В «ТЭК СПб» расширили функциональность СЭД

2022

Обновление платформы Docsvision до 5.5.4

Весной 2022 года специалисты «Диджитал Дизайн» завершили работы по развитию функциональности СЭД у ГУП «Топливно-энергетического комплекса Санкт-Петербурга». В ходе проекта была обновлена платформа Docsvision до актуальной версии 5.5.4, а также настроена актуальная версия веб-клиента Docsvision 16. Об этом сообщила компания «Диджитал Дизайн» 26 октября 2022 года.

По состоянию на октябрь 2022 года почти 3000 сотрудников предприятия используют СЭД CSP-класса на платформе Docsvision для работы с договорами, кадровыми приказами, доверенностями, заявками и конкурсной документацией.

Среди проведенных работ: комплексное обновление интерфейса и рабочего стола веб-клиента, а также области отображения карточек; запуск функциональности просмотра файлов; настройка конструктора отчетов, реализация механизма подписания ЭП на мобильных устройствах и др. Интерфейс системы поддерживает работу с различными веб-браузерами, а также обладает адаптивной версткой, позволяющей использовать полный, в том числе обновленный, функционал системы на любых мобильных устройствах.

По итогам выполненных работ на главном экране сотрудника в графическом виде доступна информация о количестве документов, находящихся на контроле. Стала удобнее и работа с карточками документов: можно отмечать статус их прочтения, выполнять с ними массовые операции, а также управлять различными типами группировок, например, многоуровневыми. Также, появилась возможность отображения архивных карточек документов в представлении в соответствующей папке. Ещё один инструмент в системе – конструктор отчётов, необходимый для эффективной работы с документами в различных разрезах и представлениях. Конструктор позволяет строить отчёты и выполнять поиск необходимых для них данных на основе любых параметров, привязанных к документам, сохранять пользовательские отчеты внутри системы и выгружать их в Excel или в PDF.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга В рамках проекта также был создан интегрированный с системой электронного документооборота чат-бот в Telegram, благодаря которому сотрудники могут оперативно получать уведомления о новых задачах без входа в электронную почту или Docsvision.

При выполнении работ по развитию системы был реализован пилотный проект по внедрению функциональности автоматического расписания резолюций на базе технологий машинного обучения. Технология работает следующим образом: сотрудник загружает отсканированный документ в созданную в ручном режиме карточку входящего документа. При загрузке происходит автоматическое распознавание текста загруженного документа и создание на его основе проекта карточки резолюции по этому документу. Нейросеть дозаполняет поля в резолюции, а именно подбирает исполнителя и сопроводительный текст. Данная технология позволяет упростить процесс поиска нужного контента в системе, сократить время на распределение задач и увеличить скорость ответа на входящие документы.

При обновлении СЭД была поставлена цель не просто улучшить её функциональность, но и повысить производительность. Для этого специалисты «Диджитал Дизайн» выполнили вытеснение файлов из базы данных, в результате чего оперативная и архивные базы данных уменьшились в три раза. Это позволило снизить стоимость хранения документов, упростить процесс регламентного обслуживания системы и увеличить ее производительность.

Особое внимание было уделено удобству взаимодействия сотрудников предприятия с СЭД. В результате выполненных работ ТЭК получил систему класса CSP (Content Service Platform). На данный момент она является высшей ступенью в эволюции корпоративных систем, которая позволяет создавать самые разнообразные интегрированные между собой решения от классического делопроизводства до организации полноценного цифрового управления и сложных бизнес-процессов по обработке структурированных данных. Но на этом компания не остановится – в обозримом будущем продолжит улучшаться в области внедрения технологий искусственного интеллекта, отметил генеральный директор ГУП «ТЭК СПб», Иван Болтенков.

Перевод кадрового документооборота в электронный вид средствами Docsvision 5.5

В рамках цифровой трансформации бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб» инициировал проект по переводу кадрового документооборота предприятия в электронный вид. Об этом сообщила компания «Диджитал Дизайн» 29 сентября 2022 года.

