Konica Minolta автоматизировала документооборот и внедрила мобильную печать в «РЭП Холдинге»

2019: Автоматизация обработки внутренней документации и внедрение сервиса мобильной печати

4 марта 2019 года стало известно, что Konica Minolta и РЭП Холдинг продолжили сотрудничество по совершенствованию процессов документооборота. Внедрение специализированных решений позволило компании сократить время обработки документов и сделать работу сотрудников с сервисом печати более удобной.

Проект по автоматизации обработки внутренней документации РЭП Холдинга стал продолжением сотрудничества Холдинга и Konica Minolta по проекту оптимизации и аутсорсингу печати, в результате которого удалось сократить парк печатных устройств на 50%, снизить объём печати на 20% и уменьшить трудозатраты на сервисную поддержку на 90%.

На подготовительном этапе данного проекта специалисты Konica Minolta провели аудит текущих документоёмких процессов и в качестве пилотной задачи выбрали один из наиболее активных процессов работы с внутренними документами. До внедрения автоматизации оформление и обработка одного такого документа вручную занимала не менее 10 минут. Специалисты Konica Minolta внедрили решение на базе Document Navigator Server, разработали коннектор к системе электронного документооборота (СЭД) «РЭП Холдинг», а также кастомизировали комплексное решение под задачи компании. Были автоматизированы такие этапы, как маркировка созданного документа штрих-кодом, его распознавание, переименование и размещение в СЭД с автоматическим поиском заданной карточки документа. В результате процесс оформления стал занимать всего 1 минуту.

За 2,5 месяца с момента внедрения проекта было обработано 230 документов, при этом средняя экономия времени на обработку составила 9 минут на один документ, а общая экономия – 38 часов или 4,75 рабочего дня сотрудника. Вместе с тем, решение гарантирует 100% исключение ошибок при размещении документа в СЭД. Это очень хорошие показатели, поэтому мы будем масштабировать решение на другие документоемкие процессы. Мы только что завершили автоматизацию процедуры оформления договоров и спецификаций. В ближайших планах – автоматизация работы с другими типами документов. Кирилл Григоров, руководитель отдела информационных систем АО «РЭП Холдинг»

Также Konica Minolta внедрила сервис мобильной печати в компании заказчика: решение для аутентификации SafeQ позволяет отправить документ на печать прямо с телефона или планшета iOS (печать с устройств на платформе Android будет запущена в ближайшее время) как с корпоративной, так и личной почты.

В рамках проекта реализована функция гостевой печати с мобильного устройства, когда гость может самостоятельно зарезервировать свой электронный адрес в системе и привязать карту для выпуска заданий на печать. При этом гостевая учетная запись может быть как временной, так и постоянной. Наталья Кравченко, руководитель подразделения Konica Minolta Business Solutions Russia в СЗФО

2018: Оптимизация затрат на печать

6 февраля 2018 года компания Konica Minolta сообщила об оптимизации затрат промышленного холдинга «РЭП Холдинг» на печать с помощью комплексной услуги аутсорсинга печати. Переход к аутсорсинговой модели сделал расходы предприятия на печать полностью прозрачными и прогнозируемыми.

До начала реализации проекта печатный парк «РЭП Холдинга» состоял из 342 печатающих устройств, из которых 80% приходилось на персональные устройства формата А4. Объём печати составлял 305 тыс. ч/б страниц в месяц и 4,7 тыс. цветных страниц в месяц, использовалось печатное оборудование производства семи различных вендоров. После завершения проекта количество оборудования уменьшилось до 92 единиц техники и четырех моделей МФУ Konica Minolta.

РЭП Холдинг (2018)

Компания также ввела систему контроля печати, автоматизированный мониторинг и внедрила технологию авторизации печати на любом МФУ в локальной сети, в том числе, и в территориально-распределенных предприятиях холдинга. В результате объем печати снизился на 20%, а трудозатраты сотрудников ИТ-отдела, обслуживающих парк печатных устройств, сократились на 70%.

«Для нас важно было наличие гибкого комплексного решения от одного поставщика, и Konica Minolta смогла предоставить лучшие условия покопийного контракта. Несмотря на множество локаций и постоянные перемещения пользователей, среднее время на устранение службой поддержки инцидентов с печатным оборудованием сократилось более, чем в три раза. Аутсорсинг печати доказал высокую экономическую эффективность, кроме того, система защиты печати повысила информационную безопасность наших предприятий». Кирилл Григоров, руководитель отдела информационных систем АО «РЭПХ»

«Аутсорсинговая модель уже достаточно давно зарекомендовала себя за рубежом. В России данный вид услуг стартовал существенно позже, в первую очередь среди представительств крупных международных компаний. В последнее время мы наблюдаем рост интереса и среди российских компаний. Основной моделью аутсорсинга печати является покопийный контракт, при котором заказчик платит только за количество отпечатанных листов, а все затраты на обслуживание техники и поставку расходных материалов несет провайдер услуги, ему же принадлежат и сами печатающие устройства. Это, в том числе, позволяет перенести затраты заказчика на печать из капитальных в операционные». Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям Konica Minolta Business Solutions Russia