«Техносерв» перешел на безопасный облачный файлообменник на базе «Техносерв Cloud»

2018: Внедрение системы синхронизации и обмена файлами «ТехноДиск»

Компания «Техносерв» 15 февраля 2018 года объявила о внедрении в своей московской штаб-квартире корпоративной информационной системы синхронизации и обмена файлами «ТехноДиск», развернутой в облаке Техносерв Cloud.

Предпосылки

Для организации совместной работы и централизации хранения и обмена файлами специалисты «Техносерва» применяют корпоративную файлообменную систему. Предыдущее решение было развернуто на внутренней инфраструктуре «Техносерва» со всеми соответствующими особенностями, связанными с необходимостью текущего администрирования, резервирования и сложностями быстрого масштабирования. Оно не всегда отвечало постоянно повышающимся требованиям бизнеса.

Ход проекта

В декабре 2017 года «Техносерв» анонсировал запуск сервиса хранения и синхронизации данных на базе собственной облачной платформы Техносерв Cloud — «ТехноДиск». Одновременно с этим проходил тест данного решения внутри «Техносерва». Всего около 200 пользователей из числа сотрудников компании тестировали решение «ТехноДиск» в различных режимах работы на протяжении трех месяцев.

Переход на платформу прошел незаметно для пользователей, с переносом всех данных из предыдущей файлообменной системы. Команде Техносерв Cloud потребовалось около двух недель на интеграцию решения с корпоративным ландшафтом и индивидуальную настройку всех параметров системы. Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.4 т

Для рабочих станций доступны агенты синхронизации облачного хранилища с локальными папками, а инструменты работы с «ТехноДиск» интегрированы с Microsoft Office. Доступ в систему возможен и с мобильных устройств сотрудников через интернет с помощью соответствующих приложений.

Итоги проекта

С января 2018 года «Техносерв» полностью перешел на систему синхронизации и обмена файлами «ТехноДиск» на платформе Accellion kiteworks. По состоянию на 15 февраля, каждому пользователю системы доступно хранилище объемом 200 ГБ, при необходимости возможно расширение практически до любых объемов.

Проект был реализован в ответ на совместный запрос подразделений компании, отвечающих за информационные технологий и информационную безопасность. Используя возможность брендирования решения под заказчика, компания выбрала название «Техносерв Диск» и использует корпоративный домен «Техносерв». «Техносерв Диск» развернут в облаке Техносерв Cloud на выделенной для компании независимой закрытой виртуальной инфраструктуре, что позволяет экономить на капитальных вложениях в оборудование и иметь возможность потреблять ровно столько ресурсов, сколько необходимо.

Платформа Accellion kiteworks поддерживает требуемый уровень информационной безопасности. В реализации «Техносерв Диск» может быть интегрирован с корпоративной DLP-системой компании. Также решение может использовать дополнительные опции безопасности, например, обеспечение конфиденциальности синхронизирующихся с «Техносерв Диск» рабочих станций с помощью крипто-контейнера, создаваемого с использованием BitLocker, применение широких возможностей по удаленному контролю передачи данных внутри платформы.

Кроме того, может использоваться встроенная антивирусная защита и межсетевой экран, обеспечивающий защиту сети от несанкционированного доступа с фильтрацией внутреннего и внешнего трафика, может применяться мультифакторная аутентификация пользователей (MFA) и интеграция с системами ATP (Advanced Threat Protection).

Для обеспечения безопасности использования на мобильных устройствах пользователи могут быть ограничены администратором в возможности извлечения файлов за пределы мобильного приложения kiteworks, а все операции по просмотру и редактированию файлов, в таком случае, будут проводиться только внутри самого приложения.

Корпоративную информационную систему синхронизации и обмена файлами отличает простота и мобильность сервиса в сочетании с защищенностью и безопасностью. В целом перевод сервиса обмена файлами в облако дает возможность предоставлять к нему доступ для наших сотрудников и внешних пользователей без дополнительных затрат на выполнение требований по обеспечению безопасности корпоративного ландшафта. При этом платформа на базе Accellion kiteworks, предоставляя нам все необходимые для решения класса EFSS-сервисы, существенно дешевле, чем популярные облачные решения, — рассказал Александр Иванов, начальник службы информационной безопасности компании «Техносерв».

По информации «Техносерва», система решает множество задач:

• хранение и просмотр документов и медиафайлов,
• обмен файлами,
• синхронизация файлов между ПК и мобильными устройствами,
• интеграция с почтовым сервисом Outlook,
• интеграции с корпоративным ПО и с популярными облачными сервисами,
• интеграция с сервисами SSO (Single Sign On, «Единый вход»).

Среди основных, самых популярных сценариев ее использования в компании назвали:

• передачу файлов контрагенту и получение от него (скачивание по ссылке возможно даже без регистрации контрагента, не имеющего доступа в систему),
• создание папки для совместной работы над файлами и приглашения в нее коллег,
• создание папки и запрос у коллег загрузки файлов в неё.

