Avito ускорило согласование внутренних документов для 6 000 сотрудников с помощью «1С:Документооборот»

2023: Внедрение «1С:Документооборота»

Специалисты Аксиома-Софт завершили перевод внутреннего документооборота компании Авито на отечественную ECM-систему. Решение «1С:Документооборот» интегрировано с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» и корпоративным порталом. Более 6000 сотрудников получили оперативный доступ к внутренним сервисам компании, повысилась скорость и удобство работы. Организована оперативная совместная работа сотрудников. Согласование внутренних документов ускорилось в 1,5 раза. Об этом 30 ноября 2023 года сообщила компания 1С.

Для автоматизации внутреннего документооборота в Авито ранее использовался корпоративный портал. С ростом компании сервис перестал обеспечивать достаточную оперативность формирования и согласования документов.

Для реализации проекта была выбрана методика Agile software development, подразумевающая гибкий подход к разработке информационной системы предприятия. Для организации эффективной работы команды проекта использовались технологии и сервисы, которые позволили реализовать проект в сжатые сроки.

Так, например, список требований к разрабатываемой системе проекта велся с применением специализированного решения для управления проектами, что обеспечило актуальность списка поставленных задач и контроль за решением возникающих по ходу разработки продукта проблем. Документация разрабатывалась в ходе проекта с использованием wiki-системы, что позволило создать единую внутреннюю базу знаний. Интеграция между корпоративным порталом и «1С:Предприятием» реализована с помощью набора специальных инструментов для описания API. Использовались и другие инструменты для организации командной работы.

Создана трехзвенная система Корпоративный портал — «1С:Документооборот» — «1С:Зарплата и управление персоналом». Пользовательский интерфейс — все с чем взаимодействуют сотрудники компании — реализован на корпоративном портале. Для создания, хранения и изменения документов и данных о персонале используется функционал решений «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Сотрудники могут создавать и согласовывать документы как из «1С:Документооборота», так и на корпоративном портале и в корпоративном мессенджере. Повышена доступность и удобство работы с внутренними сервисами для сотрудников компании, так как практически каждый получил удобный доступ к возможностям информационной системы.

Ускорилось согласование внутренних документов. Например, для сотрудников, в том числе, для внутренних совместителей, реализована упрощенная процедура согласования заявлений на отпуска. При создании заявки в системе формируется электронный лист согласования, который отражает результаты рассмотрения заявки и передается в отдел кадров. «Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т Документы визируются простой электронной подписью (ПЭП). Руководители и их помощники могут подавать заявления сотрудников на согласование не штучно, а пакетом. В итоге согласование документов ускорилось в 2,5 раза: на обработку заявления и выпуск приказа теперь уходит не более двух дней, ранее на это требовалось пять.

Внедрение системы «1С:Документооборот» повысило уровень и качество автоматизации работы с внутренними документами. Ускорилось принятие кадровых решений. Достигнуто одно из важных требований проекта — повышена доступность и эффективность использования внутренних сервисов для сотрудников компании. Другой немаловажный результат — снижение стоимости владения системой и создание возможностей для ее дальнейшего развития. Планами предусмотрено расширение перечня внутренних документов, работа с которыми будет автоматизирована, сказал Кирилл Скоромыкин, руководитель направления проектов и продуктов по автоматизации бэкофиса в Авито.