СЭД/ECM-платформа Docsvision получила сразу три «пятёрки»

По оценке Сергея Пуцина, заместителя генерального директора компании «ДоксВижн», усовершенствования и нововведения из нового релиза Docsvision отвечают на запросы текущих и потенциальных пользователей. Для этого компания не только доработала функциональность продукта, но существенно обновила его архитектуру. В сумме все изменения обеспечивают более высокую стабильность работы ПО Docsvision, заметное повышение производительности, солидный потенциал для масштабирования.

Архитектурные новинки

Платформу Docsvision отличает архитектура, разработанная в расчёте на быструю и надёжную обработку больших объёмов данных тысяч пользователей. В новой версии архитектура ещё дополнительно доработана в части повышения быстродействия как всей платформы в целом, так и работы СУБД на базе PostgreSQL и Postgres Pro.

Ольга Карачёва, владелец продукта Docsvision, отмечает, что для достижения таких результатов разработчики реализовали в системе множество оптимизаций. В результате они повысили скорость открытия карточек, обновления базы данных, загрузки фронтальных решений, ускорили создание расширенных метаданных. Дополнительные поля и расширенные секции теперь создаются в 3-7 раз быстрее, чем раньше.

В новом релизе появился новый компонент архитектуры — служба фоновых операций Worker Service. Она отвечает за работу сервисных процедур. Эта функция уже использовалась ранее в продукте, но в новом релизе используется масштабно по всему периметру платформы, и в ближайшем будущем она будет применяться для реализации всё большего числа системных операций.

Раньше для выполнения сложных операций с карточками мы использовали службу workflow, — поясняет Ольга Карачёва. — В новой архитектуре карточки Docsvision при наступлении определённых событий генерируют сообщения, которые выстраиваются в очередь и поступают на обработку в независимую службу фоновых операций.

В расширениях этой службы реализована логика действий при наступлении определённого события.

Скриншот дашбордов, доступных администраторам.

Использование новой службы позволяет повысить производительность и отказоустойчивость системы, расширяет возможности масштабирования. Кроме того, теперь снята нагрузка от обработки системных операций со службы бизнес-процессов. Для администрирования новой службы у администратора появился новый современный инструмент — Консоль администрирования Docsvision.

Этот новый модуль запускается в браузере, что помогает администрировать систему Docsvision с любого компьютера сети. При этом администратор может наблюдать и управлять работой сразу нескольких серверов Docsvision.

В настоящий момент консоль управления используется для администрирования службы фоновых операций, но её целевое предназначение гораздо шире, отмечает Ольга Карачёва:

Мы предполагаем, что этот инструмент в будущем полностью заменит серверную консоль и все инструменты администрирования. Соответствующие возможности заложены уже в версии Docsvision 5.5.5. Например, в этой версии реализовано общее хранилище настроек Docsvision, с которым взаимодействует консоль управления. Сейчас оно используется для хранения настроек службы фоновых операций, а в будущем туда переместятся все настройки Docsvision.

В консоли управления конфигурируется служба фоновых операций.
Скриншот «Служба фоновых операций».

Один из инструментов, реализованных в консоли управления, — дашборд администрирования, который выполняет важную роль – предоставляет администратору в удобном виде информацию о функционировании службы.

Дашборд администратора показывает ход обработки сообщений.

Если где-то возникали ошибки, администратор может легко погрузиться в детали обнаруженной ошибки. Более того, после устранения ошибки можно инициировать повторную обработку. Эту возможность очень удобно использовать на этапе настройки и тестирования решения. В Консоли управления отображаются связи карточек, администратор может быстро переключаться между интерфейсом Консоли и пользовательским интерфейсом карточки, что помогает быстро устранить проблему.

Web-клиент под номером 17

Web-клиент продолжает развиваться как основной интерфейс для взаимодействия пользователей с системой. Это соответствует нынешним потребностям клиентов, которым в русле импортозамещения приходится переходить на российское системное ПО: операционные системы, СУБД и т. д.

Данный релиз расширяет возможности веб-интерфейса как наиболее востребованного в период гибридного формата работы и перехода на новые операционные системы, — отмечает Сергей Пуцин.

