Правительство Удмуртии внедряет интеллектуальные сервисы Directum для обработки входящей корреспонденции

2022: Начало внедрения Directum Ario

Правительство Удмуртии совместно с Министерством информатизации и связи УР продолжает развивать возможности информационных систем. В 2022 году стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции. Об этом компания Directum (Директум) сообщила 17 октября 2022 года.

С помощью интеллектуальных сервисов Directum в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики планируют в 4 раза ускорить работу с входящей корреспонденцией.

Цифровизация внутренних процессов в Удмуртской Республике началась более 10 лет назад. В основу инфраструктуры заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр.

В АГиП УР ежегодно поступает около 46 000 писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут: 14 минут уходит на сортировку почты, проверку дублей, вычитку и заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК); еще 6 минут занимают подготовка и согласование проекта резолюции. Далее проект резолюции направляется на рассмотрение Главе республики или Председателю Правительства.

Основная цель — сократить трудозатраты делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до 5 минут, что позволит сконцентрироваться на других задачах.

Цель достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса:

• проверке входящих писем на дубли;
• заполнению реквизитов и регистрация РКК;
• формированию шаблона текста проекта резолюции на основе исторических данных и заполненных реквизитов РКК;
• определению ответственного исполнителя.

В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов.

Как выглядит процесс с подключением Directum Ario Механизмы искусственного интеллекта могут участвовать сразу в нескольких этапах обработки корреспонденции:

• заполнять реквизиты РКК входящих писем;
• заполнять шаблон проекта поручения;
• определять исполнителя по входящему письму;
• проверять на дубли входящие письма.

После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненную РКК и отправить на рассмотрение руководителю. Шаблон текст проекта поручения при этом сформируется автоматически.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Показатели эффективности

• 80% — корректность автоматического заполнения реквизитов РКК входящих писем, поступающих по электронной почте и в бумажном виде;
• 91% — корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения;
• 67% — корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции.

В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.