Именно кадровый документооборот оставался одним из препятствий на пути к максимальному отказу от бумаги в работе организации. Однако осенью 2021 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволившие оформлять и подписывать кадровые документы в электронном виде без обязательства хранить их бумажные копии.

Оцифровка кадровых документов производится с помощью комплексного решения, разработанного компанией «Диджитал Дизайн», которая была выбрана по итогам конкурса. Сквозная автоматизация кадровых процессов на базе платформы Docsvision представляет из себя единую систему с удобным интерфейсом, доступную на смартфоне, планшете или компьютере.

Благодаря поэтапному внедрению КЭДО у сотрудников кадровой службы ТЭКа исчезнет необходимость распечатывать большой объем распорядительных документов, включая приказы о приеме на работу, переводе, об отпусках различных видов, уведомления работников, например, об изменении условий трудового договора и т.д. Переход на кадровый документооборот позволит экономить сотни килограммов бумаги в год. Например, только приказов об отпуске сотрудников в 2021 году было распечатано 28 598, а это свыше 142 килограммов бумаги. Эффективнее также станут процессы адаптации, оценки персонала и управления его квалификацией. Перевод кадровых процессов в электронный вид значительно сэкономит трудозатраты кадровой службы на работу с документами и позволит обеспечить взаимодействие с сотрудниками, работающими удаленно или в обособленных территориальных подразделениях предприятия, например, на котельных. Работники ТЭКа получат возможность подписывать документы дистанционно, без посещения офиса компании, с применением электронной подписи.

КЭДО также позволит автоматизировать формирование запросов в кадровую службу организации, управление отпусками, командировками, подбором и наймом персонала. Для идентификации сотрудника и обеспечения валидности подписания кадровых документов будет выполнена интеграция системы с порталом «Госуслуги» (ЕСИА), а для обмена кадровыми документами – с программой «1С:ЗУП». Воспользоваться системой смогут все сотрудники предприятия, а единовременно в ней возможно работать до 2000 пользователям.

ГУП «ТЭК СПб» продолжает работу по оцифровке и автоматизации бизнес-процессов предприятия, кадровый электронный документооборот - один из этапов этой работы. Результатом данного проекта станет ускорение процесса оформления кадровых документов, а также сокращение затрат кадровой службы на ведение документооборота. В целом переход на электронный документооборот позволит повысить производительность труда сотрудников предприятия, сократить сроки рассмотрения и исполнения документов, сделать удобнее их поиск и быстрее доставку контрагентам. ЭДО повысит оперативность принятия решений в деятельности ТЭКа и прозрачность бизнес-процессов в компании. Результатом этой работы станет более эффективное взаимодействие с потребителями услуг, отметил генеральный директор ГУП «ТЭК СПб», Иван Болтенков.

Внедрение системы стало очередным этапом перехода ТЭКа на электронный документооборот на базе платформы Docsvision 5.5, которая используется на предприятии для ведения делопроизводства, работы с договорами, доверенностями, заявками и конкурсной документацией.

Это система CSP-класса, которая взаимодействует с другими ресурсами предприятия и интегрирована в Единую систему электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.

2017: Внедрение Docsvision 5

Заказчик

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада. Доля предприятия на петербургском рынке тепловой энергии составляет около 48%.

Предприятие отапливает и снабжает горячей водой порядка 14200 домов Санкт-Петербурга, в которых живет около 2,5 млн горожан. Среди абонентов компании – жилые дома, здания социально-бытового назначения: больницы, школы, детские сады, многочисленные производственные объекты.

Вся собственность предприятия является государственной собственностью Санкт-Петербурга. В компании работают более 9 тысяч человек.

Ситуация

В ГУП «ТЭК СПб» порядка 6 лет назад была внедрена СЭД Documentum, в которой были автоматизированы процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, поручениями, кадровыми приказами. В системе было настроено более 100 различных видов документов.

