O1 Properties (DocsVision (СЭД/ECM-система))

"Docsvision для O1 Properties: решение для согласования договоров со сложной структурой внутренних регламентов.

O1 Properties — частная российская компания, одна из крупнейших владельцев офисной недвижимости класса A и B+/B в Москве. Основным направлением деятельности компании является приобретение в собственность и управление высококачественными активами офисной недвижимости в Москве.

Суммарный документооборот O1Properties составляет свыше 10 000 договоров в год. Каждый договор проходит согласование согласно регламенту, причем в компании существует большое количество регламентов для договоров с различными условиями, что усложняло процесс согласования и приводило к возникновению ошибок. В связи с интенсивным ростом компании и ростом потока данных было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, позволяющей автоматизировать процесс согласования договоров и обеспечить их систематизированное и надежное хранение.

Партнер «ДоксВижн», компания Док.Ру, за 4 месяца осуществил внедрение платформы Docsvision, на базе которой были развернуты решения для согласования договоров, автоматизации канцелярии. Создан электронный архив, отлажен процесс контроля исполнительской дисциплины. Рабочие места пользователей настроены для 100 сотрудников O1Properties.

Автоматизация согласования договоров и других документов построена на базе типового решения для Docsvision «Согласование документов» и приложения «Управления процессами». Электронный архив настроен на базе типового решения «Делопроизводство» и дополнен карточками, разработанными специально под заказчика.

С момента ввода системы в промышленную эксплуатацию в компании O1Properties все документы проходят согласование только через Docsvision, что ускорило цикл согласования документов на 40%. Заказчик получил решение, позволяющее строго структурировать информацию, избежать потерь документов, снять с пользователей задачу по выбору правильного регламента согласования договора и полностью исключить возникновение ошибок при выборе нужного маршрута согласования. Также участники процесса согласования получили удобный инструмент совместной работы над договорами: внесения правок и комментариев в документы."