«Аккерманн Цемент» в три раза сократил нагрузку на сотрудников службы поддержки с помощью ITSM 365

2022: Сокращение нагрузки на сотрудников службы поддержки с помощью ITSM 365

Российский производитель цемента «Аккерманн Цемент» внедрил облачную платформу ITSM 365 для автоматизации работы внутренней службы поддержки. Об этом 6 декабря 2022 года сообщила компания NAUMEN. ИТ-решение позволило перевести большую часть обращений персонала с входящей телефонной линии в цифровые каналы, в том числе в чат-бот Telegram, в результате чего нагрузка на сотрудников службы поддержки снизилась практически в три раза, а также сократилось время обработки заявок. Ежемесячно через систему проходит около 1,5 тыс. обращений.

Организация перешла на платформу ITSM 365, чтобы повысить прозрачность сервисных процессов, ускорить обработку обращений, а также популяризовать среди сотрудников — заказчиков внутренних услуг, работу в системе. Предыдущее решение имело сложный интерфейс, из-за чего персонал массово оставлял запросы по телефону, а не через личный кабинет. Это, в свою очередь, вынуждало специалистов вручную заводить и направлять исполнителям заявки и часто приводило к ошибкам при оформлении обращений, а также к затягиванию сроков оказания внутренних услуг.

С данной ИТ-системой персоналу компании доступно несколько каналов для направления запросов: электронная почта, личный кабинет, телефон и Telegram-бот. На платформе сформирован каталог с 38 услугами, благодаря которому сотрудникам проще сформулировать проблему при обращении в службу поддержки. В системе также реализовано электронное хранилище данных с внутренним и внешним разделами. В первом содержатся обучающие материалы для специалистов поддержки и исполнителей, а во втором — инструкции для пользователей. Благодаря интеграции с IP-телефонией компания получила весомое снижение обращений по телефону — почти в 2,5 раза по сравнению с 2021 годом.

Поскольку платформа ITSM 365 интегрирована с IP-телефонией, специалисты поддержки во время звонка могут создать новую заявку или дополнить существующую. Сотрудникам службы поддержки доступна такая функциональная возможность, как вызов непосредственно из заявки. Помимо этого система поддерживает учет ИТ-активов — для выполнения запросов, связанных с эксплуатацией оборудования, сервисные специалисты могут обращаться к справочнику, включающему 368 позиций, который постоянно дополняется. ИТ-система обладает большой гибкостью для организации сложных процессов поддержки сотрудников. Компания «Аккерманн Цемент» предоставила подрядчикам доступ к ITSM 365, в результате чего заявки по настройке и адаптации решений на базе 1C автоматически направляются исполнителям на аутсорсе.

В системе формируются отчеты и дашборды по зарегистрированным, просроченным и выполненным обращениям, из которых руководство компании получает информацию о качестве внутренних услуг и намечает зоны роста.

«Система позволяет нам отслеживать объемы заявок, которые приходят в ИТ-подразделения компании по трем производственным площадкам, одна из которых находится в Узбекистане. Теперь понятна загрузка специалистов и команд, в результате чего контролируемость и прозрачность внутреннего сервиса значительно повысилась», — отметил Сергей Тишковский, руководитель проекта внедрения системы ITSM 365, специалист по аналитике бизнес-процессов, «Аккерманн Цемент».

«Платформа ITSM 365 обладает достаточной гибкостью, чтобы бизнес не только решил текущие задачи по автоматизации, но также мог справиться с вызовами, которые возможно возникнут в будущем. Например, «Аккерманн Цемент» в начале проекта планировал автоматизировать только поддержку ИТ-службы, но в итоге масштабировал решение на сервис других подразделений», — рассказал Антон Федоров, коммерческий директор ITSM 365 (ГК Naumen).

В планах «Аккерманн Цемент» продолжить работу над интеграцией системы с телефонией: компания намерена реализовать в ITSM 365 модуль речевой аналитики, чтобы автоматически расшифровывать звонки от пользователей.