Разработчики оптимизировали производительность web-клиента, а также расширили его функциональность в части облачной подписи, представления информации, поисковых возможностей, дашбордов, авторизации. Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft 2.1 т

В системе Docsvision интерфейсы пользователя настраиваются в Конструкторе разметок, для которого реализован необходимый набор элементов управления(контролов) — кубиков, из которых строится интерфейс. В новой версии улучшена вся совокупность контролов, появилась возможность редактирования справочников. Реализованы новые контролы — например, для отправки файлов из карточки по электронной почте (одной кнопкой «Отправить по почте») или для добавления карточки в папку «Избранное».

Теперь прямо в Конструкторе можно настроить фон для разных частей интерфейса, появилась возможность замены логотипа. Как принято в Docsvision, все новые функции можно настраивать с помощью Low-code инструментов.

Новые элементы управления на стороне пользователя

В версии Docsvision добавлены разнообразные элементы, способствующие более удобной работе пользователя в системе. Например, всплывающие «подсказки» с полезной информацией появляются, если навести курсор на сотрудника, отображаются сведения об этом человеке, а если идёт выбор контрагента, всплывает информация, связанная с данной компанией. Содержание всплывающих подсказок можно настраивать в конструкторе карточек.

Всплывающая информация о контрагенте.

Всплывающая информация о контрагенте.

При создании документа можно использовать заранее подготовленные шаблоны текстов, а после, когда документ будет готов, можно сразу его отправить адресату по электронной почте — для этого имеется специальная кнопка. Ещё одна удобная возможность — добавление документа в папку «Избранное». Каждый сотрудник может формировать содержимое этой папки по своему усмотрению.

А на главную страницу системы для каждого пользователя можно настроить персонализированный дашборд, который в наглядном виде отражает важную информацию, например, сведения о текущих задачах — статусе исполнения, просроченных заданиях и т. д. Для настройки используется новый элемент управления Диаграмма, который позволяет настроить виджеты дашборда без программирования.

Очень удобно, что при нажатии на выбранный фильтр можно сразу провалиться в нужную папку, и фильтрация будет сделана непосредственно по содержимому этой папки, — рассказывает Ольга Карачёва.

Персональный дашборд сотрудника с информацией об исполнении рабочих заданий.

Авторизация пользователей

Ещё одна хорошая новость связана с новыми возможностями авторизации пользователей – теперь к корпоративным услугам СЭД/ECM можно легко подключать внешних пользователей. С этой целью в Docsvision 5.5.5 реализована поддержка механизма OpenID Connect, который позволяет выполнить аутентификацию пользователей через сторонние сервисы. Так, в новый релиз платформы включена поддержка аутентификации через службы идентификации корпоративного уровня AzureAD. В ближайшем будущем будет добавлен коннектор к ЕСИА.

Чтобы настроить новый механизм аутентификации сотрудников, достаточно отметить в карточке сотрудника один или оба доступных варианта.

Если выбран вариант «ЕСИА», то сотрудник будет перенаправлен на портал госуслуг для прохождения аутентификации, поясняет Ольга Карачёва. Портал передаст в Docsvision подтверждение о регистрации пользователя с конкретными характеристиками, например, номером телефона. Если полученный номер телефона совпадает с данными о сотруднике в корпоративном справочнике, пользователю разрешается вход в систему.

Пользователи могут использовать оба варианта аутентификации в системе: Azure AD и ЕСИА. Достаточно отметить в профиле пользователя обе возможности.

Представление рабочей информации сотрудникам

Разработчики Docsvision традиционно уделяют большое внимание визуализации рабочего пространства, чтобы пользователи системы могли легко ориентироваться в большом количестве информации и быстро производить нужные действия с документами. Основной инструмент визуализации – грид (по сути, это построчное отображение множества карточек), который теперь имеет два формата: таблица или лента. Теперь в гриде появилась возможность группировки и фильтрации по любым колонкам.

Группировка в гриде Docsvision 5.5.5.

Все настройки грида являются персональными и сохраняются на весь период работы пользователя в системе. При этом он сам может управлять настройками грида — выбрать необходимые колонки и задать их порядок. Новинкой также является встроенная видеосправка для обучения работе с гридом.

