"Роял Тайм Групп" внедряет СЭД

23 января 2014 года стало известно о внедрении системы электронного документооборота DIRECTUM в компании «Роял Тайм Групп». Проект реализовала компания МайТэк.

Задачи проекта

С целью развития внутренней технологичности и повышения культуры управления взаимодействием, в марте 2013 года руководство приняло решение о внедрении ECM-системы DIRECTUM. Работы выполнила компания DIRECTUM – компания МайТэк.

Масштаб реализуемых «Роял Тайм Групп» проектов требовали детального планирования деятельности и управления финансовыми потоками. У специалистов компании «Роял Тайм Групп» имелось четкое представление - хорошо поставленная работа договорного отдела облегчает финансовое планирование. Поэтому, одна из задач перед командой исполнителя - жесткая регламентация данных процессов по срокам и распределение зон ответственности каждого участника.

Ход проекта

Поставленную задачу реализовали с помощью бизнес-решения DIRECTUM Управление договорами. Результатом автоматизации договорной деятельности стало электронное согласование проектов документов, утверждение их с помощью механизма электронной подписи, возможность контроля возврата документа и ведение реестра договоров. Настроен и механизм анализа, напоминания и контроля показателей. В качестве примера можно привести уведомление о сделке в ФАС, предоставление документов для финансового мониторинга, оформление паспорта сделки в случаях, когда это необходимо.

Алина Фасхутдинова, финансовый директор «Роял Тайм Групп», отметила: "В силу специфики нашего бизнеса, к внедряемой системе мы предъявляли жесткие требования в области обеспечения безопасности и разграничения прав доступа к хранящейся в ней информации. Также требовалась грамотная оптимизация процессов взаимодействия и четкая регламентация работ. Все эти требования были реализованы в рамках данного проекта. Хотелось бы отметить возможность удаленной работы пользователей через веб-клиент, так как многие из наших сотрудников часто бывают в командировках, а это не должно затягивать процесс согласования документов и выполнение особо важных задач".

Итог проекта

• Эффект от автоматизации получен в области согласования счетов и заявок на оплату. Прозрачность системы обеспечивает сотрудников знанием о местонахождении документа и произведенным платежам.

• Работа с документами, задачами и заданиями ведется в едином информационном пространстве, доступ к которому сотрудники могут получить из любой точки мира. Этот критерий один из ключевых при выборе системы, учитывая удаленность объектов инвестирования друг от друга и разъездной характер работы специалистов.

• Система охватывает процессы кадрового делопроизводства и работу с входящей, исходящей и внутренней документацией (служебные записки, приказы, распоряжения). С созданием структурированного электронного архива существенно снизился риск потерь документов, повысилась конфиденциальность.

Предполагается развитие системы. Специалисты компании МайТэк приступили к работам по автоматизации кадровых процессов. К работе в системе подключатся также и удаленные подразделения холдинга.