Продавец запчастей поменял СЭД DocsVision на 1С из-за дороговизны

Группа компаний «Стакос», занимающаяся продажей автозапчастей оптом и в розницу через собственные торговые точки в крупнейших городах Северо-Запада и Поволжья, завершила очередной проект по внедрению системы электронного документооборота и управления заданиями. В основу решения положена система «1С:Документооборот 8», интегратором проекта выступила компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ).

Данный проект – уже вторая по счету попытка «Стакоса» инвестировать в создание эффективной СЭД. Всего год назад, осенью 2009 года, управляющая компания «Стакос» в месячный срок закрыла проект по внедрению системы аналогичного класса DocsVision. Тогда были внедрены модули «Делопроизводство» и «Управление процессами», приобретено 50 лицензий системы.

Однако, по истечении года эксплуатации DocsVision стало понятно, что это решение не устраивает руководство ни функционалом, ни высокой стоимостью технической поддержки, отмечают в «Стакосе». Поэтому было принято решение запустить новый СЭД-проект, чтобы уменьшить временные затраты топ-менеджеров и повысить исполнительную дисциплину сотрудников, а также, соответственно, сократить издержки от эксплуатации новой системы.

По словам Олега Суворова, ИТ-директора группы компаний «Стакос», новая система «1С:Документооборот 8» была выбрана после детального анализа и не в последнюю очередь привлекла «приемлемой для такого функционала стоимостью решения». Рассматривались ли другие альтернативные решения, не уточняется.

В результате проекта было автоматизировано 75 рабочих мест. В качестве первых результатов эксплуатации новой системы в «Стакосе» отмечают улучшение контроля над выполнением задач, снижение вдвое трудозатрат на ведение документации, практически полное решение проблем по взаимодействию подразделений.

По словам Суворова, трудозатраты на контроль исполнения задач и поиск нужных документов оценивались компанией до автоматизации документооборота в несколько сотен тысяч рублей в месяц. Внедрение «1С:Документооборота» позволило сократить эти затраты на две трети. Кроме того, вдвое сократилось время на управление заданиями. Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Управление заданиями сотрудников базируется на принципе SMART (от англ. Specific-точность, Measurable–измеримость, Achievable-достижимость, Realistic-реалистичность, Timely – своевременность). Когда задача вносится в систему, она конкретизируется под существующие в решении параметры и становится измеримой по трудозатратам, определенной во времени, точно сформулированной. Это позволило установить в компании новый стиль работы: все поручения прозрачны, а переносы сроков детально документируются, отмечают представители «Стакоса». Сейчас соотношение выполненных задач к просроченным составляет 4/1, тогда как до начала проекта было обратным – одна выполненная в срок задача на четыре просроченных.

Помимо управления заданиями в системе полностью автоматизирован документооборот и работа с документацией, ведется учет служебных записок, протоколов. Благодаря использованию новой системы документооборота временные затраты большинства сотрудников компании по части работы с документами сократились на две трети. Оценка трудозатрат проводилась в компании методом экспертных оценок. Также в числе результатов проекта отмечается решение проблем при взаимодействии офиса с филиалами и магазинами компании.

Михаил Тинин, ИТ-специалист «Стакоса», также рассказал, что в дальнейшем компания планирует проводить интеграцию документооборота с другими корпоративными системами компании и переводить удаленные филиалы на работу с использованием веб-интерфейса, что позволяет сделать платформа 8.2.