Павел Каштанов, «Синтеллект»:
Все больше компаний решаются на глобальную модернизацию своих СЭД/ECM-платформ

Павел Каштанов: 2019 год для нас был годом роста и больших перемен. Компания существенно выросла, мы изменили внутреннюю структуру управления в компании, переехали в новый более просторный офис.

В нашей платформе Tessa появилось множество новых возможностей, в т.ч. выпустили новый модуль форумов и обсуждений – инструмент неформального общения в рамках формальных процедур проработки документов, который уже успели по достоинству оценить некоторые наши заказчики.

В 2019 году Tessa была выбрана в качестве платформы для электронного архива и документооборота в ряде крупнейших компаний РФ, причем, в большинстве случаев использованы российские серверные ОС семейства Linux и СУБД PostgreSQL. Блоки первой очереди в этих проектах успешно запущены в промышленную эксплуатацию и десятки тысяч сотрудников стали нашими новыми пользователями.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft 2.1 т

Мы приняли участие в ряде профильных конференций по СЭД, в т.ч., конечно, нужно отметить наш любимый традиционный TAdviser СЭД и ECM Day, где Syntellect Tessa является генеральным партнером последние 5 лет. Также открыли линейку собственных мероприятий Tessa User Day, где представители крупнейших компаний Согаз-Мед, ВТБ, Открытие, O1 Properties, Ренессанс Страхование поделились опытом выбора, внедрения и использования нашей системы в повседневной работе.

С гордостью стоит отметить, что в 2019 году, проекты на платформе Tessa заняли первые места в конкурсах проектов по ЭДО:

• CFO Russia - «Лучший ЭДО в бухгалтерии» получила компания «Красцветмет» (Красноярский завод цветных металлов им. Гулидова)
• Контур.Диадок – сразу 2 проекта, где ЮЗДО Диадок работает в связке c Tessa:
• «Про успех: проект года» — ПАО «Группа Компаний ПИК»,
• «Про диалог: лучший проект в сфере ритейла» — ГК «Дикси».

Причем, для нас очень важно, что данные проекты реализованы на базе Tessa нашими партнерами.

Мы расширили нашу партнерскую сеть и провели традиционное мероприятие – партнерский форум. Многие из наших мультивендорных партнеров в прошедшем году консолидировали свой потенциал вокруг Tessa, что для нас также очень важно.

Павел Каштанов: В 2019 году вышли три версии платформы Tessa 3.2, 3.3 и 3.4, в которых реализованы сотни новых архитектурных, технологических, интерфейсных и прикладных возможностей. Тут и новые типы аутентификации, и инструменты более гибкой настройки объектов системы, и новые компоненты интерфейса и инструменты для работы с ними, и целые новые системные и прикладные платформенные модули.

С точки зрения востребованности пользователями мы делаем ставку на модуль «Форумы и обсуждения».

Исторически я тесно связан с пресейлом и принимаю участие во встречах с демонстрацией возможностей платформы. При демонстрации процедур проработки и согласования документов, например, договоров, часто возникает вопрос – что делать, если при множественных циклах согласования участники процесса не могут прийти к согласию по ряду вопросов? С точки зрения организации формального автоматизированного бизнес-процесса – это все новые циклы согласования, а значит задержка и затягивание бизнес-процесса.

Другой вариант – организация совещания – тоже не самый оптимальный. Вопросы могут быть простые, а людям надо запланировать, одновременно собраться, обсудить вопросы за рамками СЭД, написать протокол и внести результаты в систему.

Tessa же предлагает в таком случае непосредственно в карточке согласуемого документа создать обсуждение – форум и пригласить туда всех заинтересованных участников. Причем, может быть создано одновременно несколько веток по разным вопросам и с разными участниками. Если все пользователи находятся в данный момент в СЭД, то обсуждение может проходить прямо онлайн, в формате группового чата в карточке документа или в отдельном всплывающем окне. В иных случаях пользователям приходят уведомлениях о новых сообщениях в ветках форума, где они являются участниками.

Вся история обсуждений сохраняется в СЭД, после прихода к консенсусу результаты обсуждения могут быть внесены ответственным сотрудником непосредственно в текст документа и формальная процедура согласования будет продолжена уже без разногласий.

Важно отметить, что при обсуждении пользователи могут использовать расширенное форматирование текста, вставлять в текст картинки и копировать целые куски из документов офисных форматов.

Этот простой и эффективный инструмент можно использовать не только для сокращения времени процедур согласования, но и для сбора замечаний, формирования повестки совещаний, обмена мнениями по различным вопросам, организации линии поддержки пользователей по различным вопросам-веткам форума и т.д.

Подробности по модулю форумов и обсуждений, а также по иным новшествам СЭД Tessa можно посмотреть в блоге на нашем сайте blog.mytessa.ru.

Ну и, конечно, говоря о новшествах, мы всегда отмечаем, что все новые возможности нашей платформы делаются в рамках нашей ключевой парадигмы – система документооборота должна работать быстро и надежно.

