Архивный фонд администрации города Иркутска (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Ситуация

Архив документов постоянного хранения в Администрации Иркутска насчитывает 300 тысяч документов, дел и описей. Это документы органов местного самоуправления города Иркутска, Избирательной комиссии города Иркутска, Иркутского городского Совета ветеранов и муниципальных предприятий. Архив содержит 28 фондов, 14 727 единиц хранения (78,3 %) управленческой документации постоянного хранения за период 1978 – 2014 годы и 4 372 единиц хранения (21,7 %) документов по личному составу за период 1930-2013 годы.

Документы хранились в бумажном виде, часть из них была оцифрована в папках на локальной машине. Для того чтобы облегчить поиск документов, сотрудники архива вручную создавали реестры в программе Excel. Сведения о пополнении архива фиксировали в устаревшей программе, она не обновлялась, поиск в ней был невозможен. Пример: гражданин обращается в администрацию по поводу земельного участка, на котором расположен его дом. Заявителю нужно распоряжение мэра о выделении земли. При этом ему известен только адрес дома. Этих данных недостаточно, чтобы найти распоряжение в архиве. Или поиск занимает много времени, так как сотрудники вручную ищут бумажный документ.

Решение

В 2014 году руководство администрации Иркутска приняло решение оцифровать архив. Стояла задача обеспечить поиск по тексту документа, чтобы документ был найден по любым данным, которые известны автору запроса: адрес, примерная дата, фамилия, название организации и так далее.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.2 т

Как оцифровать 300 тысяч документов и структурировать их? Невозможно на каждый документ создавать карточку и заполнять поля: на это уйдет слишком много времени и усилий сотрудников. К тому же, архив постоянно пополняется. Чтобы решить эту амбициозную задачу, RKIT Group предложили рабочей группе Заказчика использовать технологию потокового сканирования и автоматического распознавания текста через шаблоны ABBYY FlexiCapture. Необходимо было разработать много шаблонов на разные виды исторических документов, но это все же проще, чем каждый документ сканировать и регистрировать вручную. Следующий шаг: разработать систему, в которой документы будут структурироваться, из документов формироваться дела, из реквизитов документов автоматически создаваться описи.

С 2013 года в Администрации Иркутска ведет разработку и внедрение системы электронного документооборота на платформе Docsvision. Новая система «Архивный фонд» должна была органично встроиться в комплексную систему электронного документооборота.

Еще одна задача системы: ускорить предоставление муниципальных услуг. Когда заявитель обращается в архивный фонд с просьбой предоставить копию документа или сведения из него, архивариус оформляет ответ по определенным стандартам. Эти формы и шаблоны было решено разработать в электронном виде, чтобы свести работу архивариуса к поиску нужного документа в электронной базе и выбору нужной формы для ответа. Все остальное должна делать система: заполнить форму, прикрепить скан документа или выписку из него.

Как это работает

1. На первом этапе сканируются и распознаются бумажные документы. Для этого используется технология потокового сканирования и распознавания ABBYY FlexiCapture. Задача архивариусов – вложить стопку документов в сканер. При сканировании система распознает документы, складирует в файловые папки в виде xml-файлов.

2. На втором этапе создается электронный архив: структурированное хранилище исторических данных. Система «RKIT: Архивный фонд» забирает xml-файлы и преобразует их в карточки, структурируя и формируя базу архивных документов, дел, описей. Все поля заполняются автоматически. На этом этапе задача сотрудника архива проверить правильность заполнения полей, и, если есть ошибки, исправить их. При этом к карточке автоматически прикрепляется сам архивный документ, причем и в виде картинки, и в виде текста.

3. Третий этап – то, ради чего затеян проект: сотрудники архива используют «RKIT: Архивный фонд» как мощную поисковую систему для предоставления муниципальных услуг. Электронный «Архивный фонд» позволяет архивариусам быстро предоставлять информацию, копии архивных документов по запросу заявителя. Важно, что сотрудники могут формировать справки, выписки, отчеты без ручного ввода, просто выбрав нужные документы и нужные формы. А значит, в разы выше скорость обработки запросов, исключена вероятность ошибки.

Результаты

В 2016 году систему запустили в промышленную эксплуатацию.

• Сотрудники архива активно сканируют документы и наполняют базу электронного архива при помощи потокового сканирования и простой регистрацией.
• Система группирует документы в дела в соответствии с номенклатурой и систематизирует документы внутри дела.
• Архивариусы ищут документ по любым данным и словам, содержащимся в документе (в том числе, в формате pdf).
• Права доступа к данным разграничены. Данные надежно защищены от нецелевого использования или утери.
• Система формирует отчёты, печатные формы архивных документов, справок, статистических сводок о состоянии архивного фонда. Сотрудники архива оперативно готовят описи в соответствии с требованиями ВНИИДАД, так как большая часть информации заполняется автоматически.
• Архивирование информации происходит в соответствии с правилами Коллегии Росархива.