РНЛ Лизинг (Prime Finance: ФинОфис)

2023: Оптимизация финансовых потоков компании

О компании

Компания «РНЛ Лизинг» занимается лизингом автомобилей: по заказу клиенту покупает необходимый ему транспорт и сдает его клиенту в аренду. Когда срок аренды заканчивается, клиент может выкупить автомобили в собственность.

Проект заключался в оптимизации финансовых потоков компании.

О проекте

С какими проблемами сталкивался клиент?

Компания уже работала с продуктом «1С:Бухгалтерия». Поскольку бухучет в лизинге специфичный, в «1С:Бухгалтерии» есть надстройка по учету лизинговых операций, однако в компании все равно был ряд сложностей:

• Платежный календарь составлялся вручную в таблицах Excel и в бумажном варианте
• Каждый менеджер по каждому клиенту готовит отдельный пакет документов на основании счетов на оплату
• Счета руководители согласовывали тоже вручную: проставляли визы на бумажном носителе

Решение: Чтобы упростить процесс согласования заявок на оплату, мы предложили клиенту связку из модулей ФинОфиса: «Казначей» + «Процессы»Ольга Семенская, ГК «КОРУС Консалтинг»: «С нами взлетит» — как запускать ERP и получать бизнес-эффекты 2 т

Автоматизация казначейства

• Установка отдельной базы ФинОфис;
• Интеграция с «1С:Бухгалтерией»;
• Создание платежных поручений на основании заявок;
• Синхронизация справочников, договоров, контрагентов, банковских счетов и остатков денежных средств на них.

Настройка рабочих мест участников процесса

• Доступ к базе;
• Возможность внести заявку, посмотреть заявку, посмотреть согласование;
• Настроить и маршрутизировать процесс согласования заявок в электронном виде.

Реализация: Внедрение модулей «Казначей» и «Процессы» заняло 35 рабочих дней. За это время проект проходил несколько этапов:

• Спринт 1. Установка и настройка программы
• Спринт 2. Тестирование и доработка решения
• Спринт 3. Обучение сотрудников
• Спринт 4. Работа в режиме опытно-промышленной эксплуатации, тестирование со стороны заказчика
• Спринт 5. Перевод в промышленную эксплуатацию

Результаты

Что получил клиент?

Оцифрованный процесс создания заявок на оплату

• Заявки на оплату составляются и согласуются в программе
• Реестры платежей формируются на основании заявок
• Прогнозы поступления денежных средств формируются на основе графиков платежей

Автоматическое формирование платежных документов

• Платежные документы формируются автоматически в «1С:Бухгалтерии» на основании отраженных в ФинОфисе заявок

Улучшение процесса создания заявок

• Менеджер создает электронную заявку в ФинОфисе и может приложить к ней все необходимые документы
• Сотрудник может проверить, все ли нужные бумаги собраны

Оптимизация процесса согласования документов

• При поступлении от менеджера заявки на оплату, ответственное лицо получает уведомление на электронную почту
• При этомсогласование может быть не просто линейным, а с проверкой разных условий

Проверка соблюдения условий при согласовании документов

• Например, проверить лимит взаиморасчетов по определенному контрагенту

Автоматическое формирование платежного календаря

• Созданная заявка попадает в платежный календарь компании
• Финансовый директор в онлайн-режиме видит платежный календарь, проверяет банковский счет, остаток на нем, и раскидывает заявки на оплату, если счетов у компании несколько

Ключевые улучшения:

• Процесс управления платежами стал значительно прозрачнее
• Время сотрудников на подготовку и согласование документов сократилось на 80%
• Ошибки при согласовании документов сократились на 90%