Процессы делопроизводства «Содружество» переехали в Directum RX

2022: Переход на интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX

Группа компаний «Содружество» перешла на интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. С момента внедрения в системе создано более 2 500 документов и свыше 1 000 задач. Об этом сообщила компания Directum 5 октября 2022 года.

В 2013 году компания провела масштабный проект внедрения Directum 5 — в единой системе организовали электронный архив документов и выстроили ключевые бизнес-процессы.

В 2020 году руководство компании приняло решение перейти на интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX, архитектура которой отвечает актуальным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем и соответствует всем критериям импортозамещения.

Задачи проекта:

• миграция данных в обновленную систему;
• настройка интеграции;
• модернизация процессов делопроизводства.

Перед началом работ специалисты ГК «Содружество» прошли обучение по курсу «Разработка Directum RX». Проект стартовал в 2021 году и проходил параллельно с развитием функциональности текущей системы.Помощник или конкурент? Чем ИИ может быть полезен в HR-процессах

Команда проекта перенесла в обновленную систему информацию по контрагентам, подразделениям и другие данные. Результат — импортонезависимая система на базе Directum RX с полным набором данных для полноценной работы.

Реализована интеграция с RabbitMQ. Программный брокер сообщений используется для взаимодействия между системами компании. На первом этапе внедрения была настроена синхронизация данных о контрагентах и центрах финансовой ответственности – информация поступает в систему из 1С.

Благодаря интеграции сотрудникам не нужно запускать задачи по замещению вручную в двух системах. При создании или изменении записи данные автоматически передаются в Directum RX.

Информация по замещениям в Directum RX

Процессы делопроизводства в Directum RX выстроены по аналогии с Directum 5. Специалисты команды внедрения настроили дополнительные условия для создания уведомлений при отправке документов на рассмотрение.

Документы в Directum RX хранятся в отдельных папках

Ключевые пользователи системы – секретари-делопроизводители. Они регистрируют входящую и исходящую корреспонденцию и отправляют документы на рассмотрение.

При планировании перехода на данную систему компания учитывала трудоемкость работ. Внедрение Directum RX началось с задач, реализация которых не требовала серьезных доработок. Благодаря такому подходу команда проекта накопила опыт в разработке и попрактиковалась перед стартом полномасштабной миграции. Пользователи отмечают удобный интерфейс и скорость работы данной системы, отметил Андрей Сорокин, программист ЗАО «Содружество-Соя».

В течение 2022 года компания планирует перевести в систему:

• управление командировками и авансовыми отчетами;
• HR-процессы;
• отправку и исполнение заявок на доступ к информационным системам предприятия;
• согласование доверенностей на сотрудников организации.