Центральный рынок города Иркутска (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Ситуация

МУП «Центральный рынок» города Иркутска играет большую социально-значимую роль: определяет ценовые показатели в областном центре, поддерживает местных товаропроизводителей. Основная деятельность рынка — сдача в аренду торговых мест. Учредитель рынка — Администрация города Иркутска.

Важная особенность розничных рынков — их деятельность подчинена федеральному закону № 271 «О розничных рынках». Закон регулирует деятельность по организации розничных рынков, продажу товаров, выполнение работ и оказание услуг на розничных рынках, а также права и обязанности сотрудников и учредителей. Закон описывает требования к организации работы рынков, включая работу с документацией, в частности, требования к карточке продавца, реестру договоров, реестру продавцов. При этом фактически отсутствует программное обеспечение, которое позволило бы автоматизировать деятельность рынка в соответствии с законом. На Центральном рынке использовалась приобретённая ранее система

Старая система имела ряд недостатков:

• не соответствовала новому закону;
• не поддерживалась производителем;
• не поддавалась модификации, в частности, невозможно было самостоятельно формировать отчёты;
• не позволяла вести учёт по нескольким рынкам в одной базе данных;
• не позволяла вести учёт торговых мест;
• не поддерживала разграничение прав доступа.

У руководства возникла потребность в новой системе. Было принято решение перейти на готовый коммерческий продукт: апробированный, с возможностью самостоятельной модификации под нужды рынка. Обозначены основные цели перехода на новую систему: привести деятельность центрального рынка в соответствие новому закону; свести к минимуму издержки, возникающие из-за несовершенства старой системы и человеческого фактора.Станислав Обухов, Т1 Иннотех: Автоматизация меняет функцию закупок 2.3 т

Задачи проекта В рамках поставленных целей были определены основные задачи проекта:

• соответствие функциональных возможностей новому закону о розничных рынках;
• возможность вести учёт по нескольким рынкам в одной базе данных;
• автоматизация заключения договоров
• повышение надёжности;
• сокращение влияния человеческого фактора;

Решение

Руководство обратилось в компанию RKIT Group. Для реализации поставленных целей была выбрана система Docsvision: её функциональность максимально отвечала задачам рынка и позволяла автоматизировать как стандартные, так и специфические для рынка бизнес-процессы. Проект стартовал в июле 2013 года. Решение было разработано и в октябре 2013 года передано в опытную эксплуатацию. Реализованное решение позволило организовать и вести учёт сразу по нескольким рынкам: «Сельскохозяйственный», «Ярмарка», «Универсальный» и «Академический». Автоматизировано формирование основных документов: карточек продавцов, договоров с продавцами и арендаторами, реестров. Это облегчает работу с документацией, уменьшает загруженность сотрудников, улучшает качество работы рынка. Для безопасности информации в системе определены права для каждого пользователя. Ведётся журнал событий, в котором руководители видят изменения, происходящие в системе, и контролируют сотрудников.

Результаты:

• все муниципальные рынки в единой базе данных;
• гибкий учёт продавцов и арендаторов – удобно вести аналитику, даже в случае если они работают одновременно на разных рынках;
• настраиваемая система контроля и напоминаний об окончании сроков договоров аренды;
• автоматическое освобождение торгового места по окончанию договора;
• автоматизирован бизнес-процесс заключения договоров, дополнительных соглашений;
• автоматическое формирование карточки продавца;
• автоматическое формирование реестров договоров для предоставления в контролирующие органы;
• моментальное формирование отчётов;
• тарификация торговых мест по видам продукции - автоматический расчёт стоимости аренды места;
• мониторинг числа свободных и арендованных мест по каждому из рынков.