Система Directum признана стандартом управления договорами в холдинге "ОЗНА"

Система DIRECTUM, использованная для автоматизации документооборота на предприятиях холдинга "ОЗНА", признана единым корпоративным стандартом управления договорами. Первые три предприятия холдинга полностью переведут работу с договорными документами в DIRECTUM к началу 2010 года.

Внедрение DIRECTUM в "АК ОЗНА" и "ОЗНА-Менеджмент"

Первый проект внедрения DIRECTUM стартовал в 2008 году на одном из производственных предприятий холдинга – заводе ОАО "АК ОЗНА". Целью проекта стала автоматизация стандартных бизнес-процессов и операций с документами. Завод, где потребность в электронном документообороте стояла наиболее остро, должен был стать площадкой для "обкатки" новой технологии. В результате проекта в электронный вид перешла работа со служебными записками, централизованное издание организационно-распорядительных документов, работа с входящей и исходящей корреспонденцией.

Основываясь на результатах проекта в ОАО "АК ОЗНА" и планах дальнейшего развития единой общекорпоративной модели взаимодействия, руководство холдинга приняло решение тиражировать систему DIRECTUM на второе предприятие - управляющую компанию ООО "ОЗНА-Менеджмент". Тиражирование началось в июле 2008-го и было завершено в ноябре этого же года.

По итогам внедрения, в системе в DIRECTUM было зарегистрировано более 800 сотрудников ООО "ОЗНА-Менеджмент" и ОАО "АК ОЗНА". Сегодня их количество постоянно растет, поскольку система динамично развивается, охватывая новые процессы и подразделения.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 58.3 т

Благодаря системе DIRECTUM в обеих компаниях ускорились процессы доставки документов до исполнителей, сократились сроки согласования документов, было оптимизировано взаимодействие по всем бизнес-направлениям, все работы построены на единой базе электронных документов. Со временем был осуществлен перевод в электронный вид и ряда работ, связанных с сопровождением системы менеджмента качества предприятия (СМК).

Автоматизация работы с договорами

Высокие результаты обоих проектов и современная модель взаимодействия, основанная на системе DIRECTUM, стали хорошей платформой для расширения автоматизации бизнеса холдинга. Исходя из ключевых бизнес-потребностей холдинга, руководство ОЗНА приняло решение о дальнейшем развитии проекта: автоматизации и стандартизации еще одного бизнес-процесса - договорной деятельности.

Таким образом, очередным витком автоматизации стал перевод всей работы холдинга с договорными документами в электронный вид. Для этого руководство холдинга поставило задачу разработать тиражируемое универсальное решение, с помощью которого можно было бы охватить не только завод и управляющую компанию, но и все остальные предприятия холдинга.

В результате специалистами DIRECTUM был разработан готовый к тиражированию программный комплекс, включающий "матрицу полномочий" - самостоятельный постоянно актуализируемый интерактивный справочник связей и маршрутов согласования. "Матрица полномочий" в совокупности с модулем "Управление договорами" системы DIRECTUM позволила полностью автоматизировать сложные бизнес-процессы при работе с договорными документами. Благодаря своей гибкости и масштабируемости, "матрица" может постоянно развиваться, адаптируясь под потребности холдинга.

Тиражирование DIRECTUM на все предприятия холдинга

Решение по автоматизации договорной работы было признано руководством компании ОЗНА полностью удовлетворяющим всем бизнес-потребностям и утверждено корпоративным стандартом для всех предприятий холдинга. Следствием принятия нового стандарта стал проект по распространению данного решения как на уже автоматизированные предприятия холдинга, так и на те, где электронный документооборот еще не внедрен.

Проект стартовал в сентябре 2008 года. Автоматизация охватила все производственные и сервисные компании холдинга: управляющую компанию ООО "ОЗНА-Менеджмент", производственные предприятия (ОАО "АК ОЗНА", ООО "НПП ОЗНА-Инжиниринг"), сервисные компании (ООО "Сервисная компания "ОЗНА" (г. Нижневартовск) и филиал компании в г. Октябрьский).

В рамках проекта запланированы некоторые структурные и технологические изменения, ставшие результатом консалтинговых работ специалистов DIRECTUM. Так, в ОАО "АК ОЗНА" вместе с новой технологией работы с документами появится и новый договорной отдел, который будет поддерживать, развивать и адаптировать новую модель работы с договорами к бизнес-модели предприятия холдинга.

К началу 2010 года, когда проект будет завершен, решение DIRECTUM охватит и оптимизирует все бизнес-процессы холдинга, связанные с созданием, хранением, согласованием, контролем и исполнением договоров. Вся договорная документация будет храниться в единой базе, обрабатываться и исполняться согласно новым регламентам в электронном виде. Таким образом, главным итогом проекта станет перевод договоров и технологий работы с ними в единую легко управляемую информационную систему, охватывающую весь холдинг.