Павел Каштанов: В плане расширения возможностей нашего продукта мы придерживаемся стратегии – не изобретать свой велосипед в смежных с СЭД технологических задачах. Мы охотно интегрируемся и предлагаем нашим заказчикам комплексные решения совместно с нашими технологическими партнерами – российскими компаниями-профессионалами и лидерами в соответствующих областях.

Например, в части интеллектуального анализа и распознавания документов мы предлагаем решения ABBYY. Также с ABBYY у нас есть интеграционное решение с продуктом ABBYY TimeLine для анализа журналов выполнения бизнес-процессов в Tessa, обнаружения проблемных участков и последующей оптимизации процессов.

В части юридически значимого обмена документами у нас есть готовые интеграционные решения для Диадока (СКБ Контур) и СФЕРы (Корус Консалтинг), а также с другими провайдерами.

Интересное интеграционное решение было сделано совместно с компанией EveryTag – решение по контролю утечки информации из СЭД. Принцип работы заключается в том, что любой документ из Tessa, распечатанный на принтере или просто отображенный в окне предварительного просмотра имеет скрытые, не заметные человеческому глазу особенности, которые, однако, позволяют однозначно определить каким пользователем был распечатан или даже просто сфотографирован с экрана документ.

Есть решение с сервисом DaData и Контур.Фокус для автоматического получения информации по контрагентам компании из баз данных ФНС и ЕГРЮЛ.

В рамках проектов мы также часто создаем профильные интеграционные решения с внешними системами. Например, в страховой компании Allianz реализована интеграция с системой Audatex для расчета стоимости восстановительного ремонта автомобиля в рамках процессов урегулирования убытков автострахования. Реализована также интеграция с сервисом Яндекс.Такси для быстрого разрешения вопросов по страховым случаям.

Павел Каштанов: Планов по развитию много, отчасти они определены требованиями наших ключевых заказчиков, во многом – нашими прогнозами по ожиданиям рынка. Все планы раскрывать не стану, обозначу лишь некоторые направления развития.

Глобально можно выделить два направления – технологическое развитие и развитие линейки профильных решений на платформе.

В технологическом плане мы готовим к выпуску ряд модулей, предназначенных для масштабных распределенных внедрений, рассматриваем создание модуля для консолидации работы с различными операторами ЭДО, планируем развитие функциональности для условно неформального общения (форумы, обсуждения, чаты), идет работа над мобильным приложением, а также планируется множество иных локальных изменений и модернизаций в платформе.

В плане профильных решений – готовятся к выпуску специализированные типовые конфигурации для финансовых организаций, страховых компаний, государственных компаний. Кроме того, в высокой степени готовности находятся универсальный модуль для архивного делопроизводства и конфигурация для автоматизации коллегиальных органов.

Как уже говорилось выше, мы активно сотрудничаем и планируем развивать сотрудничество с нашими технологическими партнерами, расширяя функциональность за счет интеграции с их решениями.

Мы всячески приветствуем профильные решения, созданные нашими партнерами. Планируем их активное совместное продвижение. Например, не так давно наш партнер – компания «ПИК Digital» (ИТ-компания Группы компаний ПИК), сперва создала и внедрила решение для внутреннего заказчика, а затем оформила собственное коробочное решение на базе Tessa для строительной области – «Управление технической документацией на стройке».

Павел Каштанов: Из множества реализованных проектов нами, нашими партнерами или совместных внедрений, полагаю стоит выделить следующие:

• Проект в компании «Газпром нефть» – масштабный проект по замещению устаревшей СЭД на платформе Lotus на СЭД Tessa. В кратчайшие сроки была запущена функциональность в объемах, предоставляемых старой СЭД и новый блок по управлению коллегиальными органами. Сейчас продолжается развитие проекта.
• Банк «Открытие» – проект стартовал в двух направлениях: электронный архив клиентских досье и проект по замене устаревшей СЭД в банке. Первый блок процессов электронного архива запущен в эксплуатацию, продолжается развитие проекта.
• «Газпромбанк» – запущен в промышленную эксплуатация электронный архив с процессом верификации документов расчетно-кассового обслуживания.
• СК «Росгосстрах» – крупнейший электронный архив документов различных типов с процессами верификации и подсистемой управления бумажными документами стартовал в пилотной зоне и готовится к тиражу на всю страну.
• Банк ВТБ – продолжение и развитие крупнейшего проекта ECM/СЭД, охватывающего более 50 функциональных блоков с различными внутренними заказчиками в рамках единой платформы.

Павел Каштанов: Об импортозамещении говорят сейчас все российские производители ИТ-систем. Однако, на практике, среди популярных ECM/BPM-систем немногие системы могут похвастаться действительно полноценной и надежной работой на базе ОС и СУБД из реестра отечественного ПО. А уж завершенными масштабными внедрениями – тем более.

В общей сложности нашим сообществом реализовано (если считать проекты, где пользователи уже начали работать с системой) не менее 7 проектов на базе ОС и СУБД из реестра отечественного ПО. Среди них есть крупнейшие внедрения, например, в компаниях «Газпром нефть» и СК «Росгосстрах».