С течением времени требования к СЭД менялись, скорость и объемы документационного взаимодействия росли, и существующая СЭД перестала соответствовать требованиям организации. Встал вопрос о замене платформы СЭД на более современную и соответствующую всем требованиям ГУП «ТЭК СПб».

Цели проекта

Компании необходимо было внедрить СЭД, которая обеспечивала бы необходимую функциональность, обладала высокой гибкостью и позволяла легко модифицировать внедренное решение, в том числе силами собственных ИТ-специалистов. Немаловажной была и возможность осуществить быструю и качественную интеграцию новой СЭД в непростой корпоративный ИТ-ландшафт ГУП «ТЭК СПб».

Кроме того, за прошедшее с момента внедрения Documentum время существенно возросли требования к скорости работы СЭД, безопасности хранения и обработки данных, наличию механизмов обеспечения юридической значимости документов. Новая СЭД также должна была соответствовать требованиям безопасности (поддержка современных средств защиты, в т.ч. ЭП).

Таким образом, модернизация СЭД включала в себя задачи по интеграции с корпоративными информационными системами и расширению функциональных возможностей.

Функции, которые требовалось автоматизировать:

• контроль исполнения поручений в СЭД;
• автоматизация сквозных бизнес-процессов ГУП «ТЭК СПб», проходящих через несколько корпоративных систем;
• автоматизация на базе СЭД регламентированных процессов управления различными видами заявок, принятыми в ГУП «ТЭК СПб»;
• гибкая система оперативного формирования произвольной отчетности.

Решение

По итогам анализа представленных на рынке СЭД была выбрана российская платформа Docsvision 5, отвечающая всем требованиям заказчика. В качестве подрядчика в результате конкурса была выбрана ИТ-компания «Диджитал Дизайн», обладающая подтвержденной компетенцией в области автоматизации документооборота в органах государственной власти и на коммерческих предприятиях.

Результат

В новой системе электронного документооборота Docsvision 5 помимо ранее автоматизированных процессов делопроизводства появились новые функции:

• поддержка сложных процессов согласования;
• работа с резолюциями;
• работа с номенклатурой дел;
• аналитические и статистические отчеты;
• развитые механизмы поиска.

Кроме делопроизводственных задач, в ходе проекта был автоматизирован ряд внутренних бизнес-процессов организации:

• заказ и выдача пропусков;
• заявки сотрудников на техническую помощь, технику и расходные материалы;
• автоматизация управления договорами, в том числе технические задания на конкурсы, дополнительные соглашения, протоколы разногласий, соглашения о расторжении;
• организация и управление совещаниями;
• контроль исполнения протокольных поручений.

Для того, чтобы упростить работу с новой системой, для сотрудников ГУП «ТЭК СПб» были реализованы «личные кабинеты» в СЭД. Они обеспечивают быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации.

В СЭД Docsvision с помощью специально разработанных средств автоматизированной миграции был осуществлен перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД – в общей сложности более 1 миллиона документов, среди которых:

• документы и файлы;
• поручения;
• справочные данные.

Инфраструктурная оптимизация, проведенная в ходе проекта, позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности.

В ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована в корпоративную ИТ-инфраструктуру компании и в настоящее время взаимодействует с корпоративными прикладными системами:

• «1С. Предприятие 8.2» в части обмена справочными данными по сотрудникам и контрагентам, синхронизации данных карточек договоров.
• Электронный архив: передача оригиналов документов на хранение в электронный архив.
• Каталог ActiveDirectory: получение данных о сотрудниках и аутентификация пользователей для доступа в систему.

Статистика

На 2017 год в СЭД работают:

• главное управление и 4 филиала;
• 5 заместителей генерального директора;
• более 800 пользователей ежедневно;
• около 250 пользователей одновременно.

Прирост документов в СЭД:

• более 1000 резолюций в день;
• свыше 600 документов и 80 заявок в день.

Отзыв

С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слаженную и комфортную работу с компанией «Диджитал Дизайн», профессионализм и оперативность работы специалистов подрядчика». Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга»