Multipacking (Мультипэкинг) (Клеверенс: Склад 15)

2023: Автоматизация с нуля — от системы учёта до работы с ТСД, или как «ВИАНТ» помог компании Multipacking отказаться от учёта в Excel и забыть про рекламации от клиентов

Тизер

Классно уметь делать что-то лучше других. Ещё круче — построить на этом бизнес. Вроде как и любимым делом занимаешься, но банковский счёт регулярно пополняется. Приятно, согласитесь?! Именно такую картинку мы видим, когда впервые узнаём о какой-либо успешной организации и знакомимся с её деятельностью. А то, что на своём пути компания проходит множество этапов, преодолевает трудности, теряет выручку, — остаётся за кадром.

На примере компании Multipacking, которой пришлось столкнуться с одним из самых неприятных моментов для ритейлера — рекламациями от клиентов, рассказываем, как можно в короткий срок утереть нос конкурентам. Алгоритм достаточно прост: внедряете 1С, систему штрихкодирования, адресное хранение, мобильный софт и ТСД, проводите реорганизацию складов фуллфилмента и превращаете кладовщиков в «сверхлюдей».

Подробное описание

С чего всё началось?

Ну с чего всё обычно начинается? Открыли склад, завезли товары, а системы учёта нет. Зато есть Excel-таблицы. Ну или амбарная книга — на крайний случай. И то, и другое вполне себе работает и обеспечивает некий уровень учёта на первых порах. Но вынуждает тратить кучу времени и сил.

Лишние коммуникации между отделами, ошибки… Один забыл сказать, второй не зафиксировал, третий перепутал. Да и записи «на бумажках» регулярно терялись, Иван Иванюта, руководитель проекта автоматизации компании Multipacking.

И вдруг бизнес перестаёт приносить ожидаемый объём прибыли. Что делать, куда бежать? Да никуда. Это ж не в первый раз: там закроем, тут цену поднимем. И какое-то время такой подход действительно работает.

Вот только это не подходило компании Multipacking, руководство которой всегда выступало за рациональное решение проблем. Поэтому компания пошла другим — современным — путём, рассказал Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ», непосредственный участник и руководитель проекта.

Мы сталкиваемся с этим ежедневно

Первое, на что обратил внимание Андрей, — что выполнение одной задачи, если все участники процесса должны контактировать друг с другом лично, а распоряжения передаются на бумажных носителях, занимает 80% времени линейного персонала. И только 20% уходит на саму работу. И то, если не учитывать влияние человеческого фактора. Долго и невыгодно для организации. В то время как автоматизация рутины даёт возможность легко и оперативно вести учёт на предприятии.

Мы каждый день общаемся с представителями от бизнеса и помогаем решать стандартные проблемы в учёте: отсутствие порядка, пересорт, недостачи и прочее. Проще говоря, мы внедряем штрихкодирование и обязательную маркировку, интегрируем терминалы сбора данных и инструменты Auto-ID. А также занимаемся реализацией новых функций систем учёта 1С, установкой стороннего ПО, обслуживанием информационных систем, оказываем постпроектную техническую поддержку, Андрей Попов, руководитель проекта от компании «ВИАНТ».

Вот и клиент рассказал о тех же проблемах на своём складе

И вот настал час «икс»: представители Multipacking обратились к интеграторам. Что же выяснилось? А то, что несмотря на обширную базу клиентов и большой объём работ, учёт всегда вели «на бумаге» и в Excel. И хотя производство и склад были разделены на отдельные зоны, компания всё равно часто сталкивалась с определенными сложностями:

• сотрудники медленно работали,
• между отделами было много лишних коммуникаций,
• отсутствовали гибкие инструменты контроля для руководства,
• ошибки человеческого фактора влияли на работу кладовщиков,
• компания регулярно получала рекламации от клиентов.

Мы оказываем профессиональные услуги фасовки, копакинга (copacking) и контрактного производства. Это не только упаковка в коробки различных форматов и размеров, но и слив этикетки, стикеры, флоупаки. Мы используем материалы высочайшего качества и даже помогаем заказчикам разработать собственный дизайн или торговую марку, Иван Иванюта, руководитель проекта автоматизации компании Multipacking.

Задачи

Дальше дело было за малым — определить основные задачи и приступить к их решению. Андрей Попов выделил несколько общих:

• сократить количество рекламаций и, соответственно, расходы компании клиента,
• снизить нагрузку на персонал,
• сохранить высокие показатели производительности,
• перейти от работы «по бумажкам» к «цифре».

После этого мы уже перешли от общего к частному — обозначили ряд подзадач, и приступили к последовательной их реализации. Сначала нужно было внедрить и настроить 1C:ERP — это фундамент для построения понятной системы работы. А далее: автоматизировать движение товаров на складе и производстве с помощью системы штрихкодирования; интегрировать мобильный софт и устройства с 1C:ERP; внедрить адресный склад с возможностью определять весогабаритные характеристики товара; адаптировать систему учёта к работе с палетами; настроить механизмы корпоративной отчётности и KPI сотрудников; подготовить пакет обучающих материалов для персонала Multipacking, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Решение

Запустить комплексную систему за 8 недель — шутка или реальность? Для команды «ВИАНТа» — стандартная практика. За это время клиент перешёл на полноценную работу в новой системе. Андрей Попов рассказал, что за эти 2 месяца интеграторы полностью настроили 9 операций под бизнес-процессы клиента, провели обучение и предоставили печатные и видео инструкции для сотрудников Multipacking.

Сейчас все операции на складе выполняются полностью мобильно — при помощи ТСД и Склада 15 от Клеверенса. Система автоматически предварительно создаёт необходимые документы, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Детали проекта

Приёмка сырья

Любая работа с товаром начинается с его приёмки. Но как выглядит стандартная операция, если у вас нет системы учёта? Сначала вы пересчитываете каждую единицу номенклатуры, записываете количество на «бумажке», затем вносите в таблицу? Вот и у Multipacking так было.Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

А сейчас интеграторы внедрили «1С: ERP» и настроили систему таким образом, что поступление на склад осуществляется по документам «Заказ поставщику» и «Заказ давальца». Это намного удобнее и прозрачнее.

После того, как специалисты «ВИАНТа» «поколдовали» над системой учёта и мобильным ПО от «Клеверенса» и настроили бизнес-процессы, приёмка продукции на склад Multipacking выглядит следующим образом:

1. Оператор создаёт в системе упаковочные листы (УЛ) по документу-распоряжению и распечатывает на термопринтере свободные штрихкоды, которые помогают идентифицировать УЛ в 1С;
2. Кладовщики принимают продукцию и формируют палеты (упаковочные листы) с помощью ТСД. Каждую палету оклеивают свободным ШК, в котором прописан перечень упакованных товаров;
3. При сканировании терминалом учитывается партия и срок годности товара;
4. После завершения операции «Приёмка» на мобильном устройстве товары добавляются в 1С уже с учётом их серии и количества.

Размещение товаров и палет по ячейкам

С 1С и первичной приёмкой немного разобрались, но хочется ещё больше упростить работу складских сотрудников? Пожалуйста!

В стандартной конфигурации 1С: ERP нет возможности размещать палету в ячейках. Мы доработали систему таким образом, что можно учесть и увидеть вложенность как своеобразную матрёшку: ячейка, палета, товар внутри палеты, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Как теперь это работает:

• Во-первых, в задании «Отбор (размещение) товаров» система учёта сама предлагает подходящую ячейку — на ТСД высвечивается уведомление — в соответствии с весогабаритными характеристиками и примерной высотой палеты.
• Во-вторых, кнопка «Сменить ячейку» на мобильном устройстве даёт возможность выбрать другие ячейки для хранения товаров в случае необходимости: система автоматически подбирает и предлагает новое место хранения, подходящее по всем параметрам, включая товарное соседство.

Перемещение по ячейкам

Окей, Гугл, как оптимизировать складское пространство? Что ж, можно было пойти и таким путём. Но компания Multipacking вновь доверилась опыту интеграторов, которые подошли к процессу как всегда основательно. Теперь кладовщикам достаточно создать документ перемещения на ТСД, чтобы началась проверка наличия ячейки и палеты в 1С при сканировании штрихкода.

Этот процесс полностью мобильный. Как только указываешь ячейку-приёмник, система проверяет палету на соответствие по весогабаритным характеристикам. А данные передаются в 1С в режиме онлайн, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Отгрузка в производство

Как быть, если производство не плановое и иногда необходимо дополнительно переупаковать продукцию после или отдельно от производства? И обязательно, чтобы в документах отражалась вся информация о подразделении, группировке затрат, спецификации, израсходованных материалах, работах, трудозатратах?

Этот процесс интеграторы проработали очень детально. Теперь он осуществляется по документу «Производство без заказа» — по спецификации, и выглядит следующим образом:

• Сотрудник компании Multipacking создаёт «Заказ материалов производства» на основании заказа давальца и выбирает спецификацию;
• В системе автоматически рассчитывается потребность подпитки материалов по методу FEFO с обязательным включением в список продукции с остатком срока годности более 80%. После чего кладовщик получает сформированный список целых палет для передачи в производство.

Сотрудники склада могут частично завершить задание и вернуться к нему позднее. Таким образом мы постарались минимизировать возможные ошибки и освободить кладовщиков от лишней работы, если он отвлекся на более срочную операцию, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Иван Иванюта — руководитель проекта автоматизации от компании Multipacking — описывает приём товаров на склад производства как быстрый и эффективный.

• Сначала кладовщики сканируют штрихкоды на палетах терминалом — чтобы подтвердить поступление товаров.
• Как только операция и документ завершаются на мобильном устройстве, информация об остатках автоматически обновляется в 1С — ручной ввод данных не требуется.
• Соответственно, время работы кладовщиков сокращается, ошибки в учёте сводятся к минимуму.

Производство

Вот мы и подошли к самому, пожалуй, ответственному моменту — производству. На этом этапе сотрудники как раз чаще всего «косячат»: переключил внимание с комплектации готовой продукции на создание документов — ошибся. И если вести учет в Excel, а не в специализированной программе, ошибок будет ещё больше.

Но кладовщикам Multipacking больше не нужно вручную создавать документ «Производство без заказа» в 1С. Это происходит автоматически сразу же после первого считывания ШК. А механизм выполнения этой операции стал ещё проще: сканируете упаковочный лист, наполняете палету продукцией и указываете количество и серии товаров прямо на экране мобильного устройства.

Руководитель проекта от компании «ВИАНТ» объяснил, что формирование УЛ и документа «Передача продукции из кладовой» в системе, списание материалов со склада по методу FEFO, создание «Приходного ордера» и задания на размещение готовой продукции на складе в соответствии с ее весогабаритными характеристиками происходят по такому же принципу.

Подготовка документов на отгрузку готовой продукции клиентам

А что, если ваша компания, как и Multipacking, работает с клиентами по давальческой схеме? Интеграторы предусмотрели и этот момент.

Ответственный менеджер в заказе давальца выделяет позиции и количество товара для отгрузки — для того чтобы запустить отгрузку готовой продукции клиентам. Всё, на этом его работа закончена. Дальше дело за специальной обработкой, которая автоматически создаёт расходный ордер и документ «Отбор/размещение».

В «Подборе заказа» на ТСД кладовщики видят, какие палеты из каких ячеек нужно изъять, чтобы переместить в зону отгрузки. Когда подбор заказа закончен, документ «Расходный ордер» перепроводится, а на ТСД выгружается задание «Отгрузка», Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Отгрузка клиенту

Ну вот вы и упаковали всё, что нужно. А дальше-то что делать? Главное – не торопиться.

Здесь важно исключить даже малейшую возможность возникновения пересортицы. Для этого берём терминал сбора данных — прекрасный помощник, кстати — и проверяем каждую палету по ШК упаковочного листа. Когда закончите, все товары получат статус «Отгружен».

