов объемом от 1 до 12 листов каждый.

ПЭК подключил к сервису кадрового электронного документооборота (КЭДО) HRlink более 4 тыс. работников по всей России. Теперь сотрудники могут удаленно подписывать свыше 30 видов документов. Тогда как ранее на подготовку, печать и сортировку одного бумажного документа только в отделе кадров ПЭК уходило до 7 минут.

Благодаря переходу на ЭДО наша компания оптимизировала 70% ручного труда. Снизилось число технических и других ошибок при подготовке документов. У отдела кадров освободилось время для того, чтобы проводить больше консультаций с сотрудниками, готовить аналитические и другие материалы, а также развивать дополнительные инструменты для улучшения качества работы, — рассказал директор по персоналу ПЭК Виктория Цой.

В 2020 году ИТ подразделение приняло участие в эксперименте Минтруда, а в апреле 2023 года начался массовый переход на КЭДО. В ПЭК проанализировали более 10 решений, ориентируясь на такие критерии как безопасность хранения и обмена данными, скорость обработки документов, удобство интерфейса. В итоге, компания выбрала платформу с наиболее высокими показателями по этим категориям — HRlink. Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Нашей главной задачей было не навязывать переход на кадровый электронный документооборот людям, дать им возможность самостоятельно убедиться в том, насколько удобно его использовать. Мы подготовили видеоролики и провели серию интерактивных презентаций для сотрудников. При необходимости, каждый из них мог самостоятельно протестировать кадровый ЭДО перед тем, как подключиться к платформе, — добавила Виктория Цой.

ПЭК на 80% ускорил обмен документами между отделом кадров, который расположен в Москве, и региональными подразделениями по всей России.

По итогам опроса, проведенного в октябре 2023 года, компания выяснила, что большинство сотрудников, которые до сих пор оформляют кадровые документы в бумажном виде, хотели бы перейти на ЭДО.

Поэтому в 2024 году ПЭК планирует подключить к платформе HRlink еще 1 000 человек. Таким образом, на кадровый ЭДО перейдут сотрудники компании с российским гражданством и работающие в ПЭК иностранные граждане, являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Переход на безбумажный документооборот – это неизбежное будущее, которое приблизили антиковидные ограничения и работа из дома в 2020-2021 годах. Сервис HRlink не только упрощает и ускоряет кадровые процессы в организации, но и показывает, что бизнес заботится о сотрудниках. Мы уверены, что в ближайшей перспективе число компаний, отказывающихся от бумаги в HR, будет только расти, — отметил Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRlink.