Андрей Бойко, B2B-Center: Грамотное управление данными и НСИ помогает бизнесу экономить миллионы

Андрей Бойко: Принято считать, что за НСИ в компании традиционо отвечает ИТ-служба. Поэтому закупщики зачастую не относят управление справочниками к своим стратегическим приоритетам. Между тем автоматизация НСИ наряду с технологиями искусственного интеллекта сегодня является одной из эффективных точек для оптимизации бизнес-процессов, и не только в закупках.

Поясню на простом примере: финансовый отдел выделяет бюджет на закупку ИТ-оборудования. Инженер использует справочник для оформления заявки, находя нужные позиции, а закупщик организует тендер или выбирает действующих поставщиков, также ориентируясь на данные из НСИ. В свою очередь, бухгалтерия автоматически фиксирует входящие документы, связывая их с закупкой. Получается, что от того, насколько достоверны данные в справочниках, напрямую зависит эффективность работы всех отделов. И косвенно цена закупки.

Андрей Бойко: Грамотное управление НСИ приносит выгоду сразу на нескольких уровнях. На операционном упрощает ежедневные процессы: например, сотрудники быстрее находят нужную информацию благодаря отсутствию ошибок в учете. На управленческом уровне руководство получает оперативный доступ к качественной аналитике и точным отчетам. Если говорить о ролях внутри компании, то ИТ-директор получает единый информационный контур, который интегрируется с другими системами и упрощает развитие инфраструктуры; финансовый директор может рассчитывать на точное планирование бюджета и порядок в документах; владелец бизнеса видит стабильные процессы, рост маржинальности и снижение рисков.

Андрей Бойко: Централизованное управление НСИ дает закупщику полный доступ к детализированным данным: описаниям, чертежам и ключевым характеристикам. Это исключает необходимость составления отдельных технических заданий и помогает подобрать оптимальные аналоги.

НСИ также упрощает контроль за процессами: позволяет анализировать разницу между плановыми и фактическими данными, своевременно заказывать нужные позиции, исключать дублирование и ошибки.

Давайте я лучше продемонстрирую ценность НСИ для закупщика на реализованных нами кейсах. В одном случае крупнейшая российская розничная сеть после внедрения НСИ сократила время обработки заказов с пяти дней до нескольких часов. Это позволило не только ускорить цепочку поставок, но и значительно повысить уровень клиентского сервиса. В другом случае производственная компания теряла до 10% годового дохода из-за несогласованности данных в справочниках. Ошибки в расчетах остатков на складах и отсутствие актуальной информации о закупках вызывали задержки и лишние затраты. После внедрения НСИ процесс нормализовался, что позволило сократить операционные расходы на 15%.

Андрей Бойко: По нашему опыту, основные сложности связаны с человеческим фактором. Сотрудники могут сопротивляться изменениям, ведь внедрение НСИ требует обучения, адаптации и перестройки привычных процессов. Нередко на старте проекта отсутствует общее понимание важности централизованного управления данными, что приводит к несогласованности действий между подразделениями.

Существуют и технические вызовы: несовместимость нового ПО с текущими системами, сложности интеграции, нехватка ресурсов для внедрения. Мы столкнулись с этим в одном из проектов, когда внедряемое решение не подходило для ERP-системы. Поэтому мы начали с тестирования на локальном уровне, чтобы минимизировать риски. И только потом масштабировали проект. Также важно ориентироваться на потребности всех участников, создавать удобные и адаптируемые бизнес-процессы, которые учитывают специфику компании.

Андрей Бойко: ROI проектов по внедрению НСИ достигается в среднем за 1-3 года. Все зависит от объемов данных, целей компании и качества обучения сотрудников. Для достижения максимального эффекта важно четко определить задачи, составить точное техническое задание и обучить персонал новым процессам. Инвестиции окупаются за счет сокращения затрат, ускорения процессов и повышения качества управления.

Андрей Бойко: Мы советуем отслеживать следующие показатели:

• количество ошибок в данных до и после внедрения системы. Это один из основных показателей, который отражает качество изменений;
• скорость обработки запросов на изменение данных, что влияет на оперативность бизнес-процессов;
• уровень удовлетворенности подразделений, работающих с данными. Оценка производится через регулярные опросы и обратную связь;
• затраты на обслуживание НСИ, включая расходы на поддержку, обновление и развитие системы.

Андрей Бойко: Она может самостоятельно нормализовать данные, если на это есть ресурсы. Только нужно понимать, что нормализация — не единоразовая акция, качество данных нужно поддерживать постоянно. Кроме того, управление НСИ включает в себя целый комплекс организационно-методических и программных решений. В общем, одной нормализации будет недостаточно.

Поделюсь лайфхаком: в B2B-Center можно бесплатно проверить справочник на ошибки и дубликаты, посчитать объем данных для первичной нормализации, получить профессиональную консультацию специалистов. Напишите нам.

Андрей Бойко: Рынок MDM и НСИ-систем динамично развивается вместе с ростом уровня цифровизации российского бизнеса. Сейчас очевидны несколько ключевых направлений. Во-первых, автоматизация и использование ИИ. Машинное обучение (ML) помогает ускорять обработку данных, устранять ошибки и автоматизировать рутинные задачи.

Во-вторых, переход на облачные решения. Они упрощают масштабирование систем НСИ и делают их доступными для компаний разного размера. Например, использование облачных платформ помогает избежать больших капитальных затрат на создание локальных систем.

Третий тренд — развитие сквозной аналитики. BI-решения, базирующиеся на НСИ, позволяют компаниям глубже понимать свои процессы. Это включает сбор данных по закупкам, расходам и другим ключевым аспектам с дальнейшим предоставлением визуально понятной аналитики.

Андрей Бойко: Конечно, сейчас открыта дорога отечественным ИТ-компаниям. B2B-Center стоял у истоков зарождения электронных закупок в России и сегодня продолжает быть драйвером этого рынка. Мы начали разработку собственных решений для нормализации данных и ведения справочников еще до ухода западных вендоров. Например, облачное ПО «Мой справочник НСИ» сегодня используется российскими компаниями для самостоятельного ведения и управления данными. Решение дает возможность настроить процесс ведения справочника, создавать новые записи, предотвращать появление ошибок и дубликатов. Еще одна собственная разработка — Darwin — позволяет организовать и вести с заказчиком совместную работу по проектированию архитектуры данных, нормализации и приемке результатов работ.

Кроме того, модуль для управления НСИ входит в состав B2B Altis — облачной платформы для закупок, которая первой в России на государственном уровне признана Минцифры России в качестве замены SAP Ariba. Она обеспечивает сквозной закупочный процесс (от заявки внутреннего заказчика и оценки поставщика до поставки товаров и выполнения работ) и уже внедрена в 10 компаниях ритейла, горно-металлургической, химической, строительной, транспортной и других отраслей.