Очень удобно, что «Списание со склада» и создание документа «Передача давальцу», который списывает товары с баланса организации, происходят автоматически. Это в несколько раз экономит время кладовщиков, Иван Иванюта, руководитель проекта автоматизации от компании Multipacking.

Дополнительные движения товаров со склада производства

Но что же делать, если после производства текущего заказа осталось много материалов, а вам нужно уже приступать к упаковке совершенно другой продукции для другого клиента? Понятное дело — быстро и в удобном формате вернуть на склад остаток материалов и разместить их в ячейках.

Алгоритм действий идентичный: открываем документ «Возврат материалов из кладовой» на ТСД, сканируем ШК товаров и формируем палеты. Которые затем размещаем на хранение.

После завершения операции в 1С автоматически создаются «Приходный ордер» и упаковочные листы на каждую палету, сформированную во время подбора товаров, с учётом весогабаритных характеристик, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Возврат материалов давальца со склада хранения

Что делать с остатком продукции, которая осталась после производства? Как вернуть сырьё давальцу? Для начала нужно создать документ «Возврат материалов давальца» и выбрать товар и количество для возврата. После чего на ТСД придёт задание с указанием упаковочных листов.

Когда операция выполнена, в системе формируются «Расходный ордер к отгрузке» и «Отбор», которые автоматически заполняются УЛ и адресами их хранения. Далее уже можно приступать к отгрузке с повторной проверкой упаковочных листов, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Коротко об использованном программном обеспечении и оборудовании

Для реализации проекта интеграторы использовали программное обеспечение от компании «Клеверенс» — «Склад 15» (Расширенный), и 6 терминалов сбора данных Mertech Seuic AutoID Q9C.

Дополнительные работы

Отчёты

Без производственных отчётов точность учёта будет снижена. Ведь именно они позволяют с большей точностью планировать работу склада и отслеживать движение готовой продукции.

Эти отчёты помогают нам в первую очередь оптимизировать производственные процессы. А также улучшают управление запасами и повышают общую эффективность складской деятельности. В любой момент мы можем посмотреть данные о наличии и поступлении сырья, готовой продукции, об отгрузке готовой продукции, о количестве отгруженного товара за определённый период, Иван Иванюта, руководитель проекта автоматизации от компании Multipacking.

Обучение

Новая схема работы — это, конечно, хорошо. Но если никто не умеет работать по-новому, никакая автоматизация не спасёт. Поэтому отдельным пунктом во всём проекте стояло обучение.

Наши печатные и видео инструкции по всем операциям и по работе с терминалами сбора данных помогут сотрудникам всех подразделений Multipacking разобраться в каждой операции и функции новых техсредств. Дополнительно мы разработали мануалы по работе с отклонениям. В них подробно расписаны возможности 1С для анализа и устранения таких отклонений, и какие отчёты необходимо использовать в конкретной ситуации, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».

Результаты

Говорить о плюсах автоматизации можно лишь тогда, когда виден результат. Например, если скорость и общая эффективность работы сотрудников выросли в несколько раз, нагрузка на персонал снизилась и появилась возможность перераспределять кладовщиков на более важные задачи. Или если специализированные софт и оборудование помогли втрое снизить вероятность возникновения ошибок человеческого фактора. Руководитель проекта от компании «ВИАНТ» отметил, что переход Multipacking на автоматизированный учёт сократил количество взаимодействий и упростил коммуникацию между отделами.

Сейчас клиент оперативно получает информацию о состоянии дел на складе и производстве. Соответственно, может более качественно планировать стратегию развития. Переход с учёта в таблицах Excel на учёт в 1С кратно увеличил общую производительность компании. Кроме того, «Склад 15» от «Клеверенса» позволяет мобильно учитывать специфические характеристики товаров — партию, сроки годности, вес, объём и другие важные для оптимизации хранения и обработки товаров параметры, Андрей Попов, специалист компании «ВИАНТ».