По данным на 15 февраля, с системой работают более 800 пользователей, включая как сотрудников «Техносерва», так и партнеров, подрядчиков и заказчиков компании. Сразу стало понятно, что новое решение пользуется большим спросом: уже за первые 2 недели объем используемого хранилища вырос на 250 ГБ и продолжает расти. Поскольку решение развернуто в облаке Техносерв Cloud, система гибко масштабируется и мы потребляем ресурсы в соответствии с нашими реальными потребностями, — рассказал Алексей Берзин, директор департамента информационных технологий компании «Техносерв». — Поскольку каждый сотрудник самостоятельно управляет своим хранилищем, включая предоставление доступа к нему, система ускоряет обмен информацией с нашими контрагентами и практически не несет в себе затрат на текущее администрирование, предоставление доступа и сопровождение решения.

2017: Внедрение системы управления и оказания ИТ-услуг ServiceNow

Компания «Техносерв», российский системный интегратор, 18 сентября 2017 года объявила о внедрении централизованной системы управления и оказания ИТ-услуг от компании ServiceNow, работающей в сфере ITSM-решений (IT Service Management, ITSM).

Предпосылки проекта

По данным на сентябрь 2017 года, штат компании «Техносерв» состоит из более чем 2700 сотрудников. Помимо главного московского офиса, «Техносерв» имеет 9 региональных представительств и еще 5 дочерних предприятий. Для централизованной поддержки работы всех ИТ-систем и оборудования компании во всех ее подразделениях специалисты «Техносерва» применяют ITSM-систему.

С течением времени ранее используемое в «Техносерве» ITSM-решение морально устарело, что приводило к сложностям в процессе его обновления, а реализация дополнительного функционала требовала существенных трудозатрат. Кроме того, ландшафт систем «Техносерва» включает в себя целый ряд сервисных систем, используемых для обслуживания сотрудников компании. Помимо ИТ-поддержки, это заявки в HR, в административно-хозяйственную службу и др.

В результате руководством компании было принято решение о переводе «Техносерва» на современную ITSM-платформу.

Выбор системы

Для реализации проекта была сформирована специальная рабочая группа, включавшая более 20 сотрудников из нескольких подразделений. Первым этапом происходил выбор ITSM-платформы. С этой целью был сформирован перечень функциональных и нефункциональных требований к системе, проведен анализ рынка и выбраны 10 потенциальных решений как российского, так и зарубежного производства. Исходя из оценки каждого решения по функциональному покрытию требований интегратора, трудоемкости и стоимости необходимых доработок, а также затрат на последующее сопровождение системы было принято решение о внедрении ITSM-платформы ServiceNow.

Ход внедрения

ServiceNow предлагает единую платформу для автоматизации жизненного цикла ИТ-услуг, управления проектами, персоналом, ресурсами, рисками и т.д. Стоит также отметить, что с 2014 года «Техносерв» является официальным партнером ServiceNow и обладает собственной экспертизой по продуктам вендора.

Проект внедрения стартовал в январе 2017 года, уже в апреле инженеры «Техносерва» заканчивали настройку системы, в мае произведен запуск в опытно-промышленную эксплуатацию (ОПЭ). С мая по август проводилось постепенное подключение к процессу ОПЭ подразделений компании, а по его результатам — финальная настройка решения и перевод в промышленную эксплуатацию в рамках всей компании.

Итоги проекта

По отзыву «Техносерва», реализованное решение оптимизировало процессы обслуживания конечных пользователей за счет внедрения инструментов контроля SLA, автоматических процедур эскалации обращений, предоставления пользователям возможности оперативно получать информацию о ходе работ по их обращению и пр.

Система используется для технической поддержки пользователей, заказа и ремонта оборудования, а также согласования доступа к информационным системам «Техносерва». Запросы пользователей принимают более 50 сотрудников соответствующих подразделений — департамента информационных технологий, сервиса и аутсорсинга, службы ИБ.

Внедренная система работает в штатном режиме, переход прошел на удивление плавно. Внедрение платформы ServiceNow позволило нам оптимизировать процессы технической поддержки и взаимодействие подразделений в рамках работы по обращениям пользователей. Такой подход упрощает наш корпоративный ИТ-ландшафт и позволяет оптимизировать затраты на его сопровождение. Очевидно, что и сотрудникам гораздо комфортней работать в режиме «единого окна», — отметил Алексей Берзин, директор департамента информационных технологий «Техносерв». — В перспективе, за счет дальнейшего развития портала самообслуживания мы планируем расширить спектр оказываемых сотрудникам услуг — как путем расширения перечня сервисов департамента информационных технологий, так и переноса в него сервисов наших внутренних подразделений — HR, административно-хозяйственной службы и пр.