«Мон’дэлис Русь» участвует в эксперименте Минтруда с HR-процессами Directum RX

1000 сотрудников российского представителя крупнейшей компании по производству снеков используют преимущества цифровых кадровых процессов. Командировки, отпуска, подписание и ознакомление с приказами и локальными нормативными актами — все ведется в электронном виде.

ООО «Мон’дэлис Русь»^[1] (www.mdlz.ru, входит в группу компаний Mondelēz International) работает на российском рынке более 20 лет. Компания выпускает известные россиянам бренды, такие как шоколад Alpen Gold, Milka и Picnic, печенье «Юбилейное», Oreo, бисквит «Медвежонок Барни», соленый снек TUC, жевательная резинка Dirol и леденцы Halls. Заводы компании расположены во Владимирской и Новгородской областях. Компания активно инвестирует в российскую экономику и осуществляет масштабные социальные и благотворительные проекты.

Компании принадлежат три завода во Владимирской и Новгородской областях, а также центральный офис в Москве и более 20 региональных торговых представительств.

Одна из глобальных целей компании – улучшение условий труда и предоставление лучших инструментов для профессионального развития сотрудников. Внедрение современной информационной системы должно было повысить удобство и эффективность работы, сократить накладные расходы и трудозатраты.

Критерии отбора: возможность локализации и облачная поставка

«Мон’дэлис Русь» придерживается политики передачи ИТ-услуг на аутсорсинг. Поэтому важным критерием выбора ПО, помимо функциональности и удобства, было наличие облачного решения, а для иностранного руководства требовалась возможность локализации системы на английский язык.

Высокие компетенции поставщика и лидирующие позиции на рынке ПО для управления цифровыми процессами и документами стали решающими факторами в пользу системы Directum RX.

Старт проекта в 2020 году хронологически совпал с экспериментом Министерства труда по использованию электронных документов, связанных с работой. Компания решила принять участие в эксперименте, соответственно, система должна была также отвечать требованиям Федерального закона 122-ФЗ.

Цифровая работа с отпусками и командировками

Обложка специального модуля Directum RX содержит все действия, необходимые для управления отпусками: от планирования графика до подтверждения, переноса или отмены отпуска. Чтобы оформить заявление на отпуск, сотруднику достаточно воспользоваться соответствующей кнопкой, и система сама заполнит документ.

Обложка модуля HR-процессы

Инициировать оформление командировки можно в один клик. Карточка содержит сведения о местоположении командированного, целях и датах деловой поездки, пункте назначения и др. Кроме того, есть возможность указать планируемые расходы и обоснование.

Далее командировка согласуется с сотрудниками юридического отдела или службы безопасности и специалистами HR-департамента. При необходимости, оформляется согласие на работу в выходной день. Приказ о командировке подписывается в системе усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), также его можно конвертировать в PDF-файл со штампом о наличии ЭП.

Для удобства руководителей система формирует специальные отчеты о пересечениях командировок и отпусков, отслеживает количество неиспользованных дней отпуска.

Через интеграцию с кадровой учетной системой БОСС-Кадровик в Directum RX автоматически заносятся данные об организационной структуре, подразделениях, сотрудниках и отпусках. В учетную систему передаются сведения о командировках и подтвержденных днях отпуска за 12 календарных дней до его начала.

Безопасность доступа к системе гарантируется с помощью аутентификации с использованием внешнего протокола Saml 2.0 посредством Microsoft Azure AD.

В первую очередь мы перевели в электронный вид командировки и отпуска, а также ознакомление с локальными нормативными актами как самые массовые, чтобы увидеть значительный эффект уже в начале проекта. Повысились контроль и прозрачность процессов. Что важно, благодаря внедрению Directum RX ознакомление с документами происходит до начала кадрового события. Работники могут в любой момент с любого устройства войти в систему, просмотреть нужный документ — для этого им не приходится обращаться в кадровую службу. Мы получили положительную обратную связь от сотрудников, их поддержку и одобрение дальнейшей цифровизации. Татьяна Горловская, менеджер по трудовым отношениям и управлению персоналом ООО «Мон’дэлис Русь»

Дистанционная работа с кадровыми документами

Благодаря цифровизации кадровых процессов «Мон’дэлис Русь» удалось эффективно перевести сотрудников на удаленную работу. При этом:

• ускорилось подписание приказов по личному составу и основной деятельности, а также ознакомление с ними;
• повысилась прозрачность управления дисциплинарными взысканиями;
• упростилась работа с табелями учета рабочего времени и локальными нормативными актами;
• за счет создания единых электронных журналов упорядочилась регистрация документов.

Все кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) со стороны работодателя и простой электронной подписью — работника. Исключением станут только сотрудники, переведенные на дистанционную работу. Для них, в соответствии с законодательством, компания приобретет УКЭП.

Результаты проекта в цифрах

Планы на дальнейшее развитие

Руководство «Мон’дэлис Русь» планирует расширять функциональность системы и перевести в цифровой вид:

• оформление отпусков без сохранения заработной платы;
• подписание обходного листа;
• получение сотрудниками расчётных листов через личный кабинет;
• подписание трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Примечания