Стоит отметить, что при внедрениях на базе отечественных ОС и СУБД государственные и коммерческие организации принимают во внимание не только санкционные риски, но и существенную экономическую выгоду от таких внедрений. В текущей ситуации больше половины новых проектов на базе Tessa стартует на басе ОС и СУБД из реестра отечественных ПО.

Павел Каштанов: Если оглянуться на историю нашей компании – «Синтеллект» работает на рынке СЭД с 2006 года. Причем, мы начинали работу как партнер-интегратор, в качестве инструментов автоматизации использовали СЭД других вендоров. Проекты разрастались, но используемые технологии не давали нам возможности удовлетворять растущие потребности наших заказчиков. Какое-то время проблемы решались точечными заменами отдельных компонентов, но базовая архитектура используемых платформ очень серьезно ограничивала наши возможности. Поиски достойных альтернативных вариантов на российском рынке СЭД успехом не увенчались. Таким образом, была создана собственная ECM/BPM/СЭД система, изначально спроектированная как платформа, готовая надежно и быстро работать в условиях высоких нагрузок, рационально использующая аппаратные и сетевые ресурсы, не требовательная к оборудованию с широкими интеграционными возможностями.

Сегодня Tessa, без сомнения, одна из самых технологичных платформ на рынке. Стильная и современная, с глубоко продуманной архитектурой, успешно прошедшая испытания на крупнейших внедрениях, без архитектурных долгов и без длинных шлейфов архаичных технологий необходимых для поддержки старых версий.

Несмотря на технологическую ориентацию и готовность к масштабным внедрениям, Tessa также отлично подходит и для небольших компаний. В базовую поставку платформы включено типовое решение, которое буквально за несколько дней позволяет самостоятельно настроить и запустить систему в работу в рамках процессов регистрации, согласования и контроля поручений.

Широкие возможности по настройке и экспертиза специалистов нашего сообщества сделали возможными внедрения в самых различных сферах бизнеса в коммерческих и государственных компаниях. Полноценная поддержка ОС и СУБД из реестра российских программ дали старт проектам импортозамещения. Настройки локализации системы на любой язык – готовность к международным проектам.

Несмотря на несколько точечных зарубежных внедрений, это направление нам еще предстоит серьезно развивать. Кроме того, есть намерения сделать СЭД, как доступный сервис по подписке, в т.ч. для совсем небольших компаний, максимально готовый к быстрому запуску без привлечения интегратора.

Павел Каштанов: В данный момент наша партнерская сеть насчитывает около 30 компаний. В этом плане мы придерживаемся стратегии «лучше меньше, но лучше»: нет задачи во что бы то ни стало расширить сеть партнеров, что б их стало много.

Мы стремимся сотрудничать с компаниями, которым действительно интересен наш продукт в качестве инструмента для автоматизации. Готовы обучать и всячески помогать новым партнерам в технологическом плане.

Видя с какой скоростью Tessa захватывает рынок ECM/СЭД, многие интеграторы, внедряющие аналоги других производителей, обращаются к нам с предложениями о партнерстве и через какое-то время полностью переключают пресейл и производство на продажу и внедрение проектов на базе Tessa.

Ряд партнеров в силу тех или иных обстоятельств наращивает экспертизу в определенной профильной сфере или развивает определенное технологическое направление. Мы приветствуем такое разделение и ориентируем наших потенциальных заказчиков на работу с конкретным профильным партнером.

В прошлом году СЭД Tessa в качестве инструмента автоматизации электронных архивов выбрала компания «Коника Минолта» и уже реализован один совместный проект. Партнерство такого уровня также открывает для нас определенные перспективы.

Раз в год у нас традиционно проходит партнерское мероприятие, где мы синхронизируем с партнерами вектор развития нашего сообщества.

Павел Каштанов: Помимо очевидных трендов на продолжение импортозамещения, расширение мобильности, использования элементов искусственного интеллекта и переход на безбумажный обмен мы наблюдаем такие тренды:

• Централизация. Все больше распределенных компаний объединяют работу со своими дочерними обществами в единой централизованной СЭД, часто для этого приходится заменить платформу СЭД.
• Замена морально устаревших СЭД. За время существования рынка СЭД множество компаний в течение долгого времени развивали СЭД на безнадежно устаревающих платформах и технологиях. Рано или поздно наступает время, когда развивать систему дальше просто нецелесообразно, как экономически, так и с точки зрения технических и технологических ограничений, либо же приходит новое более прогрессивное руководство и начинает модернизацию. Таким образом, интерес к новым технологичным системам продолжает расти и все больше компаний (особенно из сферы крупного бизнеса, т.к. там этот эффект наиболее заметен) решаются на глобальную модернизацию своих ECM/СЭД платформ. Уверен, что этот тренд сохранится еще долго.
• Унификация. Все заметнее становится тренд «схлопнуть» зоопарк разнообразных локальных узкоспециализированных систем и консолидировать комплекс решений на одной платформе. И очень часто такой консолидирующей платформой становится ECM/СЭД система.