Мы надеемся, что предложенный вариант обучения пользователей окажется удобным, — отмечает Ольга Карачёва. — Мы планируем этот функционал расширять, добавлять такие справки в другие элементы системы с тем, чтобы пользователи могли обучаться работе с системой самостоятельно.

Конструктор согласований

Ещё одно существенное нововведение Docsvision 5.5.5 — обновлённый конструктор согласований. С его помощью производится настройка маршрутов согласования и подписания документов в системе Docsvision. Конструктор переведён на новую архитектуру — теперь для рассылки заданий согласования используется Worker Service, что ускорит работу согласования и позволит смелее развивать возможности конструктора. Обновлённый Конструктор согласований позволяет настроить маршруты высокой сложности с использованием инструментария Low-code: пользователь, не владеющий навыками программирования, может самостоятельно задавать любые нетривиальные правила и условия согласования, например, одновременный запуск нескольких этапов, возврат согласования на определённый этап или инициатору на доработку с учётом различных условий, настройка правил завершения маршрута. Например, можно определить, что при отрицательном завершении конкретного этапа считается, что весь маршрут завершится с отрицательным результатом.

Новые возможности электронной подписи

Новый web-клиент 17 позволяет подписывать документы с любого устройства облачной неквалифицированной электронной подписью (облачной НЭП) и мобильной квалифицированной электронной подписью (мобильной КЭП). В случае облачной подписи ключ сертификата хранятся у провайдера облачной подписи, а не на флешке у пользователя или на компьютере. В версии Docsvision 5.5.5 реализована интеграция с КриптоПро DSS. В дальнейшем можно будет создавать коннекторы к другим удостоверяющим центрам.

Подключение возможности использовать облачный сертификат электронной подписи сотрудника.

При использовании мобильной электронной подписи ключ сертификата пользователя хранится не в облаке, а непосредственно на его смартфоне. В таком случае подпись может использоваться как квалифицированная.

В случае, когда сотрудник использует сертификат мобильной подписи, после того как он нажимает в системе кнопку «Подписать», на его смартфон в приложении DSS приходит сообщение о запросе на подписание документа. Здесь же сотрудник может убедиться, что он имеет дело с тем документом, который он хочет подписать. Затем он просто подтверждает подпись на смартфоне, в облаке формируется подпись и передаётся в карточку Docsvision.

Электронная подпись на смартфоне сотрудника.

Новые возможности работы с облачной и мобильной подписью, а также аутентификации в системе Docsvision лежат в русле развития электронного кадрового делопроизводства, полагает Сергей Пуцин, и существенно расширяют возможности компании по созданию контура цифрового кадрового делопроизводства.

Улучшенный полнотекстовый поиск

В версии Docsvision 5.5.5 появился новый модуль «Интеллектуальный поиск». Он реализован на базе свободного ПО ElasticSearch и позволяет отображать результаты поиска с цитатами из файлов документов (показывать текстовое окружение искомого слова).

Кроме того, реализован фасетный поиск. Этот вариант реализует полнотекстовый поиск таким образом, что результаты группируются по заданным параметрам. Пользователь сам может определить, по каким значениям этих параметров система должна фильтровать полученные результаты.

Фасетный интеллектуальный поиск.

Таким образом, релиз Docsvision 5.5.5 — это очередной шаг вендора по пути создания всё более удобных и развитых возможностей работы сотрудников с корпоративными документами в процессе решения их рабочих задач.

Мы продолжаем держать руку на пульсе в плане изменения нормативной базы в электронном документообороте и готовим новые актуальные доработки, — говорит Сергей Пуцин.

В частности, в ходе обновлений Docsvision 5.5.5 в ближайшее время будет реализована поддержка машиночитаемой доверенности. Она представляет собой файл формата XML, подписанный квалифицированной электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя. В системе Docsvision появится возможность формирования и управления такими доверенностями. Наличие нужной МЧД будет контролироваться при работе с электронной подписью.

Это важное событие, потому что с сентября нынешнего года использование машиночитаемых доверенностей становится обязательным для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.