"СберКорус" автоматизировал документооборот для Аграрной Группы "Каменское — Шатовка"

2021: Разработка автоматизированной информационной системы

СберКорус (входит в экосистему Сбера) 30 апреля 2021 года сообщил о завершении проекта по разработке автоматизированной информационной системы для Аграрной Группы «Каменское — Шатовка». В ходе проекта, реализованного на базе системы «1С:Документооборот 8 КОРП», была оптимизирована работа с документами, ускорен процесс их формирования и согласования, а также усилен контроль исполнительской дисциплины сотрудников.

До начала проекта документооборот в ООО «Шатовка» велся преимущественно на бумажных носителях, что периодически приводило к утере и порче документов, а также срыву сроков их согласования и подписания. Процесс осложнялся и большим количеством типов документов.

При этом программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» был внедрен сразу для четырех юридических лиц в рамках Аграрной Группы «Каменское — Шатовка», с учетом бизнес-потребностей каждой организации.

Экспертами СберКоруса была реализована настройка нормативно-справочной информации клиента в части организационной структуры предприятия, контрагентов, контактных лиц, пользователей, должностей, статей движения денежных средств и пр. Был полностью автоматизирован учет входящих, исходящих и внутренних документов и процессы их маршрутизации с учетом целого ряда условий: юрлица, вида деятельности, суммы договора и др.

Автоматизация работы с заявками на расходование денежных средств (настройка карточек, маршруты) позволила увеличить скорость соответствующих бизнес-процессов, особенно — в части внебюджетных заявок.

Был реализован функционал учета мероприятий, который позволил руководству Аграрной Группы «Каменское — Шатовка» фиксировать протоколы и результаты совещаний, заседаний бюджетных комитетов, комиссий и др. Приглашение участников на подобные мероприятия происходит автоматически, как и рассылка задач ответственным лицам по итогам собрания. Причем исполнение этих задач теперь также контролируется системой посредством уведомлений на электронную почту. Отчеты по исполнительской дисциплине формируются в конце периода и передаются ответственным лицам. Информационная система способна формировать целый ряд отчетов по разным разделам учета документов, включая список договоров к продлению, список договоров с истекающим сроком действия и так далее. Каждый отчет преднастроен в зависимости от типа запроса к системе и других параметров.

В ходе проекта нашими специалистами были автоматизированы все процессы документооборота ООО «Шатовка» и других организаций Аграрной Группы «Каменское — Шатовка», — рассказала заместитель директора компании СберКорус по коммерческой политике и продажам Анастасия Строкова. — Теперь документы хранятся в единой информационной системе и доступны сотрудникам по первому требованию. Риски потери документов полностью нивелированы. Значительно сократились трудозатраты на согласование договоров, появилась возможность больше времени уделять их анализу. Производительность сотрудников, участвующих в процессе, увеличилась в несколько раз.

На следующем этапе взаимодействия планируется интеграция документооборота с отраслевым решением «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия». Ожидается, что после реализации этого этапа согласованные заявки на расходование денежных средств будут поступать в бухгалтерскую систему ООО «Шатовка» автоматически.