Фонд капремонта МКД Тверской области (Адванта Облачная система управления проектами)

2016: Внедрение автоматизированной системы управления деятельностью

Цель

Сократить срывы сроков проектов капитального ремонта за счет выстраивания прозрачной системы информирования о состоянии ремонтных работ по договорам с подрядчиками.

Задачи

• Выстроить сквозной процесс управления проектами капитального ремонта с закреплением персональной ответственности за результаты.
• Обеспечить формирование актуальной отчетной информации по результатам работы организации в различных разрезах.
• Стабилизировать сроки выполнения проектов, выровнять нагрузку на исполнителей, контролировать сроки выполнения работ подрядчиками.
• Обеспечить контроль освоения денежных средств по каждому дому.
• Создать централизованное хранилище информации в электронном виде, обеспечить формирование актуальной отчетной информации в различных разрезах.

Наша компания начала сотрудничество с «Адванта Консалтинг» в январе 2016 года. За 9 месяцев совместной работы разработана эффективная информационная система управления, которая помогает быстрее и качественнее выполнять проекты капитального ремонта и автоматизировать производственные процессы. Система позволяет одновременно контролировать выполнение работ на более 1000 объектах, организован электронный документооборот, благодаря чему нарушения сроков ответов на обращения сократились на 90%. Автоматизация производственных процессов помогла снизить просрочки по выполнению регламентных процедур на 50%. За счет эффективного информационного обмена между сотрудниками Фонда и смежными организациями устраняются потери и освобождаются ресурсы для улучшения работы. Сергей Бойков, генеральный директор Фонда капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области

Результаты проекта

• Автоматизированы процессы управления двумя типами проектов: проекты капремонта и внутренние организационные проекты.
• Создана единая база многоквартирных домов Тверской области с указанием технических характеристик каждого дома. В системе доступна вся относящаяся к дому документация, поступающая в фонд: технические паспорта, акты технического состояния домов, акты разграничения балансовой принадлежности, экспертные заключения по лифтам и т.д.
• Формируются и отслеживаются муниципальные краткосрочные планы капитальных ремонтов, объединяющие по 200-400 домов каждый.
• Ведется реестр протоколов общих собраний собственников многоквартирных домов.
• Осуществляется подомовой учет проведенных капитальных ремонтов, отслеживаются финансовые расчеты по каждому дому с детальной разбивкой по суммам закрываемых работ в договорах и актам выполненных работ КС-2.
• Формируется сводная отчетность по выполнению муниципальных краткосрочных планов и стандартные формы отчетности для организации муниципального контроля.
• В контуре документооборота за 1,5 года работы системы обработано 50 000 документов.
• Для подрядчиков доступен реестр электронных аукционов со ссылками на внешнюю торговую площадку.
• В информационной системе регулярно работают 70% сотрудников Фонда, сотрудники курирующего министерства и ГЖИ.
• Организован доступ в систему всем муниципальным образованиям Тверской области в части домов, расположенных на их территории.
• Реализована система мотивации сотрудников, отслеживаются общие и индивидуальные показатели эффективности.

Сотрудничество с «Адванта Консалтинг» позволяет нашей компании непрерывно повышать производительность и совершенствовать бизнес-процессы. Это особенно актуально в условиях сохранения существующих темпов ежегодного двукратного увеличения объемов капитального ремонта. Так на втором этапе модернизации системы мы настроили контур «Финансы». Мы выполняем интеграцию с другими информационными системами и настраиваем «дашборды» по основным направлениям деятельности. Планируем и дальше продолжать сотрудничество для повышения эффективности нашей компании и региональной системы капитального ремонта в целом. Сергей Бойков, генеральный директор Фонда капитального ремонта многоквартирных домов Тверской области

Проект для Фонда был примечателен тем, что Заказчик сам с большим интересом занимался моделированием системы. Совместными усилиями была произведена настройка контуров управления проектами капремонта домов и управления документооборотом, внедрение регулярных процессов по актуализации данных о ходе проектов. В результате система позволяет видеть актуальную картину по всем проектам, повысить оперативность получения данных и структурировать подход к управлению. В целом, это помогло Клиенту выстроить прозрачную процедуру управления проектами капремонтов домов в своем регионе. Павел Лазаренко, ведущий руководитель проектов «Адванта Консалтинг»

Факты о системе

По данным на январь 2016 года:

• 1500 проектов отслеживается в системе;
• до 20 задач в проектах (также используем справочники);
• 80 пользователей;
• 2 типа проектов: контрактные проекты капитального ремонта и внутренние